Wanneer een werknemer een declaratie doet, is het in veel organisaties nog zo dat de werknemer een papieren declaratieformulier moet invullen. Dit is voor de werknemer tijdrovend, maar ook voor de financiële afdeling die het moet verwerken en leidinggevende die het moet goedkeuren. In veel organisaties is dit een maandelijks terugkerende exercitie. Er kan tijd bespaard worden door dit proces anders in te richten.
We spraken met Gerard Bot, Manager Finance & Control bij Yakult Europe, over wat zijn ervaringen zijn met de module voor onkostenbeheer in Microsoft Dynamics 365 FO. Hij vertelt: 'Het grootste probleem hadden wij als administratie met creditcardhouders die niet op tijd hun declaraties (bonnetjes) opsturen en wij ze steeds moesten manen. Als belangrijkste voordeel zie ik dat het duidelijker is voor de creditcardhouder welke statements nog openstaan. Ook is er meer overzicht voor de declarant om de kosten op bepaalde financial dimensions te boeken. Gebruikers geven aan dat het een verbetering is van de gebruikerservaring, vooral bij gebruik van de app'.
Zelf declaraties bijhouden in F&O
De onkostenbeheermodule voorziet in verscheidene scenario’s waarin een werknemer zelf de declaraties bijhoudt. De meest gebruikte variant is de onkostennota, waarin onkosten zoals dinners, reiskosten en verblijfkosten kunnen worden bijgehouden. Tevens kan de werknemer aangeven hoe deze onkosten zijn betaald. Ze kunnen voorgeschoten zijn door de werknemer of betaald met de zakelijke creditcard.
Transacties van de zakelijke creditcard kunnen geïmporteerd worden in F&O en direct worden gematcht met gemaakte onkosten. Wanneer de werknemer het geld heeft voorgeschoten dan komt diegene als leverancier in D365 FO te staan. Met de volgende betaalronde wordt de werknemer uitbetaald. Het kan ook verplicht gemaakt worden dat een werknemer eerst een reisopdracht aanvraag doet die goedgekeurd moet worden voordat er reisonkosten worden gemaakt. Net als dat de dagvergoeding gelimiteerd kan worden. Op die manier kan bij bijvoorbeeld een project het budget beter beheerd worden. Ook voor een kasvoorschot is het mogelijk een aanvraag te doen.
Via internetbrowser of nóg eenvoudiger: de mobiele app
De onkostennota, reisopdracht of het kasvoorschot kan worden ingediend door de werknemer en zal een workflow moeten doorlopen. Net als met andere workflows in D365 FO, kan je dit volgens een bepaalde hiërarchie opzetten, zodat een aanvraag automatisch bij de leidinggevende van de werknemer terecht komt. Die kan de aanvraag vervolgens goedkeuren of afwijzen.
Een werknemer kan declaraties invoeren en indienen in D365 FO via de reguliere weg met een internetbrowser. Maar de makkelijkste manier is via de mobiele app van D365 FO. Hiermee is het mogelijk om direct een onkostennota op te stellen en de bijbehorende foto’s van bonnetjes of facturen bij te voegen. In plaats van het lang bewaren en maandelijks verzamelen van alle bonnetjes, kan de werknemer nu direct onkosten registreren en indienen.
Klaar met bonnetjes!
Als we het proces van de onkostenbeheermodule vergelijken met de verouderde werkwijze van papieren declaratieformulieren, dan kan er veel werk en daarmee tijd bespaard worden voor de werknemer en de financiële afdeling binnen een organisatie.
Wil je, net als Yakult Europe, van papieren bonnetjes af? We helpen je hier graag bij! Neem vrijblijvend contact op.