Onlangs sprak ik een partner die aangaf dat bij zijn klanten de kerngebruikers on the job worden getraind. Op mijn vraag ‘Waarin leiden jullie de kerngebruikers op’, was de voor de hand liggende reactie ‘In datgene wat ze moeten weten’. Een verder openstaande deur kon als reactie nauwelijks worden gegeven. Wel vreemd dat een kerngebruiker van één van zijn klanten een heel andere mening hierover had. Die wilde namelijk tijdens de implementatie grondig worden getraind. Niet alleen in het bedienen van schermen, maar ook in onderliggende processen die door de applicatie worden ondersteund.
Ik kom het nogal eens tegen, projectplannen waarin geen tijd wordt gereserveerd voor grondige trainingen.
Het belang van training voor kerngebruikers
Een ieder die intensief is betrokken bij een ERP applicatie weet dat er sprake is van een veranderingsproces. Hoewel de essentie van werkprocessen niet mag veranderen zal de wijze waarop deze processen operationeel worden ingevuld toch leiden tot een gewijzigde organisatie. Een ERP pakket is immers niets anders dan technologie dat aan werkprocessen wordt gekoppeld. Het betreft technologie die niet specifiek voor uw processen is ontwikkeld. Uw organisatie ziet er dan ook na de implementatie van het ERP pakket anders uit dan voorheen. Het verschilt wel per bedrijf, maar voor medewerkers kan dit als ingrijpend worden ervaren.
Wie is verantwoordelijk voor deze verandering? Dat kan natuurlijk nooit de implementator zijn. Hoewel die, door zijn wijze van werken, wel aanleiding kan geven om hem juist wel verantwoordelijk daarvoor te stellen. Dat zal dan gebeuren als de implementator van de ERP applicatie voor de opdrachtgever vaststelt hoe de nieuwe organisatie eruit moet gaan zien en dan vervolgens de medewerkers van de opdrachtgever vertelt hoe ze in de nieuwe situatie moeten gaan werken.
Zo moet het dus niet. In het bepalen van de nieuwe organisatie hoort de opdrachtgever niet alleen gesprekspartner te zijn maar zal zij in formele zin ook uiteindelijk moeten accepteren dat de nieuwe voorgestelde organisatie voor haar een gewenste organisatie is. Het zijn de kerngebruikers van de opdrachtgever die de rol van gesprekspartner invullen. Zij zullen ook de discussie over alternatieve inrichtingen van het pakket goed onderbouwd met de leverancier moeten kunnen voeren. Het spreekt vanzelf dat daarvoor een grondige opleiding in de mogelijkheden van het pakket noodzakelijk is.
De kerngebruiker als trainer
Het belang van goede trainingen moet niet worden onderschat tijdens een implementatie van een ERP pakket. Het verzorgen van goede trainingen vraagt veel van trainers. Zij kunnen zich daarvan niet afmaken door het leren van trucs. Een professionele trainer heeft behalve proces en inrichtingskennis van het pakket ook nog eens goede didactische vaardigheden.
Aan een training gaat flink wat voorbereiding vooraf. Het materiaal dat door Microsoft beschikbaar wordt gesteld is bij lange na niet voldoende om direct te gebruiken. Het is bedoeld voor een certificeringstraject van een consultant. Het legt concepten vaak 0onvoldoende uit. Een goede training vergt dan ook veel voorbereiding. Implementatieconsultants hebben daar vaak geen tijd voor. Het gevolg is dan ook dat trainingen beperkt worden tot het hoogst noodzakelijke dat gebruikers van het systeem moeten weten om hun werk te kunnen doen. Het is dan wellicht beter een professionele trainer in te schakelen die niet alleen gecertificeerd is maar ook nog voldoende tijd investeert in het ontwikkelen van trainingsmateriaal.
Een goed opgeleide kerngebruiker zou zijn gebruikers ook kunnen trainen in de werkprocedures. Het heeft zelfs de voorkeur. De praktijk is echter weerbarstig, gebrek aan tijd en ondersteunende materialen zijn grote belemmeringen.
Image courtesy of artur84 / FreeDigitalPhotos.net
