Het nieuwe jaar is weer aangebroken. Dit betekent dat accountants bij organisaties over de vloer komen om de stand van zaken te beoordelen en de jaarrekening goed te keuren. Bij onze klanten zien we twee onderwerpen die vanuit deze jaarcontrole in combinatie met AX / Dynamics 365 for Finance & Operations weer aandacht krijgen:
- Autorisaties: Risico’s liggen altijd op de loer doordat medewerkers te veel rechten of onjuiste rechten hebben. Dit kan voor veel problemen zorgen, zoals later in deze blog geschetst. Accountants zullen altijd onderzoeken of u genoeg doet om de risico’s te verkleinen.
- Voorraadwaardering: Omdat voorraad bij veel organisaties een grote balanspost is, voeren accountants hier diverse controles op uit. Het feit dat dit vaak veel transacties betreft in combinatie met de specifieke waarderingsberekeningen in Microsoft Dynamics AX, vraagt dat om goede inzichten.
Autorisaties; staan uw rollen en rechten goed?
Rollen en rechten van gebruikers zijn cruciaal voor een accountant. Risicobeperking is hierin het meest essentiële aspect. Wat zijn risico’s waar accountants op doelen?
Fraudegevoelige zaken
Een crediteurenbeheerder kan bankgegevens van een leverancier aanpassen. In het “gunstigste” scenario maakt hij of zij onbewust een fout. In het ergste geval vult iemand moedwillig andere bankgegevens in om geld over te laten maken naar een andere rekening. Een ander risico is dat de toegang tot bankgegevens in leveranciers bij te veel gebruikers aanwezig is.
Systeemintegriteit
Ook voor uw systeemintegriteit is het van belang dat de rechten goed zijn ingedeeld. Het komt vaak voor dat gebruikers toegang hebben tot parameters van modules, maar geen idee hebben dat de impact van wijzigingen hierin het totale proces kunnen beïnvloeden. Het gevolg is dat het systeem compleet anders kan gaan reageren dan verwacht. In het ergste geval kan het wijzigen van één parameter leiden tot een business standstill. U zult niet de eerste zijn die dit overkomt.
Risicobeheersing
Welke risico’s loopt uw organisatie? Hebt u inzicht in de rechten van uw gebruikers en de mogelijke (SOD)conflicten hierin? Heeft uw organisatie naast rollen en rechten ook voldoende autorisatie mogelijkheden ingericht die hierop aansluiten zoals bijvoorbeeld controle dashboards, workflows, databaselogs om cruciale wijzigingen achteraf te traceren?
Lees meer over autorisaties in ons E-book: "In control met autorisaties binnen Dynamics AX en 365 F&O". U kunt deze hieronder donwloaden.
Voorraadwaardering in Microsoft Dynamics AX en Finance and Operations
Voor veel organisaties betreft de voorraad een grote post op de balans en daarom geven accountants hier veel aandacht aan. Toch leven er in organisaties vaak veel vragen rondom voorraadwaardering bij AX in het algemeen en de aansluiting met het grootboek hiervan.
De flexibiliteit van de voorraadwaardering
Een groot deel van de vragen heeft te maken met de flexibiliteit die het systeem biedt in combinatie met de manier waarop de daadwerkelijke voorraadberekening plaatsvindt. De flexibiliteit uit zich namelijk in de vele set-ups die mogelijk zijn. Met daarbij de voorraadberekening die bij veel waarderingsmethodieken een combinatie van een tijdelijke GIP (Gemiddelde inkoopprijs) en een definitieve kostprijs is. Die wordt bepaald op het moment van afsluiten van voorraad.
Grip op de waardering van uw voorraad
In hoeverre heeft uw organisatie volledig grip op de waardering van de voorraad? Kunt u alle vragen van de accountant met een gerust hart beantwoorden en de benodigde gevraagde onderbouwing zonder al te veel inspanning tonen? Is er voldoende inzicht in de inrichtingsmogelijkheden? Weet u zeker dat u alle vereiste processen uitvoert om de waarderingsmethodieken juist en volledig toe te passen?
Wij helpen u graag
Inmiddels hebben wij met veel verschillende klanten vraagstukken rondom autorisatie en voorraadwaardering opgepakt, vaak met veel zekerheid en geruststelling tot gevolg. Om te zorgen dat gebruikers voldoende basiskennis krijgen, hebben wij voor zowel autorisaties (zie training) als voorraadwaardering (zie workshop) een training of workshop ontwikkeld. Daarnaast pakken wij graag samen met u uw vragen en problemen op. Wij willen u helpen om voldoende grip te krijgen op autorisaties en / of voorraadwaardering om de accountants goed te woord te staan!
