3 vragen bij een ERP migratie

Enige tijd geleden mocht ik op een bijeenkomst van een branche organisatie een verhaal houden voor een aantal ondernemers die op zoek waren naar een business applicatie. Ze zochten iets gezamenlijks. Dat was voordeliger en tenslotte deden ze toch allemaal ongeveer hetzelfde. Er waren in hun branche ook wel bedrijven die dachten dat ze uniek waren, maar dat is dwaasheid. Ze waren allemaal hetzelfde. Ze kochten dezelfde producten in en verkochten ook allemaal dezelfde producten. Totdat….

Ik kreeg de opdracht om bedrijven in deze zoektocht te begeleiden en besloot dan ook de participerende bedrijven afzonderlijk te bezoeken voor een diepte interview. Wat schetste mijn verbazing. De meeste bedrijven vonden zichzelf ineens uitzonderlijk uniek. Zij konden na de ontvangst van een opdracht de volgende dag al leveren. Anderen pas na minimaal 1 week. Zij konden desgewenst aan klanten producten van een specifieke toeleverancier leveren. Anderen konden dat niet. De klant werd daar bediend uit de voorraad. Kortom, ineens bleek ‘hetzelfde doen’ toch wel erg flexibel ingevuld te kunnen worden.

Werd ik voor de gek gehouden of was er iets anders aan de hand.

Inderdaad, er is wel degelijk iets anders aan de hand.

Het selecteren van een software applicatie is niet eenvoudig. De volgende twee inhoudelijke vragen zijn daarbij essentieel:

1. Bevat de applicatie de functionaliteit die ik nodig heb?
2. Ondersteunt de applicatie mijn bedrijfsprocessen? M.a.w. kunnen mijn medewerkers ook met de applicatie werken.

Onlangs heeft Gartner, een bekend marktonderzoek bureau in de ERP wereld, daar nog een derde vraag aan toegevoegd, namelijk:

3. Welke bedrijfsprocessen moeten ondersteund worden door de applicatie en welke moeten dat niet?

Dat is interessant. Kennelijk zijn er bedrijfsprocessen die je helemaal niet moet willen laten ondersteunen door de ERP applicatie. Klinkt logisch, maar welke zouden dat dan zijn?

Dat vraagt om uitleg. Die geeft Gartner ook. Het baseert zich op twee belangrijke onderzoeksresultaten, namelijk:

1. Van alle business processen die in een bedrijf zijn geïmplementeerd zijn er hooguit 15 tot 20 procent echt processen die een strategisch voordeel leveren t.o.v. de concurrentie. De wijze waarop deze processen worden geïmplementeerd is dus kritisch. De overige 80 tot 85 procent van de bedrijfsprocessen zijn weliswaar noodzakelijk, maar zijn niet uniek. Ook vergelijkbare bedrijven hebben dergelijke processen geïmplementeerd. We moeten hierbij denken aan de financiële administratie, personeelsadministratie, inkoopprocessen.
2. De huidige ERP software pakket bevatten in de praktijk meer dan genoeg functionaliteit voor het ondersteunen van de ‘non-core’ business processen.

Op basis van deze onderzoeksresultaten komt Gartner tot de uitspraak dat er drie typen van business processen moeten worden onderscheiden. Deze drie typen worden in onderstaand plaatje weergegeven. Elk type business proces vraagt een andere benadering bij de selectie van business software. Gartner spreekt in dit verband over der Pace-Layered Application Strategy, zie Fig. 1.

 De drie typen processen zijn de volgende:

1. Systems of record, hieronder worden verstaan de 80 tot 85 procent non-core processen. Dus de niet concurrentie kritische processen.
2. Systems of differentiation, hieronder worden de 15 tot 20 procent van de processen verstaan die het verschil met de concurrentie uitmaken.
3. Systems of innovation, hieronder verstaan we 1 tot 2 procent van de processen die betrekking hebben op innovaties. Deze processen vindt je slechts bij een beperkt aantal bedrijven. Vaak zijn die processen zo uniek dat er nauwelijks software voor te vinden is.

Als u nu voor een (her)implementatie staat van Dynamics AX of Dynamics NAV dan is het allereerst van belang om met name de eerste twee categorieën goed van elkaar te onderscheiden. Dit vraagt niet alleen om een kritische, maar ook om een nuchtere blik. We moeten niet te snel denken dat een bepaald proces onderscheidend is en dus behoort tot de tweede categorie. Daarbij komt nog dat bedrijven zich ook van elkaar kunnen onderscheiden door een specifieke configuratie van het pakket.

De tweede categorie van processen zal in belangrijk mate moeten worden afgedekt door maatwerk of specifieke standaard applicaties, ook wel ‘best of breed’ applicaties genoemd.

Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net