Veel bedrijven die overwegen een overstap te maken naar het digitaal verwerken van hun binnenkomende facturen, stellen ons dezelfde vraag; Wanneer is het beste moment om te starten? In de praktijk merken wij dat er altijd wel een reden te bedenken is om niet meteen te starten met het scannen van de inkoopfacturen. Veel gehoord zijn; ‘We hebben nog een ander project wat meer prioriteit heeft’, ‘Daar wil ik pas op 1 januari mee gaan starten’ of ‘Wij ontvangen nog niet voldoende facturen digitaal per e-mail’
Zeker dat laatste is een kip/ei verhaal. Als je niet begint met een oplossing voor het digitaal verwerken van facturen, ga je ongetwijfeld ook je leveranciers nog niet aanmoedigen om facturen digitaal aan te leveren. Het startmoment voor de introductie van Invoice Management binnen een bedrijf of organisatie is soms echt ‘een ding’. Hier is overigens ook vaak wel wat voor te zeggen. Buiten de normale werkzaamheden gedurende het hele jaar, staan de eerste vier maanden van het jaar in het teken van de jaarafsluiting, die er bij veel bedrijven toch nog even bij gedaan moet worden. Toch is 1 januari vaak heilig binnen organisaties voor de aanvang van nieuwe projecten, zeker voor de digitalisering van inkomende facturen. Maar is dit nu eigenlijk wel zo handig?
Het lijkt ideaal om op 1 januari over te stappen op het digitaal verwerken van inkoopfacturen. Op deze manier heb je een duidelijke scheiding vanaf welke periode je facturen digitaal beschikbaar hebt en welke facturen nog in het fysieke archief staan. Maar is dit wel zo ideaal als dat het lijkt? Op vrijwel iedere financiële afdeling is januari een drukke maand. In deze maand worden, naast de normale werkzaamheden, de laatste facturen van het voorgaande jaar geboekt en de voorbereidingen voor de jaarafsluiting getroffen. In de laatste twee weken van december is de bezetting binnen veel organisaties bovendien erg dun en ook dat is niet altijd even handig.
In de praktijk zien wij de klanten die op 1 januari starten wat moeizaam op gang komen en dat is eigenlijk zonde. De opstart van Invoice Management kan echt heel snel verlopen, maar het heeft, zoals iedere verandering in de organisatie, wel de nodige aandacht nodig. Als je echt op 1 januari wilt beginnen, zorg dan dat je in november/december al een volledige maand facturen digitaal verwerkt, zodat je het in januari van het nieuwe jaar makkelijker doet en direct tijd kunt besparen. Tijd die je zo goed kan gebruiken bij het uitvoeren van de andere werkzaamheden.
Wanneer men een overstap overweegt naar de digitalisering van de inkomende facturen is de verwachtte implementatie- en doorlooptijd een belangrijk issue. Binnen veel organisaties leeft de verwachting dat er minimaal een paar dagen training nodig zijn voor zowel key-users als eindgebruikers. Gek genoeg is deze verwachting niet alleen bij grote organisaties aanwezig, maar ook bij kleinere MKB bedrijven waar de factuuraantallen lager zijn en facturen bovendien over weinig schijven gaan.
De doorlooptijd van een implementatie is voornamelijk afhankelijk van de grootte van de organisatie en de keuze tussen de lokaal geïnstalleerde variant of de online variant van Invoice Management. Binnen kleinere organisaties, waar facturen over weinig schijven gaan, is Invoice Management over het algemeen binnen één à twee weken volledig geadopteerd binnen de organisatie en weten mensen eigenlijk niet meer beter. Binnen grotere organisaties merken wij een belangrijk verschil tussen de begrippen implementatie en doorlooptijd. Ook al is Invoice Management binnen enkele dagen geïmplementeerd, de totale doorlooptijd kan om diverse redenen een stuk langer zijn. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het verder afstemmen van inkoopordermatching en de uitrol van Invoice Management over verschillende vestigingen.
Indien je gebruik wilt maken van de online variant van Invoice Management, neemt de uitleg ca. één uur in beslag, waarbij we aan de hand van enkele gescande facturen je systeem direct gaan inrichten. Wij geloven niet zo in ‘iets voordoen’, waarna je dit zelf mag herhalen. We zijn ervan overtuigd dat je een systeem als Invoice Management het beste kunt inrichten en leren kennen door er in de praktijk mee te werken. Tijdens het gebruik van Invoice Management gebeurt het vast wel eens dat er vragen naar voren komen. Als je wil, kun je bijna iedere vraag zelfstandig oplossen met behulp van de blogs en filmpjes op onze website. Vanzelfsprekend staat onze servicedesk ook voor je klaar om jouw vragen te beantwoorden.
Tijdens de implementatie zal de persoon die de facturen boekt uitleg krijgen, omdat voor deze persoon de werkwijze het meest zal veranderen. Voor de goedkeurders blijkt in de praktijk dat zij zonder uitleg probleemloos aan de slag kunnen met Invoice Management. Het enige verschil voor hen is dat ze geen mapjes met facturen meer krijgen, maar een e-mail notificatie krijgen om een factuur digitaal te controleren.
Het moment dat je gaat starten, bepaal je uiteraard altijd zelf. Een geheel digitaal boekjaar is natuurlijk een mooi streven, maar zeker geen verplichting. Een boekjaar is en blijft vooral een administratieve ‘verplichting’ en niet een praktische, harde scheidslijn. Iedere gebruiker die is overgestapt van het traditioneel verwerken van facturen naar digitale factuurverwerking, komt een keer op het heikele punt dat er een factuur wordt gezocht die dateert van de periode voordat men gestart is. Juist dit scenario geeft meteen antwoord op de boven gestelde vraag. Nee, er is geen ideaal moment om te starten of eigenlijk beter; ja, ieder moment is ideaal om te starten. Het moment dat iemand een factuur zoekt die nog dateert van net voor het startmoment van digitaliseren, komt toch wel. Of je nu in januari begint, in april of juli. Iedereen loopt tegen dat moment aan en denkt dan nog maar één ding; was ik maar eerder begonnen met digitaliseren, dan had ik die factuur allang teruggevonden….
Image courtesy from hyena reality via freedigitalphotos.net