Het zal voor u niet verrassend zijn als ik u zeg dat uw bedrijf erg afhankelijk is van uw ERP systeem. Het ERP systeem ondersteunt uw medewerkers in hun werkzaamheden en als dat systeem het laat afweten dan staat, in het meest negatieve scenario, uw bedrijf stil.
'Waar je van afhankelijk bent, daar ben je zuinig op'. Dat geldt niet alleen voor uw partner of voor uw auto, maar dat geldt ook voor het ERP systeem in uw organisatie. Dat is ook het onderwerp van deze blog: 3 Tips voor het beheren ERP systeem. Dat betekent dat je zodanig met het ERP pakket omgaat dat mogelijke stagnaties in de bedrijfsvoering zoveel als mogelijk is worden
voorkomen.
Hoe voorkom je stagnaties? Ik noem er drie:
Het beheren van een ERP systeem vereist vakmanschap. Beheren is een vak, waarvoor je moet zijn opgeleid. Dat kan niet overgelaten worden aan een administratief medewerker die nog wat tijd overheeft. En als uw bedrijfsgrootte zodanig is dat u dat vakmanschap in uw organisatie niet kunt ontwikkelen of onderhouden, neem dan een gespecialiseerd bedrijf daarvoor in de arm en sluit daarmee een zgn. SLA (service level agreement) af.
Los van het feit dat de beheerder de technische kennis van het ERP pakket en de onderliggende systemen moet bezitten, zal hij ook moeten begrijpen wat de gebruikers met het systeem doen. De tijd is voorbij dat beheerders zich uitsluitend met hun ICT ‘speeltje’ konden bezig houden. ICT is ondersteunend aan de business. Dat betekent dat zonder kennis van de toepassing van het ERP pakket voor de gebruikers het onmogelijk is geworden om het pakket professioneel te beheren.
In een keten bepaalt de zwakste schakel of een systeem goed blijft functioneren, daarom is het proactieve beheer van alle componenten van het ERP systeem even belangrijk. Voor alle componenten in het systeem zijn regelmatig updates te verkrijgen. Dat geldt ook voor hardware componenten als BIOS, Raid kaarten, netwerkkaarten en andere hardware componenten in het systeem. Deze componenten worden door software aangestuurd. En zoals voor alle software opgaat dat er fouten in voor kunnen komen, gaat het ook op voor deze software. Daarom moet dan ook op reguliere basis worden nagegaan of updates van de software beschikbaar zijn. Uiteraard hoeft niet elke update van software voor u relevant te zijn. De release notes die met de updates worden meegeleverd geven u daar meer informatie over.
Naast updates voor hardware componenten zijn er ook updates verkrijgbaar voor Windows en de database. Deze updates bevatten vaak verbeteringen op het punt van de beveiliging van het systeem en bevatten ook oplossingen voor fouten die in bepaalde situaties kunnen optreden.
Zorg ervoor dat u vaste momenten in de kalender prikt, waarop deze updates worden geïnstalleerd en verwerkt. Maak daarvoor een jaarplanning met in elke maand een vast tijdstip, bijvoorbeeld een specifieke avond.
Dan zijn er nog de updates van de ERP software zelf. Deze updates kunnen vaak niet zomaar worden geïnstalleerd. Ten eerste, omdat er in de meeste ERP systemen maatwerk zit en dus bekeken moet worden wat de impact op het maatwerk is. Ten tweede, omdat updates van het ERP systeem soms ook wijzigingen of uitbreidingen van de functionaliteit van het pakket bevatten. Het spreekt voor zich dat wijzigingen, voordat die kunnen worden doorgevoerd, altijd beoordeeld moeten worden op de toegevoegde waarde voor uw bedrijf.
Naast reguliere checks op software updates is het noodzakelijk om het ERP systeem real time te monitoren. Er zijn diverse (gratis) tools beschikbaar om systemen te monitoren. Deze monitoring software controleert een aantal basis functies, zoals diskruimte, geheugen gebruik en processor capaciteit. Hieraan kan worden toegevoegd het checken van een aantal essentiële ERP services die van belang zijn voor de werking van het ERP pakket.
Image courtesy of watcharakun / FreeDigitalPhotos.net