Hoe maakt u de stap van maatwerk naar standaardoplossing?

Verschillende bedrijven hebben wel een implementatie (of twee) van software achter de rug. Vaak zijn daarbij maatwerkaanpassingen gedaan. Prettig, totdat er een nieuwere versie van de applicatie nodig is. Dan blijkt maatwerk een belemmering te vormen voor het meegroeien met technologische ontwikkelingen. Een groot aantal bedrijven willen daarom geen maatwerk meer. Maar ook dát zorgt voor de nodige problemen.

Veel organisaties kunnen de implicaties van een standaardoplossing namelijk niet geheel overzien. Bovendien zijn ze juist gewend aan maatwerk, waardoor een standaardsysteem soms een stapje terug kan betekenen: de individuele medewerker moet wellicht weer wat méér handelingen verrichten, of taken moeten anders verdeeld worden.

Van 'maatpak' naar 'confectiepak'

Op de lange duur is een standaardoplossing kostentechnisch gezien de beste keuze. Organisaties krijgen echter wel te maken met een overgang van een 'maatpak' naar een 'confectiepak'. Oftewel, ze dienen compromissen te sluiten. Daarbij zullen ze twee uitdagingen moeten aangaan:

1. Wie een standaardoplossing wenst, moet geen gedetailleerde lijst met wensen en eisen opstellen. Bedrijven doen er verstandig aan om eerst te beoordelen of een oplossing de benodigde hoofdfuncties bevat en voorziet in de informatiebehoefte. Vervolgens kunnen zij bepalen of hun organisatie daarbinnen past.

2. In Nederland mag iedereen binnen de organisatie vaak meepraten. Dit kan het implementeren van standaardsoftware erg lastig maken - tenzij een organisatie haar medewerkers betrekt bij het kiezen van oplossingen binnen de standaardsoftware. Zorg voor kerngebruikers die in staat zijn hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden.

Tóch een aanpassing nodig?

Stel, u wilt een bepaalde standaardoplossing implementeren, maar u mist écht een essentieel element. In dat geval is het verstandig om eerst te bekijken of u het euvel kunt oplossen door uw bedrijfsprocessen aan te passen aan het systeem. Is er toch een aanvulling nodig, dan is er wellicht een andere standaardoplossing beschikbaar die u kunt koppelen aan de applicatie van uw keuze. Zo blijft u in de 'standaardsfeer'.

De laatste optie is om te kiezen voor een stukje maatwerk. Het voordeel is dat u deze beslissing weloverwogen en bewust neemt. Bovendien is hierin ook een verschuiving waarneembaar: er zijn steeds meer technieken die het mogelijk maken om maatwerk van buitenaf naar de applicatie te migreren - u koppelt het maatwerkstuk als het ware via een 'stekker' aan de applicatie. Is het tijd voor een update, dan hoeft u bij de nieuwe versie eigenlijk alleen nog de stekkerverbinding te controleren!

Standaardsoftware implementeren: hoe gaat u te werk?

Wilt u zo snel mogelijk aan de slag met standaardsoftware? Dan is het belangrijk dat u uzelf een vastomlijnd doel stelt. Rondom het millennium lukte het bedrijven óók om binnen afzienbare tijd een ERP-systeem te implementeren, puur omdat zij bang waren voor een softwarecrash.

Ons advies: zet eerst een oplossing neer en verfijn deze later middels optimalisatie. 

Meer tips over het implementeren? Lees deze blog over: 5 factoren die het succes van een ERP-implementatie (dus ook van Microsoft Dynamics) bepalen.