Het succes van een ERP-implementatie staat of valt met acceptatie en gebruik van de nieuwe omgeving door eindgebruikers. Hoe kan training van (kern-)gebruikers daar positief aan bijdragen?
Eén van de oorzaken waarom de invoering van een ERP geen succes is, is het onvoldoende 'meenemen' en opleiden van eindgebruikers. Wij ondervinden regelmatig dat dit voor bedrijven en organisaties een uitdaging is.
Opleiden van (kern-)gebruikers wordt namelijk regelmatig gezien als een éénmalige activiteit. Nadat de software is ingericht, het maatwerk is opgeleverd, de data gemigreerd zijn en testen uitgevoerd zijn, moeten uiteindelijk ook de eindgebruikers nog opgeleid worden.
Dit is één van de laatste projectactiviteiten en niet zelden het sluitstuk van het gehele project. Met sluitstuk bedoelen we: 'concessies doen aan kwaliteit, tijd en budget om toch op tijd live te gaan. Praktisch vertaald betekent dit:
Het geven van een goede training is niet eenvoudig. Tijdens de voorbereiding moet er voor worden gezorgd dat er goede trainingsmaterialen worden gemaakt (manuals, oefeningen, presentaties). Daarnaast moet er een trainingsomgeving worden opgezet; met representatieve gegevens om de training goed te geven. Tijdens de training moet je in staat zijn de oplossing op een duidelijke en gestructureerde wijze uit te leggen. Daarbij rekening houdend met vragen en weerstanden die binnen de groep bestaan, maar ook rekening houdend met verschillen in niveaus, ervaring en verwachtingen. Dit vraagt om een specifieke set van vaardigheden. Veel projecten hebben als uitgangspunt het train-de-trainer principe: kerngebruikers dragen zorgen voor het opleiden van de eindgebruikers. Door de focus op IT (een werkende ERP-oplossing), testen, foutoplossing, etc. en door onvoldoende begeleiding schiet de kwaliteit van de eindgebruikersopleidingen nogal eens tekort.
Zowel het voorbereiden als het geven van de trainingen dient op een realistische wijze te worden (mee)gepland in het project. Dit is geen zaak van even tussendoor of avonden en weekenden. Door uitloop van voorgaande projectactiviteiten komt het de tijd die aan het opleidingen kan worden besteed (voorbereidingstijd en doorlooptijd) onder druk te staan. Als een harmonica wordt de tijd voor het voorbereiden en trainen van medewerkers weggedrukt. Resultaat is dat er nauwelijks wordt voorbereid: trainingsomgevingen en materialen zijn minimaal ingevuld. En resultaat is dat in een te korte periode alle medewerkers moeten worden opgeleid. Er is geen tijd voor herhaling, verdieping, omgaan met uitzonderingen. Ook de mogelijkheid voor het organiseren van ‘veegklassen’ (voor afwezige medewerkers) ontbreekt. Alleen met voldoende tijd, aandacht en energie wordt het opleiden van eindgebruikers een succes.
Zoals aangegeven vraagt het opleiden van gebruikers om een specifieke set van competenties. Dit betreft niet alleen didactische vaardigheden; maar ook vaardigheden rondom het omgaan met vragen en weerstanden. Vaak wordt tijdens het verkooptraject een te laag bedrag meegenomen voor het begeleiden van de eindgebruikersopleidingen. Daardoor is er geen ruimte om kerngebruikers op dit gebied te ondersteunen en wordt een kans gemist om eindgebruikers op een voldoende niveau te krijgen.
Resultaat is vaak dat er onvoldoende wordt opgeleid en gebruikers al doende leren met het systeem om te gaan. Je zou nog kunnen denken…ach, komt vanzelf wel goed. Als je echter de kwaliteitskosten in ogenschouw neemt (denk aan kosten om fouten op te lossen) van onvoldoende opgeleide gebruikers wordt het een ander verhaal. Dan is het opleiden van de gebruikers niet een sluitpost en geen utopie, maar een randvoorwaarde om succesvol met ERP aan de slag te gaan.
Voor het in goede banen leiden van de btw-aanpassing hebben wij de benodigde stappen voor u op een rijtje gezet. Heeft u bedrijfsspecifieke uitzonderingen in uw Dynamics AX, NAV of 365 omgeving? Ook dan kunnen wij u helpen de aanpassing in btw goed te laten verlopen.
Neemt u hierover gerust contact met ons op via telefoonnummer 0318-508810 of via e-mail aan academy@mprise.nl.
Op LinkedIn? Connect met ons.
Aanvullende resources:
Image courtesey by Image GC published on Freedigitalphotos.net