Succesvol implementeren van ERP een utopie?

Met enige regelmaat verschijnen rapporten waarin het succes van ERP implementaties onder de loep wordt genomen. In deze rapporten wordt - op basis van vergelijkend onderzoek tussen ERP-leveranciers - gezocht naar de mate van succes van ERP-implementaties. In de meeste rapporten wordt ook Microsoft Dynamics betrokken.

Al lezend valt een aantal zaken op:

1. De actuele doorlooptijd en de actuele kosten vallen hoger uit dan vooraf gepland.
2. De voordelen van de implementatie zijn niet goed kwantificeerbaar (en daardoor is de terugverdientijd langer dan verwacht of niet meetbaar).
3. Maatwerk is vrijwel onontkoombaar om Microsoft Dynamics te implementeren.
4. Tijdens het live gaan moet rekening gehouden worden met een (grote) verstoring van het operationele proces.

Als je dit lijstje nog eens overziet; vraag je je af of het wel mogelijk is om succesvol ERP te implementeren. Immers: de implementatie duurt langer, kan niet binnen de standaard, geeft verstoringen bij het live gaan en terug verdienen? Dat is nog maar de vraag...

Bezwaren bij gepubliceerde onderzoeken over ERP inplementaties

Bij dit beeld – dat succesvol implementeren erg lastig of zelfs een utopie is – is wel een aantal kanttekeningen te plaatsen. Ik wil twee kanttekeningen plaatsen bij de gepubliceerde rapporten en onderzoeken:

1. De brongegevens worden niet bekendgemaakt. Anders gezegd; vanuit een statistisch oogpunt kun je alleen valide conclusies trekken als je een a-selectieve steekproef onder een brede (objectieve) populatie uitvoert. Omdat de brongegevens meestal niet worden gepubliceerd, kun je als lezer de conclusies niet zelf valideren. Dat vraagt om terughoudendheid bij het zomaar overnemen van resultaten en conclusies.
2. De aanbevelingen op basis van de geconstateerde problemen resulteren vaak in algemene aanbevelingen. Hierbij wordt geen recht gedaan aan de startsituatie (onder welke condities en met welke keuzes vooraf is een project gestart), ook worden de aanbevelingen niet gekwantificeerd (niet duidelijk meetbaar).

Hoe dan Microsoft Dynamics succesvol implementeren?

De onderzoeksrapporten geven tal van overzichten waarin wordt gemeten hoe succesvol een project is. Deze overzichten geven niet zomaar een antwoord op de vraag: hoe moet het dan wel?

De crux van het antwoord ligt in het omdraaien van onderzoeksresultaten: door oorzaken aan te wijzen kijk je alleen terug op wat niet goed is gegaan; op wat gebeurde. Zinvoller is om concreet aan te geven hoe je kunt voorkomen dat de ERP-implementatie uit de hand loopt (op voorhand dus). Oftewel op basis van de oorzaken succesfactoren te bepalen (die niet alleen kwalitatief, maar ook kwantitatief zijn).

Eén van de recent verschenen onderzoeken is een onderzoek van Panorama consulting: het verrassende in dit onderzoek van Panorama consulting is dat (maar) 22% van de oorzaken ligt in de software (maatwerk te laat geleverd, technische issues). Dat betekent dus in bijna 80% (!!) van de gevallen software niet de oorzaak is van niet tijdig en binnen budget implementeren van de ERP-oplossing.

Ik vind dit verrassend, omdat in de wandelgangen toch vaak de software en de implementatiepartner de schuld krijgt van een falende/vertraagde implementatie.

Succesvol implementeren is in grote mate afhankelijk van een aantal factoren rondom de ERP-implementatie. De organisatie moet niet veranderen (stabiel zijn); scope van het project moet duidelijk (en eenduidig) zijn vastgesteld; de processen moeten objectief zijn vastgesteld; kennis en kunde van de medewerkers moet op het juiste niveau worden gebracht. Anders gezegd: zie een ERP-implementatie breder dan alleen als een IT-project. Manage ook de 80% van factoren die buiten de software en partner omgaan.

Door mijn ervaring weet ik dan ook dat het heel goed mogelijk is om binnen tijd en budget te implementeren, en zo de basis te leggen voor een succesvolle implementatie. Ik heb meerdere implementaties gedaan, die wel degelijk binnen afgesproken tijd en budget zijn gerealiseerd.

In mijn volgende blog ga ik verder in op 5 factoren die het succes van een ERP-implementatie (dus ook van Microsoft Dynamics) bepalen.

----

Deze blog is o.a. gebaseerd op een rapport van Panorma consulting solutions; Clash of the Titans 2016; http://panorama-consulting.com/resource-center/clash-of-the-titans-2016-sap-vs-oracle-vs-microsoft-dynamics)

 Image afkomstig van Stuard Miles via www.freedigitalphotos.net