Autorisaties in Dynamics Business Central zijn een heikel punt. Veel organisaties besteden er niet genoeg aandacht aan, waardoor de inrichting te wensen overlaat. Zonde, want eigenlijk zou u autorisaties wel op de juiste manier moeten gebruiken. Waarom is dit het geval? En hoe kunt u het uzelf zo gemakkelijk mogelijk maken?
Waarom is een correcte inrichting zo belangrijk?
Het inrichten van autorisaties vergt behoorlijk wat werk. En toch is het nodig. Niet in het minst omdat accountants steeds vaker kijken of autorisaties wel op orde zijn. Maar ook omdat deze factor voor klanten en leveranciers een steeds grotere rol speelt bij het bepalen of zij met een organisatie in zee gaan. Daarnaast zijn autorisaties nuttig voor uw eigen organisatie, omdat ze fouten en fraude voorkomen. Wie autorisaties niet goed inricht, kan met beide te maken krijgen.
Fouten door verkeerde inrichting autorisatie
Een medewerker kan bijvoorbeeld per ongeluk een klantenkortingsgroep aanpassen, waardoor een klant meer korting krijgt dan de bedoeling is. Dit is moeilijk terug te draaien na facturatie. Het gevolg: minder opbrengsten.
Fraude door verkeerde inrichting autorisatie
Er kan echter ook moedwil in het spel zijn. Wanneer een medewerker het recht heeft om de bankgegevens van leveranciers te wijzigen, kan hij of zij deze macht (in ieder geval tijdelijk) ongemerkt misbruiken. Dit kan uiteraard heel schadelijk zijn voor de organisatie.
Geef medewerkers de juiste rechten
Ondanks deze gevaren geven veel organisatie alle rechten aan bepaalde medewerkers. Dat is gewoon gemakkelijker. Maar verstandig is anders. Het is immers juist zo belangrijk om taken te scheiden. Voor grote, kleine én groeiende bedrijven.
Autorisaties inrichten en beheren: 3 tips
Als u een combinatie van bevoegdheden niet aan één persoon wilt geven, bieden autorisaties uitkomst. Dé hamvraag: hoe kunt u autorisaties zo eenvoudig mogelijk inrichten en beheren? Wij geven u 3 tips!
- Breng de rollen en taken binnen uw bedrijf in kaart. Bedenk dat een medewerker vaak meerdere taken binnen een rol heeft. Andersom is ook mogelijk: een specifieke taak kan bij diverse rollen horen.
- Verwerk uw bevindingen in Business Central. Hierin zit een soort recorder, die alle taken registreert die u uitvoert en daarvan een machtigingenset maakt. Zo'n machtigingenset kunt u vrij snel in elkaar zetten.
- Gebruik de functie 'gebruikersgroepen' in Business Central, waarmee u snel meerdere taken, machtigingensets koppelt aan gebruikers. Een gebruikersgroep is vergelijkbaar met een rol binnen de organisatie.
