In een voorgaande blog ben ik ingegaan op een aantal kenmerken van e-learning. Ik heb daar een aantal karakteristieken benoemd van e-learning:
- 24/7 beschikbaar: medewerkers kunnen op elk moment kennis tot zicht nemen.
- Uniformiteit: elke medewerker krijgt dezelfde informatie op een eenduidige wijze uitgelegd.
- Herhaalbaar: in plaats van eenmalig een training volgen; kunnen onderdelen op een later moment worden herhaald.
- Individueel beschikbaar: per medewerker kan een op maat afgestemd programma worden aangeboden.
Toch wordt e-learning nog maar heel beperkt ingezet (in het kader van ERP), veel gehoorde argumenten:
- Het is te veel techniek en complex.
- Mijn organisatie is te klein, daarvoor moet je zeker honderden medewerkers hebben.
- De kosten om e-learning te ontwikkelen zijn (te) hoog.
- Er is geen tijd.
Dat roept bijna automatisch de vraag op: allemaal leuk en aardig dat e-learning bestaat, het is een leuk speeltje in een modern jasje; maar wat kan ik er als manager binnen mijn organisatie nou echt mee?
Functie en toegevoegde waarde
Om deze vraag te beantwoorden wil ik graag ingaan op de functie en toegevoegde waarde van het inzetten van e-learning. De basisvraag is niet: heb ik behoefte aan e-learning; maar is er een behoefte aan kennis in mijn organisatie. Het antwoord daarop is eenvoudig: ja. In mijn jarenlange praktijk van training en consultancy kom ik zelden een bedrijf tegen dat voldoende kennis heeft van de ERP-oplossing waarmee wordt gewerkt. Daarmee is echter nog steeds de vraag beantwoord of e-learning een passende opleidingsvorm is.
Deze vraag wil ik beantwoorden door de levenscyclus van de ERP-oplossing te volgen: je implementeert een ERP-oplossing, optimaliseert de oplossing en migreert naar een volgende versie of ander pakket. In elke fase is een andere kennisbehoefte, zijn er ook andere doelgroepen.
Implementatiefase
Tijdens de implementatie zijn 2 soorten van gebruikers nadrukkelijk in beeld. De kerngebruikers die een belangrijk deel van het project trekken en de eindgebruikers die voor het eerst met het systeem gaan werken.
De kerngebruikers moeten worden opgeleid; ze moeten leren werken met het systeem (basisvaardigheden) en de concepten en instellingen van het systeem leren kennen. Deze kennis kan worden opgebouwd door de kerngebruikers klassikale trainingen te laten volgen of door de consultant zijn kennis te laten delen (wat vaak niet goed uit de verf komt. Nu komt e-learning in beeld: er zijn onderwerpen die heel goed middels zelfstudie kunnen worden geleerd. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een introductiecursus of het doornemen van de basisprocessen. Zo bieden we als Mprise een cursus basisvaardigheden aan, die door de kerngebruikers gevolgd kan worden. Voordeel: kerngebruikers kunnen op eigen tijd, in eigen tempo door de stof heen. Dit zorgt ervoor dat de consultant hun tijd daadwerkelijk aan de inrichting kunnen besteden. Ander voordeel: voor aanvang van de implementatie kan alvast deze stof worden doorgenomen, dit kan ook voor een versnelling van het project zorgen.
Aan het einde van implementatie moeten ook de eindgebruikers worden opgeleid: vaak wordt gekozen voor het train-de-trainer concept: de kerngebruiker leidt de eindgebruiker op. Er wordt hierbij vanuit gegaan dat de kerngebruiker zowel de tijd als de vaardigheid heeft om kennis op een juiste wijze over te dragen. Aan beide schort het nogal eens. Het opleidingsproces kan in deze fase efficiënter en effectiever verlopen door e-learning in te zetten: er wordt een solide basis gelegd, die de kerngebruiker ondersteunt bij het trainen van de eindgebruikers. De kerngebruiker gebruikt zijn (kostbare) tijd niet meer om (meerdere malen de basis uit te leggen), maar om te de gebruikers te begeleiden daar waar vragen zijn en door met de groep in te gaan op juist die punten die extra aandacht en uitleg vragen.
Na-live gang
Eenmaal live; wordt het project beëindigd. Daarmee ook vaak de aandacht voor kennis en het opleiden van gebruikers. Gebruikers die aan het begin van het project zijn opgeleid vergeten sommige dingen, nieuwe gebruikers krijgen een manual en wat begeleiding. De kennis van het systeem; het goed werken met het systeem: het verwatert met de loop der jaren. Tenslotte blijft een systeem over waarin iedereen zijn truckje doet maar de relevantie hiervan niet meer weet, maar ook niet meer weet hoe het systeem echt goed gebruikt kan worden. Ook in deze fase is e-learning een bruikbare oplossing: op individuele basis kan immers relevante kennis worden aangeboden?
Samengevat: zowel tijdens als na de implementatie kan e-learning toegevoegde waarde bieden en kan dus ook passen bij uw organisatie. Blijft natuurlijk de vraag staan: hoe geef ik dit handen en voeten. Dit zal ik in een volgend blog verder toelichten.
