Het zal u niet ontgaan zijn: Microsoft heeft met MS Dynamics AX2012 een sprong voorwaarts gemaakt. Eén van de vernieuwingen heeft te maken met het beheer van adressen. Tot nu toe was dat een crime. Voor het delen van bijvoorbeeld klantengegevens moest een virtueel bedrijf worden aangemaakt waarna een softwareontwikkelaar vervolgens een verzameling tabellen voor de klantentabel en daaraan gerelateerde tabellen aanmaakte. Maatwerk noemen we dat. Daar zijn we in AX2012 vanaf. Virtuele bedrijven voor het maken van het globale adresboek, zoals in de vorige releases van Dynamics AX, hoeven niet meer te worden aangemaakt. Er zijn nu standaard voorzieningen om adressen te delen.
Delen van adressen
In AX2012 is er sprake van een compleet nieuw concept voor delen van gegevens. Het bevat een globaal adresboek dat tussen alle bedrijven in uw omgeving wordt gedeeld. Het globale adresboek slaat de gegevens van partijen op voor elke organisatie of persoon waarmee uw organisatie contact heeft, zoals klanten, leveranciers, concurrenten en werknemers. Onder een partij verstaan we een persoon of organisatie binnen of buiten uw organisatie.
Aan de hand van het globale adresboek kunnen specifieke adresboeken worden ingesteld. Specifieke adresboeken worden aan teams gekoppeld. Nu kan bijvoorbeeld worden ingesteld dat alleen medewerkers in China de Chinese adressen kunnen zien of dat een verkoper alleen de voor hem relevante adressen zichtbaar zijn. Eén en ander wordt uitgedrukt in onderstaand schema.
Autorisatie van gegevens
In de versies voor AX 2012 is het niet mogelijk om een verkoper uitsluitend toegang te geven tot bijvoorbeeld alle relaties van regio Noord en een andere verkoper toegang te geven tot alle relaties van regio Zuid (partieel autoriseren). Voor de technische geïnteresseerden: in AX2012 is dit opgelost met het zgn. Extensible Data Security Framework.
In AX2012 worden de adressen van de relaties van de regio Noord en de regio Zuid in aparte adresboeken ondergebracht. De verkopers maken deel uit van de teams regio Noord of regio Zuid. Doordat adresboeken worden gekoppeld aan teams wordt gerealiseerd dat verkopers uit de verschillende regio’s van elkaars adressen zijn afgesloten.
Voor de volledigheid:
- Vanuit het team waar de medewerker deel van uitmaakt heeft hij toegang tot de daaraan verbonden adresboeken.
- Als een medewerker toegang heeft tot een specifieke partij zal hij ook toegang hebben tot de adresboeken van die partij.
- Een combinatie van 1) en 2) is ook mogelijk.
Kijk hier voor meer details op het gebied van autorisatie.
Historische gegevens
In ERP systemen zie je vaak dat als de naam van een klant is gewijzigd deze wijziging niet wordt opgeslagen. Alleen de nieuwe naam is vanaf het moment van de wijziging zichtbaar. In AX 2012 is het nu ook mogelijk om de historie van adres en contact gegevens van de vastgelegde partijen(relaties) in AX te onthouden. Voor een partij kunnen de adresgegevens worden vastgelegd met een tijdstempel. Dit tijdstempel kan ook in de toekomst liggen. Zo kan bijvoorbeeld het adres van een toekomstige levering al worden vastgelegd. Ook kunnen adresgegevens worden gedeactiveerd. 
Voor sommige organisaties is dit belangrijk voor andere minder. Maar als het laatste het geval is dan is kennis van adressenbeheer van belang, al is het maar om te begrijpen waarom er op de inkooporder een ander adres verschijnt dan dat je in eerste instantie bij de adresgegevens ziet.
Image courtesy of anankkml / FreeDigitalPhotos.net
