5 redenen voor E-learning in uw ERP-project

In mijn vorige blog heb ik 3 redenen genoemd waarom opleiden loont. In de praktijk echter wordt het nut van opleidingen sterk onderschat. Sterker nog: theorie en praktijk lijken ver uit elkaar te lopen. Er zijn verschillende onderzoeken gedaan naar het succes/falen van ERP implementaties. Steeds weer komt het gebrek aan kennis naar voren als één van de faalfactoren. Dat wordt niet opgelost door het eenmalig eigen maken van een trucje, maar door continu leren. Daar hebben wij tegenwoordig e-learning voor!

Kennis als bottleneck van een ERP-implementatie

Oorzaak van kennisgebrek: Het opleiden van de medewerkers in het gebruik van de ERP-oplossing is een eenmalige projectactiviteit.

Ergens in de weken voor live-gang worden een aantal korte trainingsmomenten georganiseerd, waarbij de eindgebruikers met een korte uitleg en een paar oefeningen wordt verteld hoe ze met het nieuwe systeem moeten gaan werken. In een aantal gevallen worden deze opleidingen ondersteund door werkinstructies. In een groot aantal gevallen is de kwaliteit van deze instructies matig; ze zijn onder hoge tijdsdruk tot stand gekomen en vaak ook niet uitputtend/volledig.

Resultaat: Medewerkers die eenmalig een truckje hebben geleerd, zonder dat er tijd is dit te herhalen en te verdiepen. Tijd voor verdieping en herhaling ontbreekt, de medewerkers leren met het systeem te werken met vallen en opstaan.

Niet eenmalig maar continu leren 

Ander gevolg van deze eenmalige opleidingsactie is een snel dalend kennisniveau van de ERP-oplossing binnen de organisatie. Nieuwe medewerkers worden bijgepraat en ingewerkt door collega’s. Deze collega’s kennen zelf vaak de details van de oplossing niet en zijn ook niet opgeleid om kennis over te dragen. Het resultaat lijkt op de uitkomst van het spelletje, waarbij een zin moet worden door gefluisterd: na verloop van tijd lijkt de uitleg in de verste verte niet meer op de originele boodschap! De essentie van het werken met een ERP-oplossing - Integrale verwerking van gegevens met als doel tijdige en juiste informatie uit het systeem verkrijgen - verdwijnt totaal uit beeld. Het eindresultaat: Ontevreden, onbekwame gebruikers, die om hun werk te doen vaak weer hun eigen subsysteempjes (lees Excel sheets) maken om de zaak draaiend te houden.

Om dit patroon te doorbreken is een andere aanpak nodig: continu leren. Medewerkers moeten in staat zijn op elk moment kennis op te kunnen doen over de manier waarop ze hun taken met Dynamics AX of Dynamics NAV moeten uitvoeren.

Hier komt e-learning in beeld!

E-learning als onderdeel van een project 

Er zijn talloze definities van e-learning. De rode draad is: E-learning is het zelfstandig leren, gebruik makend van diverse (electronische) informatiebronnen. Dit is dus een andere manier van leren dan de klassikale opleidingen die vaak worden gegeven. Belangrijk is dat naar mijn mening e-learning niet het ei van Columbus is, maar onderdeel van een totaal opleidingsplan. Mijn visie op de inhoud en de toegevoegde waarde van een goed opleidingsplan zal ik in een volgende blog toelichten. Nu ga ik in op de kenmerken (en vooral de plusplunten) van e-learning.

5 kenmerken van e-learning 

Een aantal belangrijke kenmerken van e-learning zijn:

1. 24/7 beschikbaar: op elk gewenst moment is de informatie beschikbaar. Kennis kan worden verdiept. Antwoorden op problemen kunnen worden gevonden. Niet op het moment dat een collega beschikbaar is, maar op het moment dat een medewerker op zoek is naar antwoorden.
2. Korte, taakgerichte modules: Het gaat niet om lange theoretische verhandelingen. Het gaat om to-the-point uitleg over taken of handelingen die moeten worden uitgevoerd. E-learning is handelingsgericht, bedoeld om op een praktische wijze de gebruiker te leren werken met Dynamics AX of Dynamics NAV.
3. Herhaalbaar: een e-learning module kan op elk gewenst moment herhaald worden. Is een handeling niet duidelijk, dan kan de e-learning module worden gebruikt om nogmaals de desbetreffende taak uitgelegd te krijgen. Nieuwe medewerkers kunnen doelgericht en efficient de e-learning modules doorlopen, ze krijgen identieke informatie als degene die eerder zijn opgeleid.
4. Individueel beschikbaar: e-learning is een individuele manier van leren. Het leertempo hoeft niet te worden afgestemd om de rest van de groep, elke medewerker kan op zijn eigen tempo leren (waar nodig herhalen).
5. Wereldwijd beschikbaar: elke vestiging (ook op kleine vestigingen) krijgt dezelfde training; naast het voordeel van de identieke inhoud, wordt fors bespaard op reis- en verblijfskosten en is de planning eenvoudig (zeker in vergelijking met het organiseren van klassikale trainingen).

Hoe e-learning toe te passen?

Om e-learning succesvol toe te passen zijn een aantal randvoorwaarden erg belangrijk:

• Tijd en budget zijn een noodzaak. Een e-learning oplossing komt niet uit de lucht vallen. Er moet budget beschikbaar zijn om e-learning componenten aan te schaffen en/of te ontwikkelen. Als medewerkers
  zelfstandig aan de slag gaan, moet zowel inhoud als structuur kloppen, dit is alleen realiseerbaar als er tijd en budget beschikbaar is om een goede oplossing te ontwikkelen.
• Zelfstandig leren moet worden gefaciliteerd. Een van de posters van Loesje duidt dit heel treffend. Zin in leren: even wachten tot het weer over is. Leren gaat niet vanzelf. Het is niet iets van ‘erbij’. Tijd en faciliteiten moeten beschikbaar zijn om met e-learning aan de slag te gaan.
• Taken en handelingen zijn gestandaardiseerd. Als er dus nog steeds duizend-en-een uitzonderingen zijn toegestaan of mogelijk zijn op de operationele processen is het lastig dat alles in één oplossing te ondervangen. Juist daar waar taken zijn gestandaardiseerd, zijn deze relatief eenvoudig in een e-learning oplossing te ondervangen.

E-learning de ontbrekende schakel?

Naar mijn mening worden voor allerlei activiteiten aan IT-oplossingen gedacht. Alleen leren wordt nog steeds op een traditionele wijze aangepakt. E-learning is een waardevolle toevoeging aan de wijze waarop kennisdeling en –borging in een bedrijf praktisch kan worden ingevuld. Juist voor taakgerichte uitleg, waar herhaalbaarheid en individuele leermomenten belangrijk zijn, biedt e-learning een oplossing die dit probleem oplost. 

Image courtesy of Salvatore Vuono / FreeDigitalPhotos.net