‘Ik vertrek’ en ERP-implementaties – Omzeil deze 7 valkuilen

Ken je het tv-programma ‘Ik vertrek’? Ik zou het willen samenvatten als een programma waarin je ziet hoe mensen een nieuw leven in het buitenland gaan opbouwen met vaak te weinig budget, een veel te simpel plan en een praktijkuitvoering die vooral veel tegenvallers bevat. Meestal is de uitkomst wel leefbaar, maar zeker niet zoals vooraf werd gedacht.

Het doet mij denken aan wat ik best veel zie tijdens ERP-implementaties. Vaak beginnen organisaties enthousiast aan de ERP-projecten. Maar wanneer ik op een later moment aanhaak, zie ik dat de toon meestal is veranderd. Als ik dan vraag hoe men vindt dat het gaat, weet ik eigenlijk meestal al wat voor antwoorden ik terug ga krijgen:

1. De klant had meer verwacht van de implementatiepartner.
2. De implementatiepartner had meer verwacht van de key-users van de klant. Ook blijken key-users niet genoeg tijd te hebben om op te leveren wat nodig is voor een goede voortgang.
3. Het project loopt al lang niet meer volgens planning.
4. De key-users blijken geen goed idee te hebben wat hun rol inhoudt en wat er concreet van hen verwacht wordt. Ook krijgen ze niet de beloofde tijd die ze nodig hebben voor het project.
5. Er is niet goed getest, waardoor er veel problemen ontstaan die ad hoc moeten worden opgelost.
6. De stuurgroep mist de informatie om goede beslissingen te nemen, er wordt veel ‘op gevoel’ gemanaged en het blijkt lastig de zaken feitelijk inzichtelijk te krijgen.
7. Vanwege al deze zaken gaat de focus volledig op het live brengen van de tool. Het is bekend dat user adoption het succes van de oplossing bepaalt, maar daar is nu geen tijd en budget meer voor.

Bereid je team beter voor op een implementatie

Stap niet in dezelfde valkuilen als zoveel organisaties al deden en zorg voor goed opgeleide Key-Users en eindgebruikers. Zo haal je sneller een ROI op je ERP implementatie.

Meer over Dynamics Workshops

Als je bij Google zoekt op ‘mislukte ERP-implementaties’, dan krijg je zelfs veel voorbeelden waar men uiteindelijk gestopt is (en daardoor soms miljoenen moet afschrijven). Ik denk dat veel van deze problemen ontstaan doordat er net als bij het programma ‘Ik vertrek’ aan de voorkant veel te makkelijk over implementaties wordt gedacht. Sterker nog, ik krijg soms bijna het gevoel alsof sommige ERP-implementaties gestart worden vanuit de volgende formule:

We doen het bijna nooit * veel ERP-projecten lopen uit in tijd en geld en leveren niet op wat vooraf werd bedacht = bij ons gaat het wel goedkomen!

Maar laten we eerlijk zijn: deze formule klopt van geen kant. Soms hoor ik daarom managers en projectleden die tijdens implementaties na een tijdje het gevoel hebben aan boord van een stuurloos schip te zitten. En dan maar hopen dat de wind gunstig gaat waaien. Maar met zo weinig grip wil je natuurlijk niet implementeren.

Is het dan allemaal maar negatief? Nee, er zijn ook ERP-implementaties die (vrij) goed gaan. Maar toch, in het algemeen zie ik veel organisaties worstelen. En juist daarom moet je je enorm goed voorbereiden voordat je zo’n traject in gaat. En dat begint bij het management. Denk aan:

1. Het management beseft (liefst vooraf al) dat ERP-implementaties complex en risicovol kunnen zijn. Zij beseffen daarbij ook dat het eindresultaat ‘hun’ oplossing wordt en dat zij jaren met de gevolgen zullen gaan leven: positief of negatief. Dit is niet om het project negatief te starten, maar met deze insteek denk je wel drie keer extra na over de benodigde sturing en een goed risicobeheer.
2. Er wordt een realistisch plan gemaakt inclusief mechanismes om goed te kunnen sturen. In dit plan komen duidelijke business doelen, waarin staat wat men met de ERP-applicatie wil bereiken. Hier worden projectkaders op gebaseerd en deze doelen blijven steeds het uitgangspunt van beslissingen.
3. Het management beseft dat in de implementatie het niet alleen draait om het implementeren van de tool zelf. Juist het gebruik van de tool (de mens) bepaalt het succes, daarom is er ook nagedacht over user adoption en hoe men de gebruikers klaarmaakt voor de nieuwe situatie.
4. Het management zet de juiste mensen in op het project en maakt deze mensen klaar voor de klus. Zij zorgen daarbij dat de projectrollen voor iedereen helder zijn en maken projectleden werkelijk vrij voor het project.
5. Doormiddel van het nadenken over bovenstaande punten, moet het management de volgende vraag met ‘ja’ kunnen beantwoorden: zijn wij als management en organisatie klaar voor deze klus? Zo niet, wat moeten we eerst doen om een volwassen organisatie te creëren die de ERP-implementatie aankan.

Is dit dan de succesformule waarmee je alles oplost? Nee, dat zeker niet. Maar aandacht aan deze zaken zal wel zorgen voor een ERP-implementatie met heldere kaders en juiste sturingsmomenten. En daarin maak je de kans op succes veel groter. En geloof me, dit verdient zich dubbel en dwars terug.

Onafhankelijk advies nodig?

Neem contact met ons op als je van onze specialisten wilt horen of keuzes slim zijn gemaakt en waar verbetering zit in jouw Dynamics omgeving.

Neem contact met ons op