IT-oplossingen zijn allang niet meer de (on)handige tools die het leven voor jou als gebruiker makkelijker moeten maken. De vraag of je er wel of niet gebruik van wilt maken staat niet ter discussie: een beetje bedrijf heeft een ERP- en een CRM-oplossing. Deze oplossingen vormen de ruggengraat voor het (be)sturen van je bedrijf. Het zijn al lang geen losse applicaties meer: een integraal platform van elkaar ondersteunende applicaties en apps zorgt ervoor dat je klaar bent voor de toekomst. Gebruikers werken met een eenvoudige oplossing, je bedrijf is ‘data driven’: alles perfect voor elkaar!
Misschien heeft de glimlach waarmee je begon te lezen, plaatsgemaakt voor gefronste wenkbrauwen. Is dit een blog over gebruikers of een verkoopblog van één van de grote IT-leveranciers?
Laat ik voorop stellen dat ik ervan overtuigd ben dat je met behulp van IT het verschil kunt maken. Dat ik inderdaad geloof dat ‘data driven’ nodig is om succesvol te blijven. Maar… of dit altijd zomaar voor elkaar komt en per se eenvoudig is? Nou nee! Uiteindelijk blijven medewerkers verantwoordelijk voor de handelingen die ze uitvoeren en de beslissingen die ze nemen. Hiervoor krijgen ze de beschikking over IT-oplossingen die weliswaar gebruikersvriendelijker zijn dan vroeger, maar niet per definitie eenvoudiger.
Wat ik hiermee wil zeggen? Een ‘data driven’ bedrijf heeft één totale integrale oplossing nodig, waarbinnen je alle relevante gegevens tot je beschikking hebt om de juiste beslissingen te nemen. Als ik me niet vergis noemden we dat vijfentwintig jaar geleden al: ERP. Om hiermee te werken heeft elke gebruiker de juiste competenties nodig.
Een onderdeel van dit competentieprofiel per medewerker betreft de conceptuele kennis. Er zijn drie basisconcepten die elke gebruiker wat mij betreft moet beheersen:
Als gebruiker van het IT-systeem moet je niet alleen je eigen taak kunnen uitvoeren. In een integrale oplossing heeft een handeling altijd effect op andere taken en processen. Ik geloof er dan ook niet in dat je een gebruiker simpel een trucje moet leren. Wil je echt rendement uit je oplossing halen? Dan moeten gebruikers integraal denken en werken.
De kracht van ERP-systemen is de koppeling tussen finance en operations. Elke operationele handeling die impact heeft op je boekhouding wordt automatisch verwerkt. Je maakt je alleen nog druk om de uitzonderingen en fouten. Feitelijk betekent dit dat vrijwel iedere gebruiker impact heeft op finance.
Naast integraal werken, moeten gebruikers zich dus ook bewust zijn van de financiële consequenties van hun handelen. Ik merk dat voor veel gebruikers ‘finance’ een eng woord is. Dat is jammer, want als de basis van boekhouden wat duidelijker is, onderkennen de gebruikers het (financiële) belang van hun handelingen in het systeem. Hiermee worden fouten voorkomen, heb je sneller de juiste cijfers en ben je dus slagvaardiger.
Herkenbaar? Bekijk hier hoe je finance op een eenvoudige manier onder de knie kunt krijgen.
Naast de financiële consequenties heeft vrijwel elke transactie ook consequenties voor de planning. Aantallen en data op inkoop-, verkoop- en productieorders moeten correct zijn om de planningsfunctionaliteit van het systeem te kunnen gebruiken. Dit geldt ook voor je voorraadstanden en de actualiteit van je stamdata.
Je zou de planningsmodule de lakmoesproef van je proces kunnen noemen: komt de uitkomst van de planning in de buurt van de werkelijkheid? Nee? Dan doe je waarschijnlijk veel handmatig werk en gebruik je veel Excel-lijstjes om alles bij elkaar te vegen. Een veel gehoord argument is dat het systeem niet de functionaliteit biedt die je zou willen. Ik denk dat de realiteit is dat veel medewerkers de basisspelregels van de planningsmodule niet kennen. En dus de werking van het MRP- of MPS-concept niet precies kennen. Dit is echter wel de basis om de planningsfunctionaliteit te gebruiken.
Anders gezegd: succesvol zijn met je ERP-oplossing (en dus met je Microsoft bedrijfsapplicaties)? Besteed aandacht aan de drie beschreven basisconcepten.
Is dit te leren? Ja zeker! Ik heb samen met collega’s drie workshops die gericht zijn op deze concepten. Deze eendaagse workshops zorgen voor de conceptuele basis die nodig is om de IT-oplossing op waarde te schatten en voor het juiste gebruik van het systeem. Dit is een basisvoorwaarde om als bedrijf daadwerkelijk ‘data driven’ te worden!
Bekijk de drie workshops hier of klik op de knop om al onze workshops te zien. U kunt vrijblijvend extra informatie opvragen.