Zonder business processen geen business! Door business processen leveren bedrijven producten en/of diensten aan haar klanten en realiseren ze dat in hun backoffice inkopen, productie, transport, ed. met de verkopen worden afgestemd. Het is niet nieuw om te stellen dat de wijze waarop de business processen zijn vormgegeven bepalend is voor het ultieme presteren van de onderneming.
Zoals de constructie van een productiemachine haar grenzen en mogelijkheden aangeeft, bepaalt de constructie van de onderneming haar grenzen en mogelijkheden.
Het is dan ook alleszins logisch dat medewerkers uit de business organisatie (kerngebruikers, management) de structuur van de business processen vaststelt. Dat betreft dan niet uitsluitend de functionaliteit die met deze processen wordt gerealiseerd, maar ook de wijze waarop de functionaliteit in de operaties wordt ingevuld. Gebruikers zijn niet uitsluitend tevreden met het kunnen uitvoeren van hun baan, maar willen ook effectief en efficiënt zijn. Dat betekent dat ze ook moeten kunnen beschikken over de juiste informatie en de juiste inrichting van hun werkplek. Dat is inclusief de afwezigheid van irritatie oproepende ondersteunende softwareprogramma’s.
Logisch!
Jawel, maar in de praktijk tot het moment dat er een ERP pakket wordt geïmplementeerd.
In veel organisaties is de selectie van een ERP systeem een IT aangelegenheid. De benodigde functionaliteit wordt dan wel met de business afgestemd, maar daar blijft het vaak bij. Alsof je benodigde functionaliteit niet op veel verschillende wijzen in software kan invullen. Ook bij de invulling wordt de business wel betrokken, maar meer in de zin van ‘kijk, zo wordt het geïmplementeerd, zou je daar mee kunnen werken?’ Dat doet denken aan vorig jaar toen iemand mij een voor een pittige fietstocht een mountainbike gaf met de opmerking ‘hier heb je een fiets, past hij jou?’ Natuurlijk paste hij mij, althans op het eerste gezicht en tijdens de eerste kilometer. Al snel kwam ik er toen achter dat zadel, trappers en stuur voor mijn figuur niet in de optimale verhouding tot elkaar stonden en ook niet gebracht konden worden.
Voor mij kon deze trip niet kort genoeg duren!
Is er geen parallel te maken met gebruikers van ERP software? Tijdens presentaties van de ICT leveranciers oogt het alleszins acceptabel. Natuurlijk zijn er minpunten, maar dat zijn details. Pas wanneer het systeem in gebruik is genomen wordt het wisselen van schermen toch wel erg hinderlijk, en zouden bepaalde velden toch beter gegroepeerd kunnen zijn….
Het is duidelijk, de business heeft niet de ‘lead’ in het selectieproces van ERP software. Met als gevolg: het beginpunt van de problemen van onbeantwoorde verwachtingen en van projectoverschrijdingen in tijd en in geld. is geboren. Door de aanschaf van een ERP pakket worden een groot aantal processen door het pakket opgedrongen, Weliswaar is door het instellen van de juiste parameters enige flexibiliteit mogelijk, maar toch...
Nog iets, hoe zit het met de business doelstellingen van het bedrijf? Onlangs kwam ik met een bedrijf in contact die met de invoering van een ERP pakket ook een meer klantgerichte organisatie wilde realiseren. Geen aparte units meer met eigen klantenbestanden, maar één frontoffice voor de verkoop met één gemeenschappelijk klantenbestand. Daardoor zou cross-selling mogelijk worden. Inmiddels was het bedrijf life gegaan met het ERP pakket zonder gemeenschappelijk frontoffice. De overschrijdingen in budget en tijd gingen de spankracht van het bedrijf te boven. Een nadere analyse leverde op dat de business organisatie vanaf het begin het project als een IT project heeft gezien.
Het gevolg? Teleurstelling, frustraties en niet gerealiseerde doelstellingen.
Waarom geeft de business de lead uit handen terwijl ze kan weten dat dit problemen gaat opleveren?
Prioriteitsstelling!
Kerngebruikers in bedrijven hebben hun handen vol aan het realiseren van business doelstellingen. Medewerkers worden aangemoedigd om te presteren, maar de belangrijkste taak van een manager, namelijk het faciliteren van de medewerkers, wordt schromelijk onderschat. De focus is vaak eenzijdig gericht op het behalen van resultaten. Daarvoor hebben medewerkers ondersteunende tools nodig. Geen manager zal dit ontkennen, maar nadenken over de juiste tools en over de criteria waaraan deze tools moeten voldoen is vaak te veel gevraagd. Daar heeft de IT afdeling verstand van dus moet die het maar regelen. Fout dus.
Niet waargemaakte verwachtingen van een ERP implementatie, overschrijding van budgetten en van tijd is het probleem van het business management!
Image courtesy of renjith krishnan / FreeDigitalPhotos.net