In een eerder blog (de drie basisconcepten die elke ERP-gebruiker moet kennen) schreef ik dat elke gebruiker van bedrijfsapplicaties (zoals ERP) iets moet snappen van de financiële kant van deze applicaties.
Ik merk dat kennisgebrek met betrekking tot de financiële kant van ERP-systemen tot een hoop onterechte uitspraken leidt (en bijbehorende frustraties):
- Het systeem is complex, als ik een fout maak is het niet meer op te lossen.
- Geef mij maar Excel, dat is tenminste flexibel!
- Wat een gebruiksonvriendelijk systeem: als ze nou de knop Verwijderen consequent op elke scherm hadden gezet, kan ik tenminste snel foutjes herstellen en verbeteren.
Bottomline: HET systeem? Waardeloos!
Naar mijn mening hebben veel van dit soort (herkenbare?) uitspraken niets met HET systeem te maken. Het onbegrip, de worsteling met het oplossen van fouten zit in het gebrek aan inzicht in operationele en financiële gevolgen van de taken die worden uitgevoerd in het systeem.
Inzicht in de achterliggende financiële processen is daarom een must! Het helpt daarbij niet dat we als financials onze eigen ‘geheimtaal’ hebben ontwikkeld. Vraag aan een willekeurig iemand buiten de financiële afdeling of hij/zij je de volgende termen even wil uitleggen: debit, credit, activa, passiva, rekeningschema, financiële dimensies, memoriaalboekingen, consolidaties, eliminatieposten, journaalposten, cash flow prognose, balans… en je krijgt de opmerking: ik ben geen boekhouder!
Laat dat nou niet waar zijn..! Door het gebruik van ERP, waarbij juist de financiële processen geautomatiseerd zijn, hebben veel operationele handelingen direct financiële gevolgen. Elke gebruiker is dus ook een beetje boekhouder. 😊
Daarom is het zo jammer dat bijna niemand in gewone woorden kan uitleggen wat boekhouden is. Daardoor ontbreekt het inzicht in de voordelen van het systeem: door informatie één keer in te voeren, worden de bijbehorende financiële en operationele gegevens direct geautomatiseerd verwerkt. Zo worden heel veel handelingen in één keer goed, snel en efficiënt verwerkt. Maar ook de aandachtspunten worden vergeten: wat is de impact van fouten, wat gebeurt er bij het niet tijdig verwerken van gegevens, etcetera...
Ik merk dat een beter begrip van het verhaal achter het systeem, dus ook het financiële deel, tot een veel beter inzicht, gebruik en acceptatie van het systeem leidt.
Omdat voor veel medewerkers ‘Finance’ toch een lastig vakgebied blijkt te zijn, heb ik samen met mijn collega een workshop ontwikkeld: Finance, hoe en wat? We leggen in één dag uit wat de basis van boekhouden is. Dit doen we in gewone taal en we maken de vertaling naar de financiële begrippen.
Boekhouden saai? Nee hoor! We spelen samen Monopoly, elke stap in het spel handelen we met behulp van een bijbehorende boekhouding af. Binnen één dag kan iedereen journaalposten maken, een periodeafsluiting uitvoeren, financiële dimensies toepassen en meer. Deze kennis draagt enorm bij aan een beter inzicht in de kracht en waarde van het gebruik van ERP. Ik krijg nogal eens te horen: nu snap ik eindelijk waarom de controller zo allergisch is voor allemaal eigen ‘Excelletjes’.
Daarom mijn pleidooi: zorg ervoor dat de geheimtaal van Finance begrijpelijk wordt voor elke gebruiker. Dit zorgt voor minder frustratie en een beter begrip en gebruik van ERP.
Harro Knook is opleidingsconsultant bij Mprise. Hij begon bij Mprise in 2010 en heeft 25 jaar ervaring op het gebied van opleiden en ERP-implementaties. Hij blogt over onderwerpen die te maken hebben met opleidingen, e-learning en verandermanagement.
