Herkent u dat gevoel ook? U bent een document aan het bewerken in Microsoft Word en hebt het idee dat u maar 20% beheerst van alle mogelijkheden die Microsoft Word u biedt. Na veel zoeken besluit u tenslotte maar voor de eenvoudige oplossing te gaan: u maakt uw document op zoals u altijd heeft gedaan. Als u meer kennis en vaardigheid had gehad...was u sneller tot een beter resultaat gekomen.
Ditzelfde geldt voor het werken met een Microsoft Dynamics ERP oplossing. Uit mijn jarenlange ervaring als trainer merk ik dagelijks dat veel gebruikers onvoldoende kennis en vaardigheid hebben om echt goed met het ERP pakket te werken. Deze ervaring wordt ondersteund door talrijke onderzoeken, waar het gebrek aan kennis en vaardigheid als kritische factor wordt benoemd voor het slagen van een ERP software implementatie.
Er zijn minimaal 3 redenen waarom het van groot belang is om gebruikers goed op te leiden:
1. Het effectief en efficiënt uitvoeren van dagelijkse taken
Als een eindgebruiker goed is opgeleid, houdt dat in dat hij of zij in staat is zijn dagelijkse taken efficiënt en effectief uit te voeren. Niet alleen de routine taken, maar ook de uitzonderingen op het gangbare proces kunnen door een goed opgeleide gebruiker in het ERP pakket worden uitgevoerd. Minder fouten, minder zoeken naar de manier van werken, minder frustratie...uiteindelijk minder kosten doordat alles sneller goed gaat.
2. Doorvoeren van optimalisaties
Een ERP pakket wordt vaak ingericht, rekening houdend met alleen de huidige situatie. Gebruikers krijgen een taakgerichte opleiding door eigen collega's (train de trainer concept): leren alleen een trucje in het systeem. De structuur, achterliggende concepten en mogelijkheden worden meestal niet uitgelegd. De consultant maakt de keuze's voor de klant.
Door gebruikers echt op te leiden - ook de concepten en mogelijkheden uit te leggen - zijn ze in staat om mee te denken over verbeteringen van het systeem. Als processen moeten worden aangepast, omdat bijvoorbeeld markten, het organisatiemodel of het assortiment veranderd kan dit door eigen medewerkers worden ingevuld. In plaats van een ERP systeem dat door veranderingen niet meer relevant en passend is, blijft het systeem een echt ondersteunend systeem voor de hoofdprocessen van het bedrijf.
3. Integraal werken en denken
Een ERP systeem is 1 van de centrale systemen van het bedrijf. Alle data vanuit alle uithoeken van het bedrijf komen samen in 1 database. Vanuit deze ene database worden alle uitvoerende processen, maar ook veel van de rapportages aangestuurd. Het ERP is als een spin in een web: een integraal systeem voor het hele bedrijf. Het is dan ook verbazingwekkend dat zoveel medewerkers alleen taakgericht vanuit een collega of een werkinstructie een aantal handelingen aangeleerd krijgen. Veel gebruikers hebben eigenlijk geen idee waar de informatie waar ze mee werken vandaan komt en waar deze (in ieder geval in het ERP-systeem) naar toe gaat.
Het systeem is een black box, die soms doet wat je ervan verwacht. Zonder goed inzicht in het systeem (dus... zonder goed opgeleide medewerkers) zie je dan ook dat het systeem als star en inefficiënt wordt ervaren. Gebruikers creëren hun eigen oplossing door eigen Excel sheets te maken, via e-mail buiten het systeem om te communiceren. Dit resulteert in een belevingswereld van de gebruikers die haaks staat op de data die het ERP systeem toont. Door gebruikers echt op te leiden, waarbij meer wordt geleerd dan alleen een trucje doorbreekt u deze beleving van het ERP-systeem.
Optimaal gebruik van ERP!
Zoals u vaak al bij de Office pakketten ervaart is het ook met een ERP pakket. Alleen met voldoende kennis en vaardigheid maak je optimaal gebruik van de software die je in je dagelijks werk ondersteunt. Onvoldoende kennis en vaardigheid zorgt ervoor dat niet alleen de dagelijkse taken minder effectief en efficient worden uitgevoerd, maar zorgt er ook voor dat op de langere termijn het systeem niet meegroeit met het bedrijf en het integrale karakter totaal verloren gaat. Opleiden loont!
Harro Knook is opleidingsconsultant bij Mprise. Hij begon bij Mprise in 2010 en heeft 25 jaar ervaring op het gebied van opleiden en ERP-implementaties. Hij blogt over onderwerpen die te maken hebben met opleidingen, e-learning en verandermanagement.
