In de toekomst kijken, het klinkt misschien als Startrek, The Matrix of de driedelige serie boeken[1] geschreven door mijn collega, maar als u Microsoft Dynamics AX heeft, dan kan het! U kunt in de toekomst kijken door middel van het financiële begrip: “Cash Flow Forecast[2]” (CFF). In deze blog wil ik met u kijken naar de toepassing van de CFF in combinatie met Dynamics AX. Dat doe ik in drie onderdelen:
- Waarom de CFF gebruiken?
- Hoe werkt de CFF?
- Welke basis inrichting vergt de CFF?
Waarom Cash Flow Forecast?
De CFF geeft inzicht in de toekomstige in- en uitgaven van uw bedrijf. Dit inzicht geeft u de mogelijkheid om vooraf te handelen op het moment dat een liquiditeitsprobleem of –kans zich voor gaat doen. Vooraf handelen is vaak een stuk makkelijker en effectiever dan deze acties uitzetten op het moment dat het geld al op is.
Voorbeeld
Ik heb € 50,- . Ik weet dat ik aan het einde van de maand mijn salaris krijg van € 100,-, daarna moet mijn vakantie betaald worden van € 125,-. Ook moet de waterschapsbelasting (€75,-) aan het einde van volgende maand betaald zijn . Wat nu?
Met dit inzicht kan ik ervoor kiezen de belastingen dit keer gespreid te betalen, óf regelen dat ik een lening kan krijgen. Natuurlijk kan ik ook vragen om een voorschot van mijn salaris.
Ik hoop dat het duidelijk is geworden dat, doordat er beter inzicht is in de Cash Flow, betere keuzes gemaakt kunnen worden. Uiteindelijk gaat het daar toch om?!
Hoe werkt de Cash Flow Forecast?
De CFF werkt, in Dynamics AX, door toekomstige geldstromen te identificeren en deze in transacties te verwerken. Op basis van deze transacties kan berekend worden hoeveel geld erop een bepaald punt in de toekomst beschikbaar is.
In Dynamics AX werkt de Cash Flow Forecast op drie niveaus:
- Klant- en leverancierstransacties. Een inkoopfactuur wordt betaald na 30 dagen.
- In-en Verkooporders. Een bestaande order wordt maandag geleverd, na gemiddeld 2 dagen sturen we de factuur, welke na 30 dagen betaald wordt.
- Budget en forecast. We verwachten een training deze maand 10 keer te geven, waarna we, als deze is gegeven de factuur binnen 2 dagen versturen, welke na 30 dagen betaald wordt.
Let er op dat elk niveau uit moet gaan van onzekere factoren. Voor niveau 1 kan het niet halen van een betalingsdatum van uw klant roet in het eten gooien. Voor niveau 2 komen daar risico’s bovenop, bijvoorbeeld het niet halen van de leveringsdatum of duurdere inkopen.. Bij Niveau 3 kan er ook nog eens het annuleren of het niet halen van een forecast erbij komen. Het is in de meeste gevallen zo dat niveau 1 het meest, en niveau 3 het minst exacte beeld geeft van de geldstromen in de toekomst. Juist door die toename van onzekere factoren. Daartegenover staat de vuistregel dat hoe hoger het niveau, hoe verder het beeld in de toekomst rijkt.
In de praktijk zien we meestal het gebruik van de eerste twee niveaus. Een voorbeeld van een CFF met de drie niveaus visueel gemaakt in Excel:
Welke inrichting vergt de Cash Flow Forecast?
De basis inrichting van de Cash Flow Forecast is relatief snel en gemakkelijk te doen. Voor de Cash Flow Forecast moeten de volgende dingen in ieder geval worden ingericht[3]:
- Stel de (bank of kas) grootboekrekening in als “Liquiditeitsrekening”[4].
- Stel de (bank of kas) grootboekrekening in als ”rekening vereffenen” in de boekingsprofielen voor de klanten en leveranciers[5].
Het is hierna nog mogelijk de Cash Flow Forecast verder te “finetunen”, bijvoorbeeld via de parameters van de module klanten.
Om de Cash Flow Forecast te berekenen kan de functie “Cashflowprognoses berekenen” worden uitgevoerd (GrootboekàPeriodiekàValutabehoefte).
Via de Grootboekrekening (knop Cashflowprognoses) is het mogelijk de transacties te zien. Daar kunnen ze ook worden geëxporteerd naar Excel en gerapporteerd worden. Natuurlijk is het ook mogelijk te rapporteren via de standaard rapportage tools: Management Reporter en/of het Financieel Overzicht.
Veel succes bij het kijken in de toekomst!
[1] www.kiranne.nl/
[2] Wikipedia: https://en.wikipedia.org/wiki/Cash_flow_forecasting. Cash flow forecasting or cash flow management is a key aspect of financial management of a business, planning its future cash requirements to avoid a crisis of liquidity.
[3] Let erop dat de Cash Flow Forecast wordt berekend een grootboekrekening, als deze voor een bankrekening moet worden berekend, moet de inrichting dus gedaan worden op de onderliggende grootboekrekening.
[4] In AX2009 is dit een vinkje op de grootboekkaart, in AX2012 is dit een aparte tabel (Grootboekà Instellenà Boekingà Liquiditeit).
[5] Hier is het mogelijk klant en leveranciers(groepen) op te nemen of uit te sluiten van de Cash Flow Forecast.
