Hebt u wel eens een huis gekocht waarvan u alleen een paar foto’s zag op één van de bekende sites met huizen die te koop staan? U zit met uw partner achter de PC en bladert door de website. Dan ziet u een mooi huis, u overlegt met u partner, het voldoet aan het budget en u belt de makelaar: “We willen het hebben….”U koopt het, u verhuist na enkele maanden. Na een jaar kijkt u terug. U bent tevreden. O ja? Dat is dan ook toevallig.
Het is onwaarschijnlijk dat u op deze wijze een huis koopt. Maar een ERP pakket wordt veelal wel op deze wijze aangeschaft. U selecteert een software pakket uit een 'long list' dat u wat nader wilt onderzoeken. Het ERP software pakket waar u oog op gevallen is trekt u wel aan. De functies die u nodig hebt vindt u in het pakket (dat zegt tenminste de leverancier) en wat de prijs betreft, die is wel overeen te komen.
De denkfout die nu wordt gemaakt is dat het 'WAT' van het pakket veel meer aandacht krijgt dan het 'HOE' van het pakket. Als de benodigde functies in het ERP software pakket aanwezig zijn (de eisen/wensen lijst) zit het in belangrijke mate wel goed. Natuurlijk, u wilt met uw medewerkers ook nog wat schermen zien; de mensen moeten er immers wel mee kunnen en willen werken.
Er wordt echter vergeten dat problemen bij de implementatie van het pakket veel vaker worden veroorzaakt door een gebrekkige aansluiting van het pakket met de organisatie dan door een gebrek aan functionaliteit van het pakket.
Men ziet over het hoofd dat niet alleen een ERP software pakket, maar ook een organisatie op een bepaalde wijze in elkaar is gezet, ofwel is geconstrueerd. Denk daarbij aan business rollen, bedrijfsprocessen, aan medewerkers die businessrollen vervullen en die in een bepaalde relatie tot elkaar staan. Dit in acht nemend, kunt en zult u alleen tevreden zijn met uw ERP software pakket als zowel de constructie van uw organisatie en de constructie van het ERP software pakket naadloos op elkaar aansluiten. In dat geval zal elke medewerker ook over de informatie die hij nodig heeft voor de uitoefening van zijn takenpakket beschikken en dat uiteraard op een efficiënte en gebruikersvriendelijke wijze (zie blog 3).
Dit wordt geïllustreerd in het hierboven staande plaatje. Duidelijk is te zien dat de organisatie van het bedrijf en het ERP software pakket niet naadloos op elkaar aansluiten. Omdat de organisatie altijd uniek is en het ERP software pakket niet voor uw organisatie is gebouwd, is de aansluiting per definitie niet optimaal. Maar dat vindt u niet erg anders zou u geen standaard ERP software pakket aanschaffen.
Wat u wel erg zou moeten vinden is als u bij de aanschaf van het ERP software pakket niet heel erg duidelijk inzicht hebt in de fricties tussen uw organisatie en het aan te schaffen pakket. Zonder dat inzicht neemt u een groot, niet gecalculeerd risico. U mag van uw leverancier verwachten dat hij u helpt om dat inzicht te krijgen. Zonder dat inzicht kunt u voor grote verrassingen komen te staan tijdens het implementatie traject: onverwachte maatwerkaanpassingen, aanpassingen van bedrijfs processen. En dat alles gaat gepaard met budget overschrijdingen en uitloop van de implementatie. Daar zit u zeker niet op te wachten.
Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net