“Van auto’s heb ik geen verstand. Met een bezoek aan de showroom om een auto uit te kiezen doe je me geen plezier. Cilinders, Pk’s, toerentallen, motorinhoud, spoilers… dat zegt me nooit zoveel. Wat me wel boeit, is het gebruik van de auto. Hoe rij ik zo optimaal mogelijk? Brandstofverbruik, cruise-control, schakelen en remmen, comfort voor de passagiers en mijzelf… dat vind ik belangrijk.
Vraag me daarom alsjeblieft niet naar de technische specificaties van Jet Reports Essentials. Ze zijn er wel hoor en je kunt ze zo krijgen. Ik praat liever met je over een optimaal gebruik van Jet Reports Essentials. Zeg maar: het comfort dat Jet Reports levert aan jouw gebruikers. Beoordeel zelf…
Vier Concrete toepassingen
Jet Reports Essentials kent een Taakplanner. Dat onderdeel gebruik je om een rapportage op een zelf te bepalen tijdstip uit te laten voeren en te distribueren. Je stelt dan de rapportage samen in Excel, Acrobat PDF of HTML opmaak. Dit zijn technische specificaties. Die zijn niet geheel onbelangrijk, maar belangrijker is de vraag wat we er echt mee kunnen. Veel, laat me je een paar voorbeelden uit mijn praktijk vertellen:
- Het dagelijks opstellen van een verbruiksrapportage, deze opslaan in Excel en vervolgens versturen aan klanten. Klanten vragen verbruiksstatistieken: welke afdeling heeft per periode welke producten en diensten afgenomen. Daar horen vervolgens aantallen en bedragen bij. De vraag is om deze gegevens in Excel opmaak te sturen zodat de klant het intern verder kan verwerken.
- Het dagelijks controleren van gegevens uit NAV. Als er een fout of afwijking geconstateerd wordt moet er een bericht gestuurd worden aan de gebruiker die daarvoor verantwoordelijk is. Voorbeelden:
- Controle van artikelen, klanten, leveranciers etc. die op een bepaalde dag aangemaakt of gewijzigd zijn. Zijn alle velden die nodig zijn ingevuld: de adresgegevens van de leverancier of de prijzen van het artikel. Klopt de logica? Is de verkoopprijs hoger dan de kostprijs, bij een inkoopartikel horen inkoopgegevens vastgelegd te worden, van klanten die in aanmerking komen voor verlegde BTW moeten we het BTW-nummer hebben.
- Controle van transacties die op een dag ingevoerd of aangepast zijn. Wijkt de verkoopprijs in de offerte niet te ver af van de standaard verkoopprijs?
Als deze controles geen afwijkingen of fouten opleveren, dan doet Jet niets. Maar als er toch iets gevonden wordt, stuurt Jet een Excel-bestand met de gevonden afwijkingen / fouten aan de verantwoordelijke gebruiker. Die kan het bestand gebruiken om de aanpassingen door te voeren. Nadat dit heeft plaatsgevonden kan de gebruiker het rapport zelf opnieuw produceren. Als het goed is, komen er dan geen meldingen meer afwijkingen of fouten. Het rapport wordt dan ook gebruikt om jezelf te controleren.
- Wekelijks de geplande afspraken van verkopers uit het CRM systeem lezen. De verkopers krijgen over elke klant die ze gaan bezoeken een PDF met daarop de belangrijke gegevens over die klant (omzet, offertes, orders, notities etc.).
- Nadat de betaalrun van Telebankieren gemaakt is, stelt Jet de borderel samen voor elke leverancier. Die wordt automatisch als PDF verstuurd. Allerlei documenten en overzichten worden uit NAV geprint en aan collega’s, klanten en leveranciers verstuurd. Incidenteel, maar ook op gezette tijden. Ik denk aan een overzicht met openstaande posten, aanmaningen, betaalspecificaties (borderel), een overzicht met backorders voor leveranciers, etc. etc.
Zo kan ik nog wel even doorgaan. Stel jezelf de vraag eens: wie zouden we automatisch kunnen voorzien van welke gegevens / rapportage / statistiek / documenten? Zet ze eens voor jezelf op een rijtje. Denk je eens in hoeveel tijd en fouten je daarmee kunt besparen.
Meer weten? Schrijf in voor het webinar dat ik binnenkort hoop te verzorgen.