Zoek via internet op de term, ‘wat kost het versturen van een factuur’, en je komt een diversiteit aan resultaten tegen. ‘Onderzoek toont aan dat het handmatig versturen van een factuur 8 euro per stuk kost’. Of, ‘onderzocht is dat het versturen van een factuur gemiddeld 3,50 euro aan kosten met zich mee brengt’. Essentieel is natuurlijk waarop deze onderzoeken zijn gebaseerd. Op deze vraag ga ik nu niet in, het resultaat van zo’n ‘onderzoek’ verschilt per bedrijf.
Waar wij het ongetwijfeld over eens kunnen zijn, is dat het verzenden van een factuur geld kost. En het versturen van een papieren factuur is kostbaarder dan een digitale factuur. Denk aan drukwerk, printen, vouwen, enveloppen vullen, stijgende portokosten, et cetera.
Waarom maken veel bedrijven dan nog geen gebruik van de digitale factuur? Met één klik op de knop een factuur de deur uit. De kosten nemen af, het proces wordt versneld. Is dat laatste misschien de reden dat de opkomst van het digitaal facturen achterblijft?
Een versnelling is een verandering
Een versnelt proces betekent uiteraard ook een veranderd proces. Veel bedrijven zitten hier niet op te wachten. Ze hebben hun processen juist op orde, waarom dan weer een verandering?
Toch lijken de veranderingen in het bedrijfsproces groter dan dat ze in werkelijkheid zijn.
Als voorbeeld een eenvoudig uitbreidbare oplossing die wij onlangs bij een klant met Microsoft Dynamics NAV hebben geïmplementeerd, waarbij een PDF-factuur via mail verzonden wordt. De functionele wijzigingen zijn als volgt:
- E-mailadressen moeten uiteraard gevuld worden (dit gebeurt in veel gevallen al bij het aanmaken van een klant).
- Per klant dient (eenmalig) aangegeven te worden of ze wel of niet een digitale factuur wensen.
- Vervolgens zal, op het moment dat er gekozen wordt voor ‘Boeken en afdrukken’, de factuur in een wachtrij gezet worden.
- In de wachtrij kunnen extra bijlagen toegevoegd worden, en kan de factuur definitief verzonden worden.
Als het zo bekeken wordt, is het inderdaad niet zo ingrijpend als dat het in eerste instantie lijkt.
Een andere reden van een afwachtende houding kan zijn dat een digitale factuur aan bepaalde eisen moet voldoen. En dan zijn er ook nog de verschillende mogelijkheden voor wat betreft het bestandstype en de manier van verzenden. Voorheen werd een factuur in een envelop gestopt, dichtgeplakt en verzonden. Nu hebt u dus tal van mogelijkheden.
Eisen identiek aan papieren factuur
Zojuist gaf ik al aan dat een digitale factuur aan bepaalde eisen moet voldoen. Deze eisen zijn sinds februari 2009 gelijk getrokken met de papieren factuur. Wat uiteraard op de factuur moet staan zijn bijvoorbeeld het factuurnummer, datum, naam, adres, BTW nummer, enzovoorts.
Behalve de hiervoor genoemde, min of meer standaard, gegevens die op de factuur moeten worden vermeld, is het belangrijk dat de factuur integer en authentiek is. De ontvanger moet er vanuit kunnen gaan dat de factuur onveranderd is, en dat deze door u is verzonden.
Iets anders om over na te denken is de bewaarplicht voor zowel de verzender als de ontvanger. Hier geldt, zoals ook voor de papieren factuur, een termijn van 7 jaar. Digitale opslag is daarbij uiteraard gewoon toegestaan.
Tenslotte
De keuze voor een bepaalde manier van digitaal factureren is dus niet zomaar gedaan en vergt voorbereiding. U kunt bijvoorbeeld al beginnen met berekenen hoelang een medewerker bezig is met het verzenden van een factuur. Als u dit weet, kunt u al eenvoudig berekenen welke kosten hiermee jaarlijks gemoeid gaan. Verdiep u in de mogelijkheden van het digitaal factureren, of laat u zich daarin adviseren. Denk vooral ook na over de vraag of, en op welke manier uw relaties een digitale factuur wensen te ontvangen.
U hebt de keuze gemaakt, en bent op zoek naar een manier om dit in uw Microsoft Dynamics NAV pakket voor elkaar te krijgen. Wellicht heeft u al een oplossing. Grote kans echter dat er aanpassingen nodig zijn. Kiest u hierbij voor een standaardoplossing, of toch voor maatwerk. En denk vooruit, is de oplossing die u uiteindelijk kiest ook eenvoudig uit te breiden? Het digitale tijdperk gaat snel, verwacht u in uw business over 5 jaar nog een faxapparaat waarop een inkooporder komt binnenrollen?
Image courtesy of digitalart / FreeDigitalPhotos.net
