Process Mining app: verbeterpotentieel van D365FO zichtbaar maken

In de afgelopen periode zijn Dynamics 365 Finance & Operations (D365FO) en het Power Platform meer met elkaar verweven en dit zal alleen nog maar toenemen. Een voorbeeld van de combinatie tussen D365FO en Power Platform is het gebruik van de Microsoft Process Mining app. Hierin kun je de Process Mining app gebruiken om verbeterpunten in D365FO processen zichtbaar te maken.

Wat is process mining?

Met process mining worden transactielogs vanuit een systeem gebruikt om te visualiseren hoe processen lopen. Door deze gegevens inzichtelijk te maken, krijg je een feitelijk beeld van hoe het proces in een systeem wordt doorlopen. Met de Process Mining app maak je als het ware een mijn om je daarmee helemaal in te kunnen graven in het proces. Op basis van deze mijn graaf je de systeemfeiten op en visualiseer je deze om te bepalen of er procesverbeteringen mogelijk zijn.

Een voorbeeld vanuit D365FO:

Veel organisaties gebruiken workflows in D365FO om boekingen van journalen of wijzigingen van data goed te laten keuren voordat ze definitief worden gemaakt. Alle stappen die deze goedkeuringsworkflow doorloopt worden opgeslagen in de workflowhistorie:

Deze workflowhistorie hebben wij ingeladen in de Process Mining app. De aangeleverde data wordt door de Process Mining app getransformeerd tot een patroon van het proces:

Process Mining herkent in bovenstaande afbeelding van de workflowhistorie op basis van tijdstippen die meekomen per workflowactie dat de ‘Submission’ de eerste stap is. Dit betreft het starten van de workflow in D365FO. Meestal wordt hierna een vervolgstap ‘Creation’ gemaakt. Als er uitzonderingen zijn, worden deze ook getoond - inclusief hoe vaak deze voorkomt. Hiermee krijg je een hoofdbeeld hoe het proces van de workflow in D365FO doorlopen is.

Je kunt hierbij op een verbinding klikken om de details te zien van twee stappen die achter elkaar uitgevoerd zijn. Wanneer je bijvoorbeeld klikt op de verbinding tussen ‘Creation’ en ‘Cancellation’, krijg je detailinformatie van de workflows die het meeste gecanceld zijn:

Hiermee kun je verder analyseren waarom juist deze workflows gecanceld worden en hierop acteren waar nodig. Wil je juist meer de hoofdlijnen ontdekken tussen de happy flow en de uitzonderingen hierop, dan kun je het ideale proces apart opslaan en als een ‘laagje’ over alle stappen heen leggen.

Door verschillende kleuren maakt de Process Mining app inzichtelijk welke stappen er verwacht worden (groen in bovenstaand voorbeeld) en welke stappen er buiten het ideale proces om ook zijn geweest (blauw in bovenstaand voorbeeld). Hiermee kun je besluiten welke stappen verder geanalyseerd moeten worden om verbeteringen in het proces van D365FO door te kunnen voeren.

Wat levert dit op?

Vaak is het lastig om processen te verbeteren. D365FO bevat niet alleen veel data, er leven ook nog verschillende gevoelens over hoe efficiënt het proces is. Process Mining ontrafelt het proces en maakt het inzichtelijk, waardoor je het feitelijk kunt maken waar bottlenecks zitten en je een totaalbeeld kunt krijgen.

Daarnaast kun je deze inzichten gebruiken om de grootste problemen te signaleren om een juiste prioritering aan te brengen in mogelijke verbeterpunten. Via de detailinzichten kun je terug naar de transacties in D365FO, waardoor je ook hier additionele feiten kunt ophalen.

In dit blog hebben we het voorbeeld van de workflowhistorie getoond, maar je kunt deze visualisaties maken van elk D365FO proces dat verschillende events (boekingen, statussen) doorloopt. Het doel van de Process Mining app is hierbij om zodanige informatie te tonen dat je kunt bepalen welke punten in het proces verbetert kunnen worden en hiermee processen efficiënter kunt laten verlopen.

Wil je meer weten?

• Sluit aan bij ons webinar van 13 november over de opmars van Power Platform i.c.m. D365FO
• Stel ons je vraag wanneer je een proces in D365FO inzichtelijk gemaakt zou willen hebben om het verbeterpotentieel te ontdekken