Misschien herkent u het wel. Er wordt een nieuwe versie van uw huidige software, een geheel nieuw ERP-systeem of een kersverse module voor magazijnbeheer geïmplementeerd.
Wat de specifieke situatie ook is, één ding is zeker: zij levert flink wat werk en stress op. Of dit u persoonlijk raakt, hangt af van diverse zaken: waar in het proces bevindt u zich, hoe goed wordt het implementatieproces voorbereid en/of beheerd en staan alle neuzen dezelfde kant uit? Dé stelregel: een goed begin is het halve werk. De vraag is echter wáár u dan precies mee moet beginnen.
Is uw bedrijf klaar om te implementeren?
Het is zinvol om eerst te bepalen waar u staat – als bedrijf, als afdeling én als medewerker. Stel uzelf de volgende vragen:
- Wat is ons bestaansrecht en hoe geven we in dit implementatietraject daar vorm en inhoud aan?
- Wat is de motivatie van de deelnemers aan het implementatieproject?
- Wat zijn de ontwikkelingen in de markt waarop we – op korte of lange termijn – moeten inspelen?
- Welke rollen zijn er in ons bedrijf, hoe zijn de verantwoordelijkheden belegd en welke risico's hebben we geïdentificeerd voor het slagen van het implementatieproject?
- Welke andere projecten lopen momenteel in ons bedrijf en hoe beïnvloeden deze het implementatietraject?
- Hoe zien onze processen er momenteel uit (de 'ist'-situatie) en hoe zullen ze er in de nabije toekomst uitzien (de 'soll'-situatie)?
- Hoe gaan we om met verandermanagement en communicatie met betrekking tot het implementatieproject?
Van theorie naar praktijk: 3 tips
De bovenstaande vragen vormen een goede leidraad voor een plan van aanpak, maar in de praktijk merken wij dat organisaties hier vaak niet aan toekomen. Begrijpelijk, want u moet hier de ruimte en energie voor hebben. Als het management budget en tijd vrijmaakt om handen en voeten aan dit proces te geven met interne en/of externe experts, is dat erg fijn. Gebeurt dit niet, dan zien wij vaak dat de plannen, het enthousiasme en de focus sneuvelen of drastisch veranderen tijdens het implementatietraject, omdat zij door de realiteit worden ingehaald.
Het gevolg: budgetoverschrijdingen en ingrijpende wijzigingen in de plannen. Hoe voorkomt u zo'n situatie? Door deze 3 tips op te volgen:
- Heb uw visie, uw missie en de beoogde situatie scherp voor ogen. Zorg ook dat hierover een consensus bestaat met de stakeholders.
- Gebruik een goede methodiek om de zaken onder punt 1 helder te krijgen, zoals Design Thinking.
- Definieer de rollen in het proces tot in de details. Zorg dat de juiste persoon de juiste rol heeft en goed is toegerust binnen die rol.
Mijn Harro collega gaat in een ander blog ook op dit onderwerp in op: 5 randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie.
Haal meer rendement uit uw implementatie door de kansen en risico`s van de implementatie in kaart te brengen. Vraag hieronder de Power Scan aan om goed voorbereid aan de implementatie te beginnen. Een goed begin is het halve werk.
