Vijf elementen van een goed Opleidingsplan MS Dynamics AX/NAV

De winter staat weer voor de deur. Nogal wat mensen gaan er de komende periode op uit voor een korte (wintersport)vakantie. Een vakantie is niet iets wat u toevallig overkomt. U gaat voorbereid op pad: de bestemming wordt met zorg gekozen, de route wordt gepland, de ski's gecontroleerd, passen aangevraagd, etc. Zonder voorbereiding en een goede planning wordt de vakantie meestal geen succes.

Dit geldt ook voor het implementeren en het gebruik van MS Dynamics AX of MS Dynamics NAV. Het ERP pakket heeft alleen toegevoegde waarde als het implementatie project gecontroleerd en goed voorbereid wordt uitgevoerd. Maar als u al jaren live bent geldt dat gebruikers goed moeten weten op welke wijze ze het ERP pakket moeten gebruiken. Anders gezegd: ERP overkomt u niet, maar is een bewuste keuze. De manier waaop met het ERP pakket wordt gewerkt moet volledig zijn ingebed in uw organisatie. Kennis van de processen en van de ERP-oplossing die ter ondersteuning wordt gebruikt is dan ook van elementair belang. Vraag is dan ook: hoe zorg je ervoor dat gebruikers goed worden opgeleid en hoe zorg je ervoor dat deze kennis ook geborgd wordt in de organisatie.

Opleiden vraagt om gestructureerde aanpak

Het antwoord hierop is niet eenvoudig, maar begint wel bij de constatering dat kennis en vaardigheden niet iets zijn dat "zomaar" de organisatie binnen komt wandelen. Opleiden vraagt om een gestructureerde aanpak. Eén van de middelen om dit te realiseren is het jaarlijks opstellen van een opleidingsplan.

Al tijdens de implementatie is een goed opleidingsplan een elementair onderdeel van het project: dit zie je terug in bijvoorbeeld Sure Step (de implementatiemethodiek van Microsoft) waar het opleiden van gebruikers in verschillende fases terug komt. Ondanks de borging van opleiden in de projectmethodiek, gaat er veel fout bij het opleiden van de gebruikers. Het opstellen van een deugdelijk opleidingsplan is vaak een ondergeschoven kindje. Het wordt opgesteld omdat het er nou eenmaal bij hoort. De inhoud beperkt zich over het algemeen tot het opnemen van functionele opleidingen voor de kerngebruikers (vaak uitgevoerd door de consultants) en de opmerking dat eindgebruikers via een 'train de trainer' concept aan de hand van werkinstructies worden getraind. 

Ook na afloop van een implementatie is een opleidingsplan (en een visie op kennisborging en -overdracht) van grote waarde; de praktijk leert dat er ook dan over het algemeen geen opleidingsplan is (of wordt bijgehouden). Dit is een gemiste kans: want alleen met voldoende kennis en vaardigheden kan Dynamics AX of Dynamics NAV succesvol worden gebruikt. Zie ook mijn blog: 3 redenen waarom opleidingen leiden tot een optimaal ERP gebruik.  

Centrale vragen zijn dus:

• wat is een goed opleidingsplan?;
• wat is de waarde een opleidingsplan?

Wat is een goed opleidingsplan?

In mijn visie gaat een opleidingsplan veel verder dan het benoemen van een aantal opleidingsactiviteiten. Een goed opleidingsplan geeft invulling aan de opleidingen op zo een wijze dat helder is welke kennis en vaardigheden noodzakelijk zijn. Anders gezegd: een opleidingsplan resulteert in een aantal opleidingsactivitieten, maar de basis van het plan is een visie en beschrijving van gewenste kennis en vaardigheden en de wijze waarop dit wordt ingevuld.

Wat mij betreft gaat het in een opleidingsplan dan ook niet om het benoemen van de applicatiegebieden waarvoor een opleidingen worden gegeven. Uitgangspunt van een opleidingsplan is het competentiegericht opleiden!

Onderstaand plaatje verduidelijkt dit:

Uitgangspunt is dat duidelijk is welke rollen er in de organisatie (en in het project zijn). Per rol moet duidelijk zijn welke taken en verantwoordelijkheden hierbij horen, dan pas kan iets worden gezegd over de benodigde kennis en vaardigheden. Ik wil 5 elementen van een opleidingsplan kort toelichten.

Vijf elementen van het opleidingsplan

1. Rollen vormen het uitgangspunt van een opleidingsplan. Het gaat hierbij niet alleen om (tijdelijke) projectrollen, maar ook de daadwerkelijke rollen binnen het bedrijf. Over de definitie van een rol valt veel te zeggen, waarover in een ander blog meer, ik volsta hier met een korte definitie. Een rol is een groep van unieke taken (en verantwoordelijkheden); die worden uitgevoerd door een medewerker. Als rollen niet het uitgangspunt zijn voor het opleiden van medewerkers krijg je als resultaat applicatiegerichte opleidingen, waarbij bijna altijd een leemte ontstaat tussen de inhoud van de training en de dagelijkse praktijk.
2. Per rol wordt een kennisprofiel gedefinieerd. Op basis van taken en verantwoordelijken wordt aangegeven wat de noodzakelijke kennis is en ook(!) wat de noodzakelijke vaardigheden zijn. Een kennisprofiel gaat dus verder dan alleen het benoemen van applicatiekennis. Een aantal voorbeelden:
• Een manager zal minder interesse hebben in alle veldjes en vinkjes van AX of NAV, maar wil wel de achterliggende concepten kennen (kennis). Daarnaast wil hij/zij in staat zijn snel de juiste informatie uit het ERP pakket te halen (vaardigheid). Ook wil een manager weten wat de verbanden tussen de processen zijn en in staat zijn de impact van wijzigingen te beoordelen.
• Een kerngebruiker zal voor zijn taakgebied de inrichting van Dynamics AX en Dynamics NAV moeten kennen (kennis), maar ook in staat moeten zijn eindgebruikers te begeleiden (vaardigheid). Een kerngebruiker heeft dus diepgaande applicatiekennis nodig om zijn rol uit te kunnen voeren, maar heeft ook vaardigheden nodig om de eindgebruikers te begeleiden.
• Een eindgebruiker zal veel meer gericht zijn op het juist kunnen uitvoeren van zijn taken (kennis). Hier is handelingsgerichte kennis nodig om het dagelijks werk met behulp van AX of NAV uit te kunnen voeren.
3. Op basis van de rollen en het gewenste kennisprofiel wordt het opleidingsplan verder ingevuld. Deze invulling is als een eerste keuze's maken in de te gebruiken trainingsvormen(klassikaal opleiden, e-learning, coaching of een mix van deze vormen). Op basis van deze keuze moet worden vastgesteld welke materialen worden gebruikt. Ook wordt beschreven op welk moment de opleidingen plaatsvinden (en is er ruimte voor herhalen en extra oefenen?). Oftewel: de kennisbehoefte wordt ingevuld met concrere opleidingen.
4. Maar...hier stopt een goed opleidingsplan niet. Een opleidingsplan gaat verder dan een lijstje met cursussen en de planning. Op basis van het gewenste kennisprofiel worden de gewenste resultaten benoemd.Dit maakt het ook mogelijk om aan te geven hoe de resultaten worden gemeten: worden er toetsen gebruikt, wordt de effeciency van handelingen gemeten, etc..
5. Een opleidingsplan moet niet een eenmalig projectdocument zijn. Het moet een document zijn wat periodiek wordt bijgewerkt en wat dus ook periodiek in opleidingsactiviteiten resulteert. Een opleidingsplan is een uitgelezen middel om te zorgen dat kennis wordt opgebouwd, maar ook dat kennis wordt geborgd in de organisatie. Deze borging is belangrijk om te voorkomen dat kennis verloren gaat en dus ook de effectiviteit en efficiente van het ERP pakket worden ondermijnd.

De waarde van een goed opleidingsplan

Zoals uit de 5 bovenstaande aandachtspunten af te leiden is, gaat een opleidingsplan veel verder dan het vastleggen van een aantal te geven applicatietrainingen.

Hiermee worden een aantal zaken gerealiseerd:

• Goede aansluiting tussen de kennisbehoefte en de te geven opleidingen.
• Gecontroleerd opleidingsproces: inzicht in de kosten en resultaten van de opleidingen.
• Kennis als strategisch middel om de effectiviteit en efficientie van de organisatie te verhogen.
• Borging van kennis op de lange termijn: opleiden is een repeterend en planbaar proces, voortkomend uit een duidelijke visie op de vereiste kennis per rol.
• Opleidingen die een investering zijn voor de organisatie in plaats van een kostenpost.

Een opleidingsplan is dus een strategisch document, wat richting geeft aan het op een juiste manier opleiden van de gebruikers. Zonder een echt visie en bijbehorend plan zijn ERP-opleiden niet meer dan het lossen van een schot hagel. Alleen werkend vanuit competenties horend bij taken en verantwoordelijkheden kan een op een goede manier worden bepaald welke kennis en vaardigheden nodig zijn. Door dit vervolgens in een opleidingsplan uit te werken wordt opleiden niet meer iets wat je overkomt, maar vormt het 1 van de sleutels tot succes.

Image courtesy of imagerymajestic / FreeDigitalPhotos.net