De meeste organisaties kunnen wel een productiviteitsslag gebruiken. Zij zoeken naar manieren om efficiënter en effectiever te werken te werken. Bijvoorbeeld door routinematig, repeterend invoerwerk te vervangen door controletaken. Hoe kan digitale technologie - bijvoorbeeld geleverd door Microsoft en haar business partners - daarbij helpen?
1. Digitale documentverwerking
Is het scannen en verwerken van inkoopfacturen binnen uw organisatie een handmatig proces? Verzendt u orderbevestigingen, pakbonnen en facturen nog niet elektronisch? Lopen uw medewerkers in het magazijn rond met papier waarop zij zaken moeten afvinken, om gegevens vervolgens met de hand in te voeren?
Als u met papier werkt, is het vaak lastig om problemen accuraat en tijdig te signaleren. Papieren raken gemakkelijk weg en zijn niet altijd even goed leesbaar. Daarnaast loopt papieren verwerking altijd achter: pas later wordt dit geregistreerd in het systeem. U bent daardoor bovendien minder goed in staat om snel en adequaat te reageren op verstoringen in het proces.
Wilt u minder kans maken op fouten, minder handelingen verrichten en de volledige keten van uw bedrijfsprocessen efficiënter laten werken, dan is registratie bij de bron noodzakelijk. Maar sommige bedrijven hebben toch liever dat medewerkers dit niet doen, bijvoorbeeld omdat zij niet zo digitaal vaardig zijn. Daar is echter een oplossing voor: u kunt medewerkers (laten) trainen en begeleiden. Daarmee nemen de mate van nauwkeurigheid en het vertrouwen toe. En dat levert u uiteindelijk winst op!
2. Digitaliseren van processen
De aansturing van een proces is bij een papieren werkwijze minder direct. Vaak werkt u immers met allerlei verschillende kopieën en versies. Slaat u één bron van waarheid digitaal op in uw systeem, dan kunt u snel schakelen en gaat de productiviteit omhoog.
Kijk daarbij kritisch naar uw proces om het te vereenvoudigen en ondersteunen. Denk bijvoorbeeld na over de volgende vraag: tot welk moment in het proces kunt en wilt u wijzigingen in de klantvraag meenemen? Als een hoge mate van flexibiliteit de kracht van uw bedrijf is, dient u dit zo efficiënt mogelijk in uw proces op te nemen. Is een tussentijdse orderwijziging een verstoring van het proces, elimineer deze stap dan.
Zo resulteren digitalisering en ingrepen op het proces in een effectieve en efficiëntere uitvoering van taken en verloop van bedrijfsprocessen.
3. Verdere digitalisering
Waarschijnlijk heeft u uw bedrijfsprocessen al eerder onder de loep genomen. Maar procesoptimalisatie is waarschijnlijk niet uw dagelijks werk. Als u alleen uw eigen type bedrijfsproces hebt gezien, hebt u geen vergelijkingsmateriaal.
Een onafhankelijke expert, die vernieuwende inzichten heeft opgedaan bij vergelijkbare bedrijven, kan samen met u nagaan hoe u de processen kunt laten ondersteunen door (een verregaande vorm van) digitalisering. Denk daarbij aan het verzamelen en vastleggen van gegevens in één centraal systeem of een Manufacturing Execution System (MES) integratie om zaken als storingscodes en productie-output automatisch te laten overnemen in uw ERP-systeem. Maar denk ook aan het Internet of Things (IoT), dat informatie elektronisch naar een portaal stuurt zodat storingen en slijtages tijdig worden gesignaleerd. Een onafhankelijke expert kan u helpen de business case hiervoor scherp te krijgen en u behoeden voor de valkuilen die op het pad voorbij komen.
Dit alles vormt een goede basis om uw ERP-systeem te gebruiken voor proactieve sturing, in plaats van alleen achteraf te rapporteren.
Bent u benieuwd hoe u uw proces effectiever en efficiënter kunt maken door digitale technologie in te zetten? Wilt u de kans op fouten verkleinen en uw processen sneller aansturen? Neem contact met ons op voor een onafhankelijke en deskundige visie!
