JetReports: wat kun je ermee? (deel 2)

In de voorgaande blog JetReports: wat kun je ermee (deel 1) is ingegaan op een viertal concrete toepassingen van JetReports. Maar er is meer.. 

De allereerste versie van JetReports Essentials bevatte slechts 1 functie. Die functie heette GL wat de afkorting is van General Ledger. Je voelt ‘m al aankomen: dat is een functie die gegevens uit het grootboek ophaalt. Er zijn intussen al een paar functies bijgekomen, maar gelukkig is GL voor Dynamics NAV er nog steeds. Het is een overzichtelijke functie waardoor financiële rapportages op een eenvoudige wijze voorhanden komen. 

JetReports Essentials is altijd gebaseerd op het principe “werkboek openen, gegevens verversen, nieuwe werkboek is klaar voor gebruik”. Sinds een jaar heeft JetReports er een nieuwe functie bij: “Dashboard”. Die functie in combinatie met GL is zeer krachtig. 

Een “dashboard” rapport hoeft niet ververst te worden als je het in combinatie met GL gebruikt. Je opent een werkboek. Vervolgens ga je met slicers aan de slag en real-time worden de gegevens berekend en getoond. En dat gaat best heel snel (paar kanttekeningen: je moet geen honderden GL functies gemaakt hebben, het niet in de cloud doen maar direct toegang hebben tot SQL). Bijkomend voordeel: als je meerdere bedrijven tegelijk in je slicer kiest dan worden de bedragen bij elkaar opgeteld. Een soort van simpele consolidatie dus. Natuurlijk is de voorwaarde dat je dan een eenduidig schema hebt. 

Twee praktische voorbeelden:

Voorbeeld 1:

Dit voorbeeld omvat een informatieblad dat JetReports voor een verkoper maakt die binnenkort een afspraak heeft bij een klant. Dat informatieblad komt op de volgende wijze tot stand:

• Allereerst leest JetReports in Dynamics NAV of Dynamics CRM de geplande afspraken voor de komende periode;
• Uit de afspraken kan worden herleid welke verkoper over welke klant informatie moet krijgen;
• Voor elke klant wordt een pagina met alle relevante gegevens samengesteld. Je kunt hierbij denken aan naam/adres/woonplaats-gegevens, gegevens van contactpersonen, interne notities, lopende offertes en orders, contacten die recent geweest zijn, openstaande posten etc. etc.
• Elk blad wordt een PDF pagina die aan de verkoper gemaild wordt.

Zo krijgt de verkoper dus alle gegevens die hij/zij nodig heeft als voorbereiding op zijn/haar bezoek. Dat scheelt dus tijd, dat scheelt zoeken, dat scheelt vergissingen… De verkoper kan zich nu gelijk concentreren op de inhoud van zijn bezoek.

Dat is de toepassing. Enkele overwegingen bij het samenstellen van het informatieblad:

• Gegevens kunnen uit meerdere systemen worden opgehaald, bijv. planning in CRM, verkoop- en administratieve gegevens uit NAV;
• Je bepaalt als bedrijf zelf wat relevant is om op het informatieblad te vermelden. Bijv. geen interacties uit NAV opnemen, maar wel iets over het betalingsgedrag vermelden;
• De frequentie waarin dit report moet worden opgesteld kun je zelf instellen. Als de “binnendag” van de verkopers op vrijdag valt, dan zorg je ervoor dat deze bladen donderdagavond/-nacht samengesteld worden;
• Een plotseling opkomende afspraak met een klant is geen punt. Je start dan het rapport handmatig op om het voor die specifieke klant samen te stellen.

Voorbeeld 2:

Je hebt in NAV hele mooie schema’s voor financiële rapportages. Heel fraai, het wordt zeker gebruikt door klanten. Waarom dan toch JetReports? Wel, dat is eigenlijk heel eenvoudig: je kunt dan de presentatiemogelijkheden van Excel in het report erbij zetten. 

Onderstaande gegevens kan ik zo in een rapportageschema zetten, maar als je het mij zou vragen… Door die lijntjes hoef ik de getallen niet te vertalen naar een richting, en ik slice makkelijker en sneller dan dat ik filters in NAV moet intikken of aanklikken. Daarnaast, met JetReports kan ik dit soort rapportages over meerdere bedrijven in één keer uitvoeren. Daarmee bedoel ik te zeggen dat ik enerzijds heel gemakkelijk van het ene bedrijf overschakel naar het andere, maar ook dat ik dat geconsolideerd (meerdere bedrijven samen) kan rapporteren. Maar om je dat goed te laten zien, moet ik eerst m’n database technisch in orde krijgen.

Meer weten over JetReports? Schrijf in voor het webinar dat ik binnenkort hoop te verzorgen.