Wat is een goed ERP systeem voor onze organisatie? Antwoord: als het voldoet aan de informatiebehoefte van al onze gebruikers. Dit is een heel gangbare redenering in de praktijk en het klinkt logisch.
Hoe check ik dan of ons huidige ERP systeem voldoet? Antwoord: door alle potentiele gebruikers van het ERP systeem te bevragen, de behoeften vervolgens te bundelen en tegen het huidige systeem aan te leggen.
Zou het waar zijn?
Een ding weet ik zeker. Als na, pak hem beet, twee of drie jaar ‘bevraagden’ doorgestroomd zijn naar andere functies en hun plekken ingevuld zijn door andere mensen ontstaat er een geheel ander beeld van de informatiebehoeften mochten die opnieuw worden opgesteld. Bij de volgende wisseling van de wacht herhaalt zich dit.
Dit wetende, is de vraag gerechtvaardigd of de geschetste aanpak wel een correcte aanpak kan worden genoemd. Een onderneming is er natuurlijk helemaal op gericht met een ERP pakket te werken waarmee ze nog jaren vooruit kan. Een volledig nieuwe implementatie? Daar zit niemand op te wachten. Nee, je wilt een stabiel pakket. Dat wil zeggen, een pakket dat de waan van de dag overstijgt. Maar dan moet je natuurlijk wel de juiste keuze hebben gemaakt. Want als de wensen van de gebruikers organisatie geen goede basis zijn voor het beoordelen van een ERP pakket wat is het dan wel?
Niet de gebruikers beoordelen, maar wie dan wel?
Allereerst, hoe komt het dat gebruikers van het ERP pakket niet in staat zijn om de informatiebehoefte correct aan te geven. Zij zijn toch degenen die met het pakket werken. Als zij het niet kunnen, wie kan het dan wel?
Medewerkers in een organisatie voeren een takenpakket uit. Vanuit dit takenpakket formuleren ze een informatiebehoefte. Laten we even aannemen dat ze daartoe in staat zijn, maar dan blijft over of het takenpakket van waaruit die behoefte is geformuleerd wel correct is samengesteld.
Ja hoor eens zult u zeggen, dat kun je wel zeggen, maar wie bepaalt wat ‘correct’ is? Ik heb dat takenpakket samengesteld en de uitoefening daarvan vraagt de fulltime inzet van een medewerker.
Wie zou de legitimiteit van dat antwoord betwisten?.
Natuurlijk ben je vrij het takenpakket samen te stellen dat je wilt, maar dat wil nog niet zeggen dat dit ook het juiste takenpakket is om daarmee de toepasbaarheid van een geïmplementeerd ERP pakket te beoordelen of om een nieuw ERP pakket te selecteren.
Het wordt nu ingewikkeld. Laat ik het over een andere boeg gooien.
Takenpakketten staan in relatie tot elkaar
Je kunt je afvragen of het werk dat in een organisatie moet plaatsvinden gebundeld kan worden in willekeurige takenpakketten.Takenpakketten waaraan vervolgens medewerkers worden gekoppeld.
Dat kan natuurlijk niet het geval zijn. Uiteindelijk zullen al die takenpakketten zo samengesteld moeten zijn dat ingekochte grondstoffen of halffabricaten op een voorspelbare en efficiënte wijze getransformeerd worden tot eindproducten. Het spreekt dan voor zich dat er dan goed nagedacht moet zijn over hoe die verschillende takenpakketten in relatie tot elkaar gezien moeten worden.
Hoe zijn al die takenpakketten aan elkaar gerelateerd?
Daarvoor moeten we even terug naar de essentie van de organisatie. Wat is eigenlijk een organisatie? Is het een verzameling processen die in een bepaalde relatie tot elkaar staan. Nee, in de kern van de zaak is een organisatie niets anders dan een groep mensen die samengekomen zijn om gemeenschappelijke doelen te verwezenlijken. Dat gaat niet vanzelf. Die doelen worden bereikt omdat die mensen met elkaar afspraken maken: ‘Kun jij dit voor me doen?’, ‘Als jij dit regelt, zal ik hiervoor zorgen’, enz.
Verbindingen door afspraken
Nu hebben we het te pakken. Die takenpakketten, tegenwoordig spreken we ook wel over ‘rollen’, waar ik het over had zijn met elkaar verbonden omdat mensen die deze takenpakketten uitvoeren onderlinge afspraken met elkaar maken. 'Daarmee is toch het vraagstuk van een correct takenpakket toch nog niet opgelost?’ Op het eerste gezicht lijkt dat inderdaad het geval te zijn. Maar, zonder hier op al de details in te gaan, als we een sluitend model van takenpakketten en onderlinge afspraken willen vaststellen moeten we wel terdege een aantal criteria hanteren voor het vaststellen van een correct takenpakket.
De set van takenpakketten die we nu hebben gekregen is voor ons van essentieel belang. Want de informatiebehoeften voor een stabiel ERP systeem moet worden afgeleid van deze set van takenpakketten. Dus niet de informatiebehoefte vaststellen op basis van wat gebruikers met een willekeurige samengestelde takenpakket roepen (de zgn. ober strategie), maar de informatiebehoefte vaststellen aan de hand van de set van takenpakketten die op correcte wijze tot stand zijn gekomen.
Zie ook mijn blog: Hoe kom ik aan een goede omschrijving van een business rol.
Wilt u over dit thema en over andere thema's geinspireerd worden, schrijf u dan in voor ons Jubileumevent.
Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net
