Worstelen met 'Vaste Prijs' projecten in Microsoft Dynamics AX

Regelmatig merk ik dat organisaties worstelen met de vraag of vaste prijs projecten juist zijn ingericht en of de mogelijkheden van de projectenmodule in Microsoft Dynamics AX voldoende worden benut. Een oorzaak van verwarring is het type ‘vaste prijs’ project.

Marinus Nijhoff: ‘Lees maar, er staat niet wat er staat’.

Vaste prijs projecten in AX

Een project binnen Dynamics AX is van een bepaald type. De belangrijkste typen zijn: ‘vaste prijs’ en ‘tijd en materiaal’. Binnen ‘vaste prijs’ projecten wordt de omzet geboekt onafhankelijk van de geboekte kosten maar op basis van het voltooide percentage of aan het einde van het project. Met ‘tijd en materiaal’ projecten kan gefactureerd worden op basis van de verkoopwaarde van de kosten en op basis van afgesproken termijnen. ‘Tijd en materiaal’ projecten kennen geen mechanisme om op basis van de voortgang in het project te factureren. Dit i.t.t. ‘vaste prijs’ projecten.

Bij ‘vaste prijs’ projecten is sprake van de:

• Contractwaarde, de afgesproken prijs voor het project;
• Prognose, de begroting voor het project, en
• Kosten, de kosten die op het project worden geboekt.

Zoals ik hiervoor al aangaf kan voor de boeking van de omzet van een ‘vaste prijs’ project worden gekozen uit twee methodes, namelijk:

• Voltooid percentage, bij deze methode wordt omzet geboekt op basis van het voltooid percentage. Het voltooid percentage wordt bepaald op basis van een prognose en de hoeveelheid werk die is verricht.
• Voltooid contract, bij deze methode worden de kosten en de omzet voor een project aan het einde van een project geboekt.

Aandachtspunten

Het is niet mogelijk als je gebruik maakt van type ‘vaste prijs’ project om de afgesproken contractwaarde financieel te boeken. In veel organisaties bepaalt de projectleider, buiten de Dynamics AX oplossing om, wat de status is van het project. De administrateur maakt dan simpelweg een boeking voor de omzet die moet worden genomen.

In de praktijk kom ik nogal eens maatwerk tegen voor vaste prijsprojecten terwijl het eigenlijk neerkomt op een simpele omzet boeking door de administrateur.

Oplossingen voor ‘vaste prijs’ projecten

Dynamics AX kent twee andere manieren voor het verwerken van ‘vaste prijs’ projecten:

1. Ten eerste kunnen ‘tijd en materiaal’ projecten als ‘vaste prijs’ projecten worden ingericht. Dit heeft als groot voordeel dat de contractwaarde financieel geboekt kan worden.
2. Verder is er in Dynamics AX2012 een nieuwe mogelijkheid bij gekomen. In de branche oplossing voor Service industrie kunnen facturatie regels worden toegevoegd. Facturatie regels hebben verschillende types, onder meer het type ‘voortgang’. Bij deze facturatie regel kan een contractwaarde worden vastgelegd. Door eenvoudig een percentage in te geven wordt een deel doorbelast wat je met de klant hebt afgesproken.

Beide methodes zijn simpeler dan de standaard optie 'vaste prijs' projecten en geven meer mogelijkheden voor financiële rapportage. Zo kan het dus beter zijn om een ‘vaste prijs’ project als een ‘tijd en materiaal’ project in te richten.

Geinteresseerd in de brancheoplossing Service Industries?  Neem contact met ons op of schrijf u in voor de training door op onderstaande button te drukken.