Afgelopen week was in De Reehorst in Ede het jaarlijkse evenement van de Dynamics User Group: de Dynamic Experience 2014. Het thema van deze bijeenkomst was: Improve. Met als begeleidende tekst:
“Hoe kunnen organisaties het gebruik en rendement van hun Dynamics omgeving verder verbeteren? Voor de ene Dynamics gebruiker betekent dit slimmer omgaan met de huidige omgeving, voor de andere wellicht een upgrade of migratie.”
Op deze dag heb ik een ronde tafel voorgezeten, waarbij de vraag centraal stond: 5 kansen op meer rendement uit uw ERP-systeem. In dit blog wil ik ingaan op dit boeiende thema. Ik begin daarbij met een aantal aantekeningen bij het thema: Improve, hoe het rendement te verbeteren?
Rendement
De vraag naar verbeteren, het verhogen van het rendement uit ERP lijkt een logische vraag. Maar toen ik me in deze vraag ging verdiepen stuitte ik op een aantal verassingen. Er zijn talloze artikelen geschreven en onderzoeken gedaan naar de kosten van een ERP implementatie, veel is gepubliceerd over de faalfactoren van ERP-projecten, valkuilen tijdens het project, enzovoort.
Maar…de vraag naar rendement; daar wordt bijna niet op ingegaan. Ja zeker..op websites van software leveranciers is het een vaak gebruikte term: koop onze oplossing voor een beter rendement.
Een objectieve benadering, een methodiek om rendement te bepalen ontbreekt echter.
Rendement? Een onmogelijke vraag?
Er wordt op een aantal plaatsen wel gesteld dat je je niet moet branden aan de vraag naar het rendement van ERP. In een snel veranderde wereld, waar zowel intern als extern dagelijks veranderingen plaats vinden; zou dit een niet te beantwoorden vraag zijn. Dat vind ik echter een zwakte bod. Bij vrijwel elk economisch onderzoek wordt de zelfde wereld wel gemodelleerd en worden ceteris paribus (overige omstandigheden gelijk blijvend) veronderstellingen gebruikt om tot conclusies te kunnen komen. Op eenzelfde wetenschappelijke wijze moet het dus mogelijk zijn om ook een uitspraak te doen over het rendement van ERP.
In de basis gaat het bij rendement erom dat de opbrengsten groter zijn dan de kosten. Of anders gezegd: het gebruik van ERP leidt er toe dat uw operationele processen en informatie processen efficiënter en effectiever uitgevoerd worden dan zonder het gebruik van ERP.
Als dit immers niet het geval zou zijn (wat je nogal eens hoort: ‘met het nieuwe systeem kost alles meer tijd’; ‘ik moet nu iets in 5 stappen doen wat ik vroeger in 2 stappen kon doen’; etc.) dan is de grootste kans op meer rendement het direct uit zetten van uw ERP-systeem!
Valt er dan niets te zeggen over meer rendement uit uw ERP systeem? Ik wil een aantal factoren benoemen die alles te maken hebben met het rendement van uw IT-oplossing.
Twee speerpunten voor Rendementsverbetering
-
Kennis van het systeem en de achterliggende concepten
Willen medewerkers in staat zijn om effectief en efficiënt te werken met het ERP-systeem, zullen ze voldoende kennis van het systeem moeten hebben. Het gaat hierbij om het werken met het systeem, maar ook hoe processen via het systeem geïntegreerd zijn en wat de achterliggende concepten of uitgangspunten van het systeem zijn. Tijdens de ronde tafel sessie werd door het merendeel van de deelnemers aangegeven dat kennisgebrek een groot probleem is bij het werken met een ERP-systeem. Te weinig kennis leidt tot het gevoel dat het systeem 1 grote black box is, waar je met geen mogelijkheid zelf invloed op hebt. Als vanzelf ontstaan dan eigen sub administraties in bijvoorbeeld Excel, maar kost het oplossen van fouten inderdaad veel meer handelingen dan gewenst.
-
De organisatie als uitgangspunt (en niet het systeem)
Bij de aanschaf van een ERP-systeem wordt nogal eens als uitgangspunt het statement gemaakt: geen maatwerk. Oftewel de standaard van het systeem is leidend. Dit klinkt aannemelijk: je koopt immers een standaard pakket, ervan uitgaande dat de bedrijfsprocessen hierin voldoende ondersteund worden. En als dat niet zo is dan pas je toch gewoon je proces aan?
In een artikel van T.Allen in Finance en Control, wordt hier anders tegenaan gekeken. In het artikel - met als titel: De geheime saus die het rendement van ERP maximaliseert – wordt onderscheid gemaakt in 3 ‘soorten’ processen:
(1) de ondersteunende processen (stop dit in de standaard, besteed er geen extra tijd en geld aan). (2) standaard operationele processen (ook deze aansturen met standaard ERP). (3) de speciale processen waarin u onderscheiden bent van de concurrentie. Deze processen zorgen voor concurrentievoordeel, onderscheidend vermogen op de markt, enz. Door deze processen te standaardiseren, verdwijnt ook de specials saus van uw onderneming. Juist deze speciale processen (de organisatie als uitgangspunt!) passen vaak niet in de standaard; deze processen hoeven niet in de standaard geperst te worden. Hier loont het om waar nodig de software aan te passen aan de organisatie.
Bovenstaande gebieden (kennis en organisatie) zijn slechts 2 elementen die direct invloed hebben op het rendement. Een volgende keer zal ik nog een aantal andere gebieden benoemen die ook alles te maken hebben met het rendement van ERP, waarbij geldt dat veel factoren niet persé IT-gebonden zijn, maar de hele organisatie beslaan.
Image courtesy of www.logistiek.nl
