Hoe gaat u een Dynamics migratietraject in? 6 tips

Werkt u nog met een oudere Dynamics-versie? Dan is het hoog tijd om te migreren naar een nieuwe versie. Omdat uw business veranderd is, of omdat de software niet meer ondersteund wordt door Microsoft. Maar u ziet ertegenop. Het lijkt u een ingewikkelde, dure onderneming. Bijvoorbeeld omdat u maatwerk heeft en het opnieuw bouwen daarvan in de kosten zal lopen. Een andere reden kan zijn dat u simpelweg geen tijd heeft om het implementatie- en testwerk uit te voeren dat bij een migratie hoort.

En toch zult u moeten overgaan op een nieuwe versie — liever eerder dan later. Hoe u dit doet? In deze blog helpen we u op weg met 6 praktische tips!

1. Doe gedegen vooronderzoek voor uw Dynamics migratie

Alles staat of valt met een goede voorbereiding. Als u hier tijd en geld in steekt, wordt de migratie zelf goedkoper.

Bepaal van tevoren wat uw uitgangspunten zijn en houd daar aan vast. Het is niet raadzaam om voor een puur technische migratie te kiezen, dit is juist dé gelegenheid om uw processen onder de loep te nemen en te optimaliseren. Vaak is het gunstig om uw processen aan te passen aan de software. Als u zich zoveel mogelijk aan de standaard houdt en maatwerk vermijdt, maakt u het uzelf een stuk gemakkelijker.

In veel gevallen is dit overigens niet voor 100% mogelijk. Kijk daarom ook naar alternatieven waarmee u eenvoudiger maatwerk realiseert, zoals Power Apps. [Lees daar hier meer over]

2. Werk gefaseerd aan het project

Een groots plan opstellen en dit in één keer uitvoeren? Zie daar liever van af. Door eerst, de hoofdprocessen te migreren houdt u het behapbaar. Vervolgens kunt u een nieuwe fase definiëren waarin u bepaalde elementen (verder) optimaliseert.

3. Bereid uw projectorganisatie goed voor op de migratie

Een migratie brengt altijd stress met zich mee, omdat medewerkers deze naast hun reguliere taken uitvoeren. Hoe bewaakt u dit? Middels een stuurgroep waarin een van de directieleden zit. Deze stuurgroep neemt alle belangrijke beslissingen over resources (mensen en geld) en zorgt dat de uitgangspunten niet gaan schuiven. Zo coördineert u de migratie en zorgt u dat deze op gestroomlijnde wijze verloopt.

4. Zorg voor goede kerngebruikers

Wijs op iedere afdeling iemand aan die de kernprocessen door en door kent. Dit hoeft niet degene te zijn die het meest weet over het huidige systeem. Een medewerker die hier minder van af weet, kan juist beter naar procesverbetering kijken. Voordat u start met de migratie, is het raadzaam om kerngebruikers een training te geven. Zo ontdekken zij wat er van hen wordt verwacht en werken ze aan teambuilding.

5. Stel de juiste projectleider aan

Er zijn verschillende soorten projectleiders. Sommigen focussen puur op het monitoren van de cijfers en het bewaken van het budget, anderen richten zich sterk op het coachen van mensen. Welk type projectleider u nodig heeft, hangt af van de grootte van uw organisatie en de bedrijfscultuur. Bekijk daarom goed wie uw migratie het best kan aansturen.

6. Faciliteer een goede samenwerking

Veel kan op afstand gebeuren. Maar een team dat écht effectief wil samenwerken, moet minimaal één dag per week samenkomen. Door samen achter een scherm te zitten begrijp je elkaar beter, kun je efficiënt samenwerken en sneller voortgang boeken.

Wilt u eens over een migratie sparren met een doorwinterde expert, die u kan vertellen hoe u bekende valkuilen kunt vermijden? Mprise heeft veel ervaring met migraties. Neem gerust eens contact met ons op.