Business rollen, wat zijn dat eigenlijk? Medewerkers vervullen business rollen in een organisatie. Echter, medewerkers worden niet aangenomen voor het vervullen van een business rol, maar voor het vervullen van een functie. Je wordt aangenomen als secretaresse, programmeur, werkvoorbereider, verkoper, magazijnbeheerder, etc. De relatie tussen de beide begrippen is eenvoudig: een functie is samengesteld uit één of meerdere business rollen die een onderlinge samenhang hebben.
Op de ‘keeper’ beschouwd zijn de business rollen er dus eerst en zijn de functiebeschrijvingen daaruit afgeleid.
"Een business rol is niets anders als een verzameling van samenhangende taken en verantwoordelijkheden met daarbij horende bevoegdheden."
Business rollen zijn er dus eerst, althans die behoren er het eerst te zijn. In de praktijk wordt vaak niet bewust over business rollen nagedacht. Je ziet dat vaak als er een nieuwe functiebeschrijving moet worden opgesteld. Dat is niet altijd eenvoudig.
Met de nodige creativiteit en afstemming met betrokkenen komt die tot stand. Men redeneert dan ook wel vanuit business rollen, maar dan wel erg impliciet. Is dat erg? Dat niet, wel kan het lastig zijn omdat je in de beschrijving van het takenpakket en van de verwachte competenties zo volledig mogelijk wilt zijn.
Stel dat je aan drie verschillende personen (met dezelfde kennis over de in te vullen functie) vraagt een functiebeschrijving op te stellen van bijvoorbeeld een werkvoorbereider, wordt dan drie keer dezelfde functiebeschrijving opgesteld? Het antwoord laat zich gemakkelijk raden. Dat is natuurlijk niet het geval. Iedere opsteller van een functiebeschrijving heeft immers verschillende beelden van de in te vullen business rollen in zijn hoofd en het is dan ook niet vreemd dat het uiteindelijke resultaat van elkaar verschilt. We zijn hieraan gewend geraakt en maken daar ook geen probleem van. Zo werkt dat immers in de praktijk.
Laat ik dan maar meteen die rust verstoren en een steen in dat voortkabbelende water van die vijver gooien: Een ERP software pakket kan niet worden geïmplementeerd als er geen scherp beeld is van de business rollen en van de inhoud van die business rollen in de organisatie!
Dat scherpe beeld van de business rollen is om tenminste twee redenen belangrijk.
Aan een business rol is, in de eerste plaats, de behoefte aan informatie verbonden en is in de tweede plaats de verzameling van gegevens gekoppeld die moeten worden vastgelegd in een database. De benodigde informatie is een afgeleide van de taken en verantwoordelijkheden die voor een rol zijn gedefinieerd.
Die informatie zal weliswaar nooit in zijn geheel door het ERP software systeem kunnen worden geleverd, voor een deel komt het ook uit het informele circuit, maar waar het hier om gaat is dat de rol de plek is waar de informatiebehoefte, waarin het ERP software pakket moet voorzien, wordt vastgesteld.
Het is eigenlijk eenvoudig. Als alle informatiebehoeften van alle business rollen in een organisatie, die bediend moeten worden met een ERP software pakket, bij elkaar worden opgeteld heb je de totale informatiebehoefte waarin het ERP software pakket voor die organisatie moet voorzien. Maar dan moet je wel de juiste rollen hebben gedefinieerd, anders ben je nog niets opgeschoten. Daar zal ik in de volgende blog op ingaan.
Image courtesy of imagerymajestic / FreeDigitalPhotos.net