Autorisaties in Dynamics Business Central zijn een heikel punt. Veel organisaties besteden er niet genoeg aandacht aan, waardoor de inrichting te wensen overlaat. Zonde, want eigenlijk zou u autorisaties wel op de juiste manier moeten gebruiken. Waarom is dit het geval? En hoe kunt u het uzelf zo gemakkelijk mogelijk maken?
Het inrichten van autorisaties vergt behoorlijk wat werk. En toch is het nodig. Niet in het minst omdat accountants steeds vaker kijken of autorisaties wel op orde zijn. Maar ook omdat deze factor voor klanten en leveranciers een steeds grotere rol speelt bij het bepalen of zij met een organisatie in zee gaan. Daarnaast zijn autorisaties nuttig voor uw eigen organisatie, omdat ze fouten en fraude voorkomen. Wie autorisaties niet goed inricht, kan met beide te maken krijgen.
Een medewerker kan bijvoorbeeld per ongeluk een klantenkortingsgroep aanpassen, waardoor een klant meer korting krijgt dan de bedoeling is. Dit is moeilijk terug te draaien na facturatie. Het gevolg: minder opbrengsten.
Er kan echter ook moedwil in het spel zijn. Wanneer een medewerker het recht heeft om de bankgegevens van leveranciers te wijzigen, kan hij of zij deze macht (in ieder geval tijdelijk) ongemerkt misbruiken. Dit kan uiteraard heel schadelijk zijn voor de organisatie.
Ondanks deze gevaren geven veel organisatie alle rechten aan bepaalde medewerkers. Dat is gewoon gemakkelijker. Maar verstandig is anders. Het is immers juist zo belangrijk om taken te scheiden. Voor grote, kleine én groeiende bedrijven.
Als u een combinatie van bevoegdheden niet aan één persoon wilt geven, bieden autorisaties uitkomst. Dé hamvraag: hoe kunt u autorisaties zo eenvoudig mogelijk inrichten en beheren? Wij geven u 3 tips!