Het feit dat Microsoft Big data als één van de strategische lijnen ziet (zie ook onze laatste blog: Is Microsoft de laatste grote strateeg) maakte me erg nieuwsgierig naar hoe in de laatste versie van Microsoft Dynamics AX R2 hier invulling aan wordt gegeven. Dus, maar eens even checken op de Microsoft Partnersource en Information source.
Bijzonder, geen enkele hit. Geen enkele informatie van Microsoft over de ontsluiting van Big data door Microsoft Dynamics AX. Ook niet van de Nederlandse AX implementatie partners. Wel is er veel informatie van de grotere Nederlandse ICT bedrijven met een eigen Business Intelligence (BI) afdeling. Betekent dit dat Big data niet wordt ontsloten in Microsoft Dynamics AX? Ja toch wel, maar dan onder het label Microsoft Dynamics BI.
Microsoft Dynamics BI en AX gaan in elkaar op
Het eerste wat hierover gezegd moet worden is dat Microsoft Dynamics BI door Microsoft wordt gezien als een onderdeel van de standaard oplossing.
Zo kan in Microsoft Dynamics AX informatie steeds meer rolgericht worden opgevraagd. In versie 2009 zijn lijstpagina’s geïntroduceerd. Lijstpagina’s zijn schermen waarin medewerkers op basis van hun rol informatie uit stambestanden kunnen opvragen en beheren. Zo is er een lijstpagina beschikbaar voor projectleiders die vanuit deze pagina uren, waarvoor ze verantwoordelijk zijn, kunnen opvragen en verwerken. Voor lijstpagina’s zijn standaard selectie mogelijkheden beschikbaar. Selecties kunnen worden geëxporteerd naar Microsoft Excel of vanaf versie Microsoft Dynamics AX 2012, als input worden gebruikt voor specifieke rapportages.
Een ander voorbeeld van het rolgericht opvragen van informatie is het debiteurenbewakingsscherm. Vanuit dit scherm kunnen de meeste taken van de debiteurenbeheerder worden uitgevoerd. Het is mogelijk om dit scherm zelf, zodanig in te richten dat de debiteurenbeheerder per periode inzicht krijgt in de openstaande posten.
Deze flexibiliteit in het inrichten van het pakket op basis van de eigen informatiebehoefte zou je ook wel voor projecten, leveranciers en voorraad willen hebben. Hier kan immers geen rapport of kubus tegenop, maar helaas wij zullen daarvoor nog even moeten wachten op een volgende versie.
Analysis Services is onderdeel van Microsoft Dynamics AX
Wij zagen dat Microsoft Dynamics AX het mogelijk maakt om je eigen informatiebehoefte helder te specificeren, maar er is meer. Sinds Microsoft Dynamics AX 2012 is ook Analysis Services een standaard onderdeel van Microsoft Dynamics AX 2012 geworden. Met Analysis Services kunnen kubussen worden aangemaakt, waardoor informatie m.b.v. drill down faciliteiten, snel en in de juiste vorm kan worden aangeboden. Zo is er een rapport beschikbaar met sales opportunity’s. Dit rapport kan desgewenst in een ‘taart’ diagram worden gepresenteerd. Na een ‘klik’ op één van de taartpunten wordt er een gedetailleerd overzicht van de betreffende taartpunt geleverd. Hierdoor komt de benodigde informatie op een gebruikersvriendelijke wijze snel beschikbaar. Eventueel kan hiermee ook een relatie worden gelegd met een KPI die binnen het bedrijf is gedefinieerd. Voor de completering van deze functionaliteit levert Microsoft ook nog twee aanvullende tools: PowerPivot en Power View.
- PowerPivot is een Microsoft Office Professional Plus Excel 2013-invoegtoepassing, waarmee u krachtige gegevensanalyses kunt uitvoeren en geavanceerde gegevensmodellen kunt maken. Met PowerPivot kan een Excel-gebruiker grote hoeveelheden gegevens uit verschillende bronnen samenvoegen, snel informatieanalyses uitvoeren en eenvoudig inzichten delen.
- Power View is een interactieve oplossing voor het onderzoeken, visualiseren en presenteren van gegevens die intuïtieve ad-hoc rapporten mogelijk maakt. Power View is nu beschikbaar in Microsoft Excel 2013. Het programma is ook opgenomen in Microsoft SharePoint Server 2010 en 2013 als onderdeel van de invoegtoepassing voor Microsoft SharePoint Server Enterprise Edition van SQL Server 2012 Service Pack 1.
Rolgestuurd en niet procesgestuurd implementeren!
Tijdens de implementatie ligt de focus meestal op het ondersteunen van het primaire proces. Vaak wordt pas daarna aandacht besteed aan de informatiebehoefte van de medewerkers. Ik heb vaak gezien dat het hanteren van deze volgorde eindgebruikers onzeker maakt. Zij vragen zich af of zij hun werk wel kunnen blijven doen met het nieuwe systeem (“…zo kan ik niet werken…” of erger “… dat gaat nooit werken...). Ook vragen ze zich af of alle mogelijkheden van het systeem wel voldoende worden benut. Dit is een typisch voorbeeld van een procesgestuurde implementatie. Niet verrassend, want zo verliep bijna elke implementatie tot nu toe. Maar de tijden zijn veranderd;
De introductie van rolcenters in Microsoft Dynamics AX vraagt om een rolgestuurde implementatie! In een rolgestuurde implementatie ligt de focus op het vastleggen van gegevens binnen die rol en op het invullen van de informatiebehoefte van die rol. Lang niet iedere implementatie partner beseft dat dit betekent dat hij zijn implementatiemethodiek grondig moet wijzigen.
Uw implementatiepartner zal u dus moeten uitleggen welke mogelijkheden Microsoft Dynamics AX biedt voor het ontsluiten van data uit de Microsoft Dynamics AX database en vanuit andere bronnen. Hij zal u dan ook moeten wijzen op de beschikbaarheid van aanvullende tools, zoals PowerPivot en Power View. Niet ergens achter in het implementatietraject, of nog erger, buiten het implementatie traject onder de noemer van optimalisatie, maar als een wezenlijk onderdeel van de implementatie!
Er is heel veel informatie beschikbaar over toepassingsmogelijkheden van tools, maar net als bij het ontsluiten van Big data in Microsoft Dynamics AX moet je vaak zelf de informatie samenvoegen. Zo is er bijvoorbeeld veel informatie voorhanden over Microsoft Dynamics AX en over Analysis Services, maar erg weinig over de combinatie van beiden. Dit zorgt ervoor dat in de praktijk veel mogelijkheden onbenut blijven. Helaas blijkt dat niet alleen in de literatuur het geval te zijn, ook de experts laten het vaak afweten als het hier over gaat. Dat is jammer aangezien Microsoft veel investeert in nieuwe tooling.
Kennis is cruciaal
Kennis van de verschillende mogelijkheden is nu ook weer cruciaal. Niet om zelf altijd maar het wiel uit te vinden, maar ook om op het spoor gezet te worden van de aanwezige mogelijkheden. Kies daarom voor een vakbekwame partner die onafhankelijkheid en objectiviteit hoog in het vaandel heeft staan!
Image courtesy of admr / FreeDigitalPhotos.net
