Herkent u dat? Verkopers die nieuwe prijsstructuren verzinnen die u niet in uw ERP systeem kunt vastleggen, en een binnendienst die niet door uw systeem wordt ondersteund in het opvolgen van al deze afspraken. Ze grijpen dan naar MS Excel, niet om geëxtraheerde gegevens te bekijken maar om nieuwe gegevens bij te houden.
Hoe fijn is het dan, dat er signalering is op verkoopovereenkomsten en dat er een standaard rapportage mogelijkheid is die de voortgang van deze afspraken in een overzicht laat zien.
Naast de traditionele prijsstructuren als prijzen per klant/klantgroep en kortingen per klant/klantgroep is Microsoft Dynamics AX2012 aangevuld met een schat aan prijs- en kortingsmogelijkheden. Deze functionaliteit zit verscholen in Verkoopovereenkomsten.
Vier nieuwe typen van toezeggingen
De mogelijkheden die AX2012 biedt zijn te ondervangen in een viertal typen toezeggingen:
- Heeft de verkoper de eerste honderd beeldschermen die klant X dit jaar gaat afnemen verkocht voor € 300,- per stuk, dan weet AX2012 hier raad mee (type = product hoeveelheid overeenkomst).
- Heeft de verkoper een korting gegeven van 10% op de eerste € 30.000,- aan artikel beeldscherm A, dan weet AX2012 ook hier raad mee (type = product waarde overeenkomst).
- Heeft de verkoper een korting gegeven van 2% op de eerste € 10.000,- aan audio apparatuur, dan weet AX2012 ook hier raad mee (type = productcategorie waarde overeenkomst).
- Heeft de verkoper voor alle producten uit de productcatalogus met een orderwaarde boven de € 1.000,- een korting van 5% beloofd, dan weet AX2012 ook hier weer raad mee (type = waarde overeenkomst).
Classificeren van verkoopovereenkomsten mogelijk
Alle overeenkomsten van een bedrijf zijn te classificeren, zodat medewerkers die verantwoordelijk zijn voor een bepaalde klasse van overeenkomsten, de juiste overeenkomsten kunnen filteren. Deze klasse is natuurlijk ook van toepassing voor rapportage.
Per verkoopovereenkomstregel is het minimale en/of maximale vrijgavebedrag aan te geven. Ook is per regel aan te geven of de maximale waarde of de maximale hoeveelheid van de overeenkomst door Dynamics AX moet worden afgedwongen. Komt het totaal bedrag of hoeveelheid van verkooporderregels, die afgeleid zijn van de overeenkomst, boven het de waarde of aantallen van de overeenkomst, dan gaat Dynamics AX weer de standaard prijzen en kortingen hanteren.
Is een verkoopovereenkomst volledig ingevoerd, dan is het nodig de status van de verkoopovereenkomst om te zetten van “In wachtstand” naar “Geldig vanaf” om de overeenkomst te activeren. Deze laatste status heeft betrekking op de begindatum van de overeenkomst.
Vrijgeven van verkooporders uit verkoopovereenkomsten
Vanuit een verkoopovereenkomst kunnen verkooporders worden vrijgegeven. Hiermee is de ontstane verkooporder direct gelinkt aan de verkoopovereenkomst. Een gebruiker kan de link naar de verkoopovereenkomst ook leggen bij het aanmaken van de verkooporder. Verkooporderregels van een eenmaal gelinkte overeenkomst, kunnen ten alle tijden worden ontkoppeld en opnieuw worden gekoppeld.
Bij het ontstaan van de koppelingen tussen de verkoopovereenkomst en de verkooporder checkt het systeem of de aantallen of bedragen de aantallen of waardes van de overeenkomst overstijgen, wanneer “Max is afgedwongen” is aangegeven in de overeenkomst. De gebruiker krijgt hiervan direct een melding en kan actie ondernemen in overleg met de klant.
De gemaakte verkooporders snoepen als het ware de overeenkomst op. Per verkoopovereenkomstregel is bij de uitvoering het resterend aantal aangegeven. Dit is onderverdeeld in een vrijgegeven, een inmiddels ontvangen en een gefactureerde hoeveelheid of bedrag.
De fulfilment is ook af te lezen in het rapport dat speciaal hiervoor gemaakt is in de verkoop en marketing module. Dit rapport is uit te draaien voor o.a. een specifieke overeenkomst, een classificatie van overeenkomsten een speciale klant of een speciaal artikel of een verloopdatum.
Nieuwsgierig geworden en wilt u het zelf ervaren. Verkoop- en inkoopovereenkomsten zijn een onderdeel van de training Distribution en Trade.
Image courtesy of Idea go / FreeDigitalPhotos.net
