In mijn vorige blog over inkoopfactuurscanning ben ik ingegaan op redenen om ingebruikname ervan uit te stellen. Redenen zoals; ‘We moeten eerst nog een ander project afronden’, ‘Wij ontvangen nog niet zo veel digitale facturen’ of ‘Daar wil ik pas op 1 januari mee gaan starten’. Ik hoop daarin aangegeven te hebben dat 1 januari niet per sé het ideale startmoment is. Hieronder wil ik aangeven wat dan wél het ideale moment is om te starten en welke kosten daarmee bespaard kunnen worden.
Aandachtspunten bij implementatie
Bij het overwegen van ingebruikname van een systeem voor de digitalisering van de inkomende facturen is de implementatie- en doorlooptijd die men verwacht een belangrijk punt. Veel bedrijven en organisaties verwachten dat er minimaal een paar dagen training nodig is om kerngebruikers fiatteurs/ goedkeurders op te leiden. Het lijkt er op dat deze verwachting bij grote organisaties, maar ook bij kleinere MKB bedrijven aanwezig is. Ook bij die organisaties waar de factuuraantallen lager zijn en de facturen bovendien maar door weinig paar ogen gezien hoeven te worden.
De doorlooptijd van een implementatie hangt voor het grootste deel af van de grootte van de organisatie en de keuze tussen de lokaal, binnen het eigen netwerk, geïnstalleerde softwarevariant of de online variant van factuurscanning. Bij de kleinere organisaties, waar de factuurcontrole maar door enkele mensen gedaan wordt, is factuurscanning in het algemeen binnen één à twee weken volledig ingebed in de organisatie en weet men snel eigenlijk niet meer beter. Bij de grotere organisaties merken wij verschil tussen de begrippen implementatie en doorlooptijd. Ook al is de factuurscanning software binnen enkele dagen geïmplementeerd, dan nog kan de totale doorlooptijd om verschillende redenen een stuk langer zijn. Denk bijvoorbeeld aan het nader afstemmen van inkoopordermatching en het uitrollen over verschillende locaties.
Als er gebruik gemaakt gaat worden van de online variant van factuurscanning, dan neemt de uitleg ervan ongeveer een uur in beslag. Wij gaan daarbij met enkele ‘zelf gescande facturen’ meteen het systeem verder inrichten. Niet op de manier van ‘iets voordoen’ en doe het daarna zelf. Wij zijn van mening dat je een factuurscanningsysteem het beste kunt leren kennen door er in de praktijk mee te werken. Gaandeweg het gebruik zullen er vragen naar voren komen. De meeste van deze vragen zullen door de gebruikers zelfstandig op te lossen zijn met behulp van de blogs en filmpjes op de website van onze partner. Vanzelfsprekend staat ook onze Service Desk tot je beschikking om vragen te beantwoorden.
Tijdens de implementatie zal de gebruiker die de facturen in de huidige financiële
(ERP-)administratie boekt uitleg krijgen, omdat voor deze persoon de manier van werken het meeste zal veranderen. Voor de mensen, die fiatteren/goedkeuren blijkt dat zij in de praktijk zonder uitleg probleemloos aan de slag kunnen met factuurscanning. Het grootste verschil voor hen is dat ze geen mapjes met facturen meer krijgen, maar een melding per e-mail om een factuur digitaal te controleren.
Het ideale startmoment
Natuurlijk bepaal je altijd zelf nog het moment waarop je gaat starten. Een boekjaar dat in zijn geheel is gedigitaliseerd is natuurlijk een mooi streven, maar zeker niet verplicht. Een boekjaar is en blijft vooral een administratieve ‘plicht’ en is niet een praktische, harde scheidslijn. Iedere gebruiker die van het traditioneel verwerken van facturen is overgestapt naar digitale factuurverwerking, komt een keer op het moment dat er een factuur gezocht moet worden, die dateert uit de periode voordat er met digitalisering gestart is. En dit is nu precies de situatie die meteen antwoord geeft op de hierboven gestelde vraag. Nee, er is geen ideaal moment om te starten. Of beter gezegd; Ieder moment is ideaal om te starten. Dat moment, waarop iemand een factuur zoekt die nog dateert uit de tijd van (net) voor het startmoment van digitaliseren, komt toch wel. Of de start nu in januari, in april of juli is. Iedereen loopt een keer tegen dat moment aan en denkt dan waarschijnlijk; was ik maar eerder begonnen met digitaliseren, dan had ik die factuur allang teruggevonden…
Bron afbeelding: www.allbidigit.nl