Bedrijven zijn complex. Alles hangt met elkaar samen en het is niet altijd gemakkelijk om de vingers achter een probleem te krijgen. Laat staan dat je er een afdoende oplossing voor kunt bedenken. Dat complexiteit niet gemakkelijk te hanteren is weten we wel. Probeer maar eens een oplossing te leveren aan een verstoorde relatie waar een aantal mensen bij betrokken is. Dat is haast onbegonnen werk. Zeker voor amateurs. In ieder geval kun je een bijdrage wel vergeten als je jezelf niet eerst grondig hebt verdiept in wat er nu eigenlijk aan de hand is.
Bij een ERP implementatie is het niet anders. Er is een probleem in de organisatie waarvoor je denkt dat de implementatie van een ERP pakket een oplossing levert. De organisatie is complex. Dat betekent dat je tijd moet investeren in het begrijpen wat er eigenlijk aan de hand is.
Staat het ERP pakket eigenlijk wel ten dienste van je organisatie?
De eerste vraag die je jezelf moet stellen is: in welk opzicht staat een ERP software pakket eigenlijk ten dienste van een organisatie? Een bedrijf is voor de uitvoering van zijn business operaties afhankelijk van informatie. Informatie die uitsluitend buiten de grenzen van de organisatie beschikbaar is en informatie die binnen de organisatie beschikbaar is.
Laten we voor de eenvoud even binnen de organisatie blijven. Nu is het zo dat informatie die binnen de organisatie beschikbaar is ook door de medewerkers zelf is vastgelegd. Die vastgelegde gegevens worden, eventueel na bepaalde bewerkingen te zijn ondergaan, ook weer voor de medewerkers uit de organisatie beschikbaar gesteld. Dit is kort door de bocht wat een ERP pakket zou moeten doen. Het is een stuk techniek dat de informatieverwerking ondersteunt. Niets meer en niets minder.
Hoe koppel je een ERP software pakket aan je organisatie?
De vraag die nu opkomt is: Als het ERP software pakket en de organisatie met elkaar verbonden moeten worden, waaraan in de organisatie moet het pakket dan verbonden worden? M.a.w. wat is het haakje in de organisatie waaraan het ERP software pakket wordt opgehangen. Tegenwoordig wordt dan al snel geroepen dat het haakje een bedrijfsproces is. Alsof een bedrijfsproces iets is waar je wat aan vast kunt koppelen. Wie is het bedrijfsproces dan, en hoe zou dat dan moeten? Ik kan hier weinig mee en vraag me dan toch wel af of degene die dit beweert wel begrijpt wat hij zegt. Nee, antwoorden op complexiteiten liggen meestal niet zo voor de hand.
Gedachtenexperiment!
We gaan een tandje dieper. Daarvoor moeten we terug naar de essentie van de organisatie. Dat wil ik doen aan de hand van het volgende gedachtenexperiment.
Neem je eigen organisatie in gedachten. Je ziet dan mensen voor je die allerlei van activiteiten uitvoeren. Er wordt druk gecommuniceerd onderling en met klanten en leveranciers. Zij hanteren gereedschappen of productiemachines. Je ziet transportmiddelen voortbewegen. Je ziet ook de organische structuren waarbinnen managers leiding geven aan afdelingen, aan teams, enz. enz.
Breek nu in gedachten alle organisatiestructuren af. Hef afdelingen, business units, teams op. Schaf alle hiërarchische relaties af. Als je dit hebt gedaan blijven de medewerkers met hun gereedschap, productiemachines, computers, ed. over.
Verwijder nu vervolgens alle communicatie middelen en de opslagplaatsen van informatie. Zoals computers, netwerken, papier en pennen, ladekasten die vol staan met documenten. Nu blijft erover een groep van mensen die twee dingen doen, namelijk ze doen het werk waarvoor ze zijn aangesteld en ze coördineren hun werkzaamheden met elkaar. (er zijn nu natuurlijk ook wel een aantal functies vervallen……)
Het ERP software pakket ondersteund de medewerker en niet andersom!
Dit gedachtenexperiment toont de oervorm van de organisatie. Het is de essentie van de organisatie en daarin staat de mens centraal. Die mens doet in essentie in een organisatie maar twee dingen, namelijk: hij produceert en hij coördineert. Nu wordt het haakje zichtbaar waaraan het ERP pakket moet worden opgehangen: het is niet het proces, maar de medewerker. Het ERP pakket moet dus in essentie de medewerker ondersteunen in zijn beide soorten van werkzaamheden, namelijk het produceren en het coördineren.
[Image courtesy of Photostock / FreeDigitalPhotos.net]
Joop de Jong is directeur bij Mprise en bij Mprise Agriware. Hij heeft 30 jaar ervaring met de ontwikkeling en de implementatie van ERP software in veel verschillende sectoren. Hij is gepromoveerd op een onderwerp uit het domein business-IT alignment. Hij blogt over onderwerpen die te maken hebben met het optimaal inzetten van IT voor de ondersteuning van business processen.
