Veel van onze relaties denken na over de vraag óf en zo ja, wanneer ze zouden willen beginnen met het digital verwerken van hun inkoop- en kostenfacturen. Regelmatig komt tijdens de gesprekken hierover dan de vraag naar voren; Wat is het beste moment om te starten? Meestal zijn er wel meerdere redenen te bedenken om niet meteen te starten met het scannen van de inkomende facturenstroom. Redenen zoals; ‘We moeten eerst nog een ander project afronden’, ‘Wij ontvangen nog niet zo veel digitale facturen’ of ‘Daar wil ik pas op 1 januari mee gaan starten’.
De startdatum voor de introductie van factuurscanning binnen een bedrijf of organisatie is echt wel een aandachtspunt, maar laten we het niet groter maken dan het is. En er is overigens wel wat voor te zeggen om het begin van een nieuwe boekhoudkundige periode daarvoor te nemen. Bedenk echter wel dat bij veel organisaties de eerste vier maanden van het jaar, buiten de normale werkzaamheden, in het teken staan van de jaarafsluiting. Die jaarafsluiting moet er bij veel organisaties en bedrijven toch nog ‘even bij gedaan moet worden’. De vraag is dan ook of 1 januari (of de eerste kalenderdatum bij een gebroken boekjaar) wel zo handig is voor de aanvang van nieuwe projecten, zoals de digitalisering van inkomende facturen. Waarom zou je niet voor een andere datum kiezen?
Het nieuwe boekjaar is het ideale startmoment
Misschien lijkt 1 januari ideaal om op het digitaal verwerken van inkoopfacturen over te stappen. Want dan heb je een duidelijke scheiding vanaf welk boekjaar je de facturen digitaal beschikbaar hebt en welke facturen nog ‘in de kast in de kelder’ staan. Maar is deze datumscheiding wel zo ideaal als het lijkt? Januari is voor de meeste financiële afdelingen een drukke maand, omdat ‘de cijfers moeten worden opgeleverd’. Naast de normale werkzaamheden, worden in deze maand de laatste facturen van het voorgaande jaar geboekt en worden de voorbereidingen voor de afsluiting van het oude boekjaar getroffen. Daar komt nog bij dat relatief veel personeel bij veel bedrijven in de laatste twee weken van december nog wat vrije dagen opnemen en ook dat is, in dit kader, niet altijd even handig, omdat werkzaamheden dan blijven liggen tot na nieuwjaarsdag.
Klanten die op 1 januari starten komen in de praktijk wat moeizaam op gang en dat is heel jammer, omdat de start met factuurscanning echt heel snel en soepel kan verlopen. Het heeft echter, zoals elke organisatiewijziging of manier van werken, wel de juiste hoeveelheid aandacht nodig. En als er dan echt op 1 januari gestart moet worden, dan is het aan te bevelen om in november/december al de facturen digitaal te verwerken (naast de oude werkwijze), zodat het per 1 januari in het nieuwe boekjaar net zo gemakkelijk gaat en je dan dus direct tijd kunt besparen, omdat de periode van ‘inleren’ al achter de rug is. Tijd die je in januari zo goed kunt gebruiken voor al die andere bijkomende werkzaamheden.
Te weinig digitaal aangeleverde facturen
Het wachten tot het moment waarop je leveranciers je meer digitale facturen gaan mailen lijkt op het paard achter de wagen spannen. Als je niet begint met het digitaal verwerken van facturen, die per e-mail binnenkomen, dan ga je ook je leveranciers nog niet aanmoedigen om facturen digitaal aan te leveren. Hoe lang wil je digitale facturen nog op papier blijven afdrukken, om ze vervolgens in een ordner in de kast te zetten?
In een volgende blog ga ik in op de doorlooptijd en het moment waarop idealiter wél gestart kan worden met inkoopfactuurscanning.
