Wanneer een organisatie ondersteuning wenst in een bepaald proces, formuleert de softwarewereld doorgaan een technische oplossing. Vaker dan eens ontstaat hierdoor een hiaat: bedrijven spreken in bedrijfsproblemen, terwijl softwareleveranciers in softwareoplossingen denken. Als een organisatie aangeeft haar levertijden niet te halen, bieden veel software experts haar een prachtige planningstool vol indrukwekkende knoppen. Het probleem is dat het bedrijf enkel wil weten welke knoppen het euvel omtrent levertijden oplossen.
Kortom, softwareleveranciers bedenken vaak oplossingen vanuit hun ivoren toren zónder rekening te houden met het feit dat iedere organisatie uniek is. De vraag is: hoe bereikt u een goede afstemming tussen IT, mensen en processen?
Lees op deze webpage over meer herkenbare uitdagingen.
Wat zijn de zandpaden en rollen in de organisatie?
Op het moment dat een organisatie groeit, ontstaan er vaak enorm veel 'zandpaden'. Mensen ontwikkelen hun eigen routines – óf omdat het onduidelijk is hoe de software het proces precies ondersteunt, óf omdat het proces zelf niet helder is. Een cruciale eerste stap is om te achterhalen waarom deze zandpaden bestaan.
Daarnaast is het belangrijk om de rollen in de organisatie goed te doorgronden. Het uitgangspunt zou moeten zijn dat elke output van een rol de input moet vormen voor een andere rol (anders is er sprake van 'waste'). Iedere rol kent bepaalde taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en competenties. Deze moet duidelijk zijn voor we over taken kunnen spreken. Helaas leggen veel organisatie de focus vaak enkel op taken, waardoor de input-outputbalans onduidelijk is en de software niet voldoet aan de behoeftes van de organisatie. Hoe lost u dit op?
Hiaat overbruggen vanuit twee kanten
Het hiaat tussen de organisatie en softwareleveranciers kunt u overbruggen door aan twee kanten een brug te bouwen:
- Bekijk waar uw organisatie staat, hoe zij zich profileert en in welke richting ze zich ontwikkelt. Als u het 'wat' en 'waarom' van uw bedrijf goed begrijpt, is de kans groter dat u automatisering op de juiste wijze kunt aanvliegen.
- Bepaal in hoeverre uw organisatie zich moet aanpassen aan de software. Standaardsoftware bevat vaak zeer relevante impliciete kennis die u kunt gebruiken. Het inkoopproces vormt een goed voorbeeld. Natuurlijk pakt u dit op uw eigen manier aan, maar wereldwijd geschiedt de inkoop van artikel grotendeels op dezelfde manier. De kennis over dit proces is verwerkt in een ERP-systeem, dat specifieke opties biedt om het u makkelijker te maken. Wanneer u deze omarmt, kan uw organisatie groeien en verbeteren.
Kan u wel wat hulp gebruiken bij het bouwen van een brug? Vraag dan onze scan aan. Deze houdt u een spiegel voor aan twee brugzijden, zodat u constructief aan het bouwen kunt slaan.
