In Dynamics AX 2012 is een nieuwe branche oplossing voor Public sector beschikbaar. Veel Microsoft presentaties starten met onderstaande sheet waarin de vijf branche oplossingen worden getoond waarin Microsoft investeert. Nieuw in AX2012 is de brancheoplossing ‘Public Sector’.
Tijdens de presentatie door Microsoft van Dynamics AX2012 R3 werd deze oplossing vrijwel genegeerd. Is de functionaliteit voor de ‘Public Sector’ misschien te Amerikaans, zoals de labels suggereren?
In deze blog wil ik ingaan op de functionaliteit van deze brancheoplossing.
Finance
Boekingsdefinities
De boekingen voor verplichtingen worden ingesteld met boekingsdefinities. Boekingsdefinities hebben de volgende mogelijkheden:
- Het kunnen opsplitsen van debiteurenboekingen zodat bijvoorbeeld een aparte debiteuren boeking gemaakt kan worden voor een abonnement en het verbruik van een klant
- Foute boekingen tussen grootboekrekeningen, projecten en beide kunnen structureel gecorrigeerd worden.
- Het kunnen verdelen van boekingen. Bijvoorbeeld, het als dekking verdelen over verschillende grootboekrekeningen van het geld dat van huurders wordt ontvangen.
- Het kunnen verdelen en financieel boeken van een budget. Bijvoorbeeld, het kunnen bewaken dat er voor iedere afdeling de elektra correct is geboekt.
Beheer geldstromen
Geldstromen kunnen worden gedefinieerd. Per geldstroom kan worden afgedwongen welke grootboekrekeningen geboekt mogen worden en kan een balans en een V&W rekening worden samengesteld. Bij de jaarafsluiting kan per geldstroom het resultaat worden overgezet.
Afgeleide dimensies
Een nadeel van het gebruik van financiële dimensies is dat bij een verandering soms alles omgeboekt moet worden. Met afgeleide dimensies kan dat worden voorkomen. Het is daarmee mogelijk om al geboekte transacties op een andere manier te rapporteren. Stel bijvoorbeeld dat de omzet per segment wordt toegekend aan een sales manager. Indien er sprake is van een personele wisseling kan een nieuwe afgeleide dimensie worden gemaakt. De omzet hoeft nu niet te worden omgeboekt.
Budgetten
Als budgetcontrole is aangezet kan gebruik worden gemaakt van de volgende functionaliteit:
Budgetten toewijzen
Voor een budget kan worden ingesteld dat het eerst vrijgegeven moeten worden voordat het besteed mag worden.
Voorlopige Budgetten
Als er een nieuwe afdeling wordt opgezet, dan kan voor deze afdeling een “Voorlopig budget” worden ingesteld. Het is mogelijk dit budget weer terug te draaien als het definitieve budget bekend is.
Crediteuren
Inkoopcontracten
Vanaf Dynamics AX 2012 kunnen contracten voor inkoop worden vastgelegd. Contracten kunnen op twee manieren worden verwerkt:
- Met afroeporders
- Rechtstreeks met een factuurheader
In het laatste geval kan voor de akkoordverklaring van de goedkeurder het contract worden gekoppeld, worden vrijgegeven en via een workflow naar de goedkeurder worden gestuurd. Er kan worden ingesteld dat de factuur automatisch wordt geboekt. Dit is erg handig als er sprake is van diensten. Dan is het erg onlogisch om dat te doen via een goederenontvangst.
Ongeplande inkopen
Voor sommige organisaties is een inkooporder verplicht. Soms komt het voor dat met spoed iets opgehaald moet worden en dat achteraf de inkooporder wordt geplaatst. Voor de ondersteuning van dit proces kan gebruik worden gemaakt van ‘Inkoop bevestigingscodes’. Dit zijn standaard teksten die van te voren vastgelegd worden om ze vervolgens te kunnen selecteren bij een inkooporder. Op deze wijze kan worden aangegeven dat de goederen al zijn geleverd.
Opsplitsen betalingen
Bij het boeken van de factuur kan het te betalen bedrag worden opgesplitst. Wellicht is het de eerste stap om te komen tot een G rekening.
Debiteuren
Met een parameter kan worden ingesteld of gebruik moet worden gemaakt van factuur classificaties voor vrije tekstfacturen. Als deze parameter wordt gezet kunnen classificatie codes worden aangemaakt voor bijvoorbeeld contributies. Aan factuur classificaties kunnen factuurcodes worden gehangen. Factuurcodes kunnen worden gebruikt voor de componenten die op de factuur moeten worden afgedrukt, bijvoorbeeld abonnementskosten en verbruikskosten. Voor het verbruik kunnen desgewenst velden en berekeningen worden gedefinieerd. In voorgaande versies van Dynamics AX2013 kon dit al met service abonnementen. Dit had voor sommige organisaties wel als nadeel dat dit via projecten moest worden geregeld.
