Voor u aan de slag gaat met Dynamics 365 Business Central is vaak al een heel traject afgerond. U werkte daarvoor misschien al met een ERP-systeem. U weet dan al ongeveer wat u daarmee kunt. Het kan ook zo zijn dat u nog helemaal niet met een ERP-systeem werkt en nu voor het eerst op zoek gaat naar een IT-platform dat uw groei ondersteunt. In beide gevallen is Microsoft Dynamics 365 Business Central een passende oplossing. Voordat u aan de slag gaat, is het belangrijk om het implementatieproces voor Business Central te begrijpen.
Hoe lang duurt een Microsoft Dynamics 365 Business Central implementatie?
Binnen Business Central vindt u een divers aantal modules voor ieder onderdeel van de organisatie. Het is daarmee een alles-in-één ERP-oplossing die een scala aan functionaliteiten biedt voor:
- Financieel beheer
- Voorraad
- Beheer van de toeleveringsketen
- Magazijnbeheer
- Productie
- Projectbeheer
Deze modules zijn allemaal afzonderlijk van elkaar te implementeren. Al hebben sommige modules weinig waarde als je er geen andere modules aan koppelt. Op deze manier gebruik je de waarde van het platform en is de implementatie heel schaalbaar.
Afhankelijk van de modules en functies die u wilt implementeren duurt een implementatie in de regel 3 - 12 maanden. Aan het eind van de implementatie zijn alle gebruikers getraind, begrijpt iedereen de waarde van het nieuwe platform en zijn diverse werkwijzen een stuk efficiënter geworden.
Welke factoren zijn van invloed op de duur en kosten van de implementatie?
Hoeveel de implementatie van Business Central uiteindelijk gaat kosten is uiteraard afhankelijk van de complexiteit van de functionaliteiten. Heeft u in uw organisatie allerlei zeer specialistische processen die niet binnen de standaard van Business Central vallen, dan resulteert dat in een langer implementatieproces. Bij Mprise zijn we sterk gericht op het inzetten van standaardsoftware en kiezen we voor specifieke toepassingen vaak voor 'best of breed' oplossingen van partners. Dat scheelt veel werk, omdat dit in het ingekochte pakket verpakt is.
Naast de complexiteit van de software is er nog een factor van invloed op de implementatieduur. Dat is de samenwerking tussen klant en partner. Als die samenwerking goed is en beide partijen het verloop strak in de gaten houden, verloopt de implementatie sneller en soepeler. Door een nauwe samenwerking wordt de uiteindelijke pasvorm van Business Central op de organisatie ook beter.
Vervolgens is de hoeveelheid 'niet-Microsoft' applicaties die gekoppeld moeten worden van invloed op de implementatieduur. Dynamics 365 is het platform waarin Microsoft diverse apps heeft ondergebracht. Deze apps wisselen eenvoudig data onderling uit. U kunt zich voorstellen dat een applicatie van een kleine producent vaak geen uitgebreide koppelingen naar andere pakketten levert en u of de partner daarom koppelingen moet bouwen, testen en implementeren. Neem deze apps daarom mee in de schets van het applicatielandschap en hang daar ook een waarde aan. Tijdens de begroting voor de implementatie kunnen aan deze apps prioriteiten worden gehangen. Eventuele kosten zijn dan ook beter te rechtvaardigen.
Meer weten over Business Central? In ons E-Book leggen we meer uit over de componenten van Dynamics 365 BC en de relatie daartussen!
Het implementatieproces van Business Central
Hoe ziet een implementatie van Business Central er eigenlijk uit? De waarde van een goed ERP-systeem komt pas tot uiting na een succesvolle implementatie. Mprise heeft een beproefd proces ontwikkeld om in zes stappen een succesvolle ERP-installatie af te ronden.
Stap 0: Voorbereiding op implementatie
In deze stap trainen we alle key users en het scrum team. Deze stap zetten wij bij Mprise altijd vóór alle andere activiteiten. Dit is een unieke manier om ervoor te zorgen dat het project slaagt. Alle betrokkenen begrijpen wat er wel en niet kan. Ze hebben een beter idee bij het begrip ERP en Business Central en zijn op die manier ook meer van waarde in de implementatie.
Stap 1: Planning
Nadat u de implementatieovereenkomst heeft ondertekend, plant onze projectmanager een startbijeenkomst om uw doelstellingen, functionaliteiten en mijlpalen te bespreken.
Stap 2: Definiëren
Het Mprise team vult samen met uw bedrijf een Functional Design Document in om de parameters van uw oplossing te definiëren. Dit is belangrijk om vast te stellen voorafgaand aan de derde stap!
Stap 3: Configureren
Met een plan in gedachten staan onze implementatieconsultants klaar om u te helpen Business Central zo te configureren dat het voldoet aan uw zakelijke behoeften.
Stap 4: Testen, aanpassen & trainen
Voordat alles definitief is, worden de configuraties getest en worden de eindgebruikers getraind in het gebruik van de software. Dit is het moment waarop aanpassingen worden gemaakt en u zich kunt voorbereiden om uw gegevens te synchroniseren met het nieuwe systeem.
Stap 5: Go live
U hebt uw go-live datum bereikt! Terwijl u officieel van start gaat met uw nieuwe software, zal ons team u helpen bij het overzetten van gegevens en vragen beantwoorden gedurende de eerste maand.
Stap 6: Plan de volgende stap in de roadmap
Na afronding van de Business Central implementatie is bijna niet één organisatie 'klaar'. De organisatie groeit en verandert. Wensen en eisen veranderen mee. Gelukkig evolueert Microsoft ook en worden oplossingen steeds eenvoudiger te implementeren. Mprise is na de implementatie dus niet klaar, maar helpt u om een applicatielandschap te behouden dat past bij uw organisatie.
De grote lijnen
Het zes + één stappenplan zet in grote lijnen neer hoe de implementatie eruit ziet. We werken projectmatig (met sprints of met waterval) om overzicht te houden en prioriteit te geven aan belangrijke zaken. Zo zetten we op een pragmatische manier een standaardoplossing neer die voor veel gebruikers in de organisatie eenvoudig in gebruik is én direct meerwaarde toont. Altijd met een volgende stap in het achterhoofd, zodat er zo min mogelijk overlap is en zoveel mogelijk efficiëntie gedurende onze samenwerking.
Meer weten over Business Central? In ons E-Book leggen we meer uit over de componenten van Dynamics 365 BC en de relatie daartussen!
