In Dynamics NAV 2013 is Cost Accounting, ofwel Kostprijsboekhouden, opgenomen in Financieel beheer. Een nadere analyse laat zien dat deze module de functionaliteit biedt om kosten die verbonden zijn aan het runnen van een bedrijf in kaart te brengen en toe te rekenen aan kostenobjecten.
Tijd om deze module eens onder de loep te nemen.
Kostenverbijzondering: wat bedoelen we daarmee?
Voor de niet financiële mensen onder ons eerst een korte uitleg over het principe van kostenverbijzondering. Kostenverbijzondering is het toerekenen van de kosten aan de eenheden product of dienst. Bij sommige kostensoorten is direct een verband te leggen met het product of dienst(directe kosten) en bij indirecte kostensoorten kan dit niet. Voorbeelden van indirecte kosten zijn: telefoonkosten, huurkosten, autokosten, afschrijvingskosten, opleidingskosten en reclamekosten.
Er zijn grofweg 3 methoden om directe en indirecte kosten toe te rekenen aan het geleverde product:
- Activity Based Costing: Bij Activity Based Costing worden directe en indirecte kosten toegerekend aan eindproducten op basis van activiteiten. Welke activiteiten zijn nodig om een bepaald product te vervaardigen.
- Kostenplaatsmethode (productiecentramethode): Deze methode wordt veel gebruikt voor omgevingen met een complexe kostenstructuur zoals een productiebedrijf. Bij de kostenplaatsmethode gebruikt met 3 soorten kostenplaatsen:
- Hulpkostenplaatsen (bijvoorbeeld algemene kosten of huisvestingskosten)
- Zelfstandige kostenplaatsen (bijvoorbeeld afdeling administratie of technische dienst)
- Hoofdkostenplaatsen (bijvoorbeeld de productieafdeling)
- Opslagmethode: Hierbij wordt een opslagpercentage toegepast op bijvoorbeeld de directe kosten om zo dekking te krijgen voor de indirecte kosten.
Hoe worden de kosten toegerekend in Dynamics NAV 2013?
De kostprijsboekhouding is een op zichzelf staande module in Dynamics NAV 2013. Het werkproces ziet er als volgt uit:
Stap 1: Definiëren van kostensoorten, kostenplaatsen en kostenobjecten
Deze stap vraagt het meeste denkwerk. In de eerste plaats moet bepaald worden wat de kostensoorten, kostenplaatsen en kostenobjecten zijn en daarmee ook bepaald worden met welke kostenverbijzonderingsmethode gewerkt gaat worden.
Kostenplaatsen in Dynamics NAV zijn afdelingen en resultatencentra die verantwoordelijk zijn voor de kosten en opbrengsten. Kostenobjecten zijn producten, productgroepen of services van een bedrijf. Dit zijn gereed producten van een bedrijf dat de kosten draagt.
Met andere woorden:
- Wat zijn de kosten?
- Waar komen de kosten vandaan?
- Wie moet de kosten dragen?
Vervolgens wordt er een kostensoortschema opgesteld met een structuur en functies die lijken op het grootboekrekeningschema. Hierbij kan de resultatenrekening van het grootboek overgebracht worden of een eigen kostensoortschema worden gemaakt.
Stap 2: Boeken van kostenposten
Operationele kosten kunnen worden overgedragen van het grootboek. Dit kan automatisch met elke boeking de kostenposten uit het grootboek overbrengen naar kostenposten of door middel van een batchtaak.
Daarnaast kan in kostendagboek extra kosten en activiteiten geboekt worden die niet afkomstig zijn uit het grootboek, noch automatisch worden gegenereerd door verdelingen. Dit dagboek kan ook gebruikt worden voor het boeken van correcties.
Stap 3: Kostenverdelingen
De volgende stap is het verdelen van de kosten per kostenplaats. Per kostenplaats is het mogelijk om aan te geven of het een hulp-, hoofd- of zelfstandige kostenplaats betreft, maar aan deze onderverdeling is geen functionaliteit gekoppeld. Indirecte kosten worden eerst op kostenplaatsen geboekt en later aan kostenobjecten toegerekend. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan op een verkoopafdeling die verschillende producten tegelijkertijd verkoopt. Directe kosten zijn de kosten die rechtstreeks toegerekend kunnen worden aan een kostenobject, zoals materiaal dat voor een specifiek product is ingekocht.
Per kostenplaats moet worden aangegeven naar welke andere kostenplaats en/of kostendrager de kosten verdeeld moeten worden. Voor de verdeling wordt gebruikgemaakt van een kostenverdeelsleutel. Deze sleutel is statisch of dynamisch en wordt per kostenplaats ingesteld.
Stap 4: Rapportage en Analyse van de kosten
Nadat alle kostenplaatsen zijn verdeeld en doorgezet naar de kostenobjecten, kan de analyse beginnen. Hiervoor is een aantal standaard analyselijsten toegevoegd. Het is ook mogelijk om een rapportageschema te gebruiken waarbij je zelf de kolomindeling en analyseweergave bepaalt.
En de praktijk?
Voor ik aan de slag ging met deze module dacht ik, dat met deze module directe kosten zouden kunnen worden toegekend aan het artikel of artikelgroep in Dynamics NAV. Zodoende zou dan de kostprijs van het artikel worden bepaald nadat bij het verwerken van productie en assemblage orders automatisch de dekkingen geboekt zouden zijn. Dit blijkt niet het geval te zijn. Mijn conclusie is dan ook dat deze module kan dienen als calculatieprogramma om de tarieven van afdelingen, uurtarieven, te berekenen.
Voor bedrijven die gebruik maken van methodes als Activity Based Costing en de Kostenplaatsmethode kan de module een goed alternatief zijn voor een spreadsheet. Waarbij ten opzichte van een spreadsheet het flexibel modeleren en de opslag van historische data als de belangrijkste voordelen kunnen worden opgetekend.
Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net
