Yakult, bekend van de kleine flesjes vol goede bacteriën, werkt samen met Mprise om slimmer en beter gebruik te maken van hun systemen. Het bedrijf is van oorsprong Japans en is sinds begin jaren ’90 actief op de Nederlandse markt. Vanuit het kantoor in Almere, tevens de productielocatie, wordt de complete Europese markt voorzien.
.png?width=249&height=249&name=Gerard%20Bot%20(1).png)
‘We produceren hier de flesjes Yakult. Dat doen we van het ruwe product tot wat je in de supermarkt koopt. Zelfs de flesjes maken we hier op locatie. Maar natuurlijk ook de bacterie die Yakult uniek maakt’.
In gesprek met Gerard Bot, Manager Finance & Control bij Yakult, bespreken we zijn uitdagingen en kijken we terug op de lange en succesvolle samenwerking tussen Yakult en Mprise. Een samenwerking die in 2008 begon. ‘Ik ben in 2008 begonnen bij Yakult. Vanuit mijn geschiedenis had ik geen ervaring met ERP-systemen. Dus ik zocht online naar Dynamics trainingen en kwam toen bij Mprise terecht. Wij gebruikten toen nog Navision. De trainingen die ik heb gevolgd waren heel mooi in balans. Praktijk en theorie vulden elkaar mooi aan’. Daar is de basis van de samenwerking gelegd.
Jaren later maakte Yakult de keuze om Navision te vervangen voor Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations. Gerard vertelt hierover: ‘Onze implementatiepartner gaf toen aan dat zij zelf geen trainingen gaven en daarvoor Mprise wilden inzetten. Hylke en Sicco hebben hier toen trainingen over Finance, Accounts Payable en Supply Chain gegeven. Die hebben we na de trainingen nog veelvuldig gezien, want Sicco heeft bijvoorbeeld ook geholpen om later het Masterplanning-systeem in te richten’.
‘Tijdens de ‘Gert-dagen’ optimaliseren we het productieproces in D365 F&O'
Mprise helpt Yakult onder andere op Finance vlak met vast ingeplande dagen. Dynamics 365 trainer, expert en MVP Hylke Britstra komt maandelijks langs om ‘opgespaarde’ issues op te pakken. Er is altijd een agenda en die lopen we op die dag af. Alle finance-collega’s vanuit Yakult in Europa sluiten aan bij dit soort dagen. En inmiddels hebben we ook ‘Gert-dagen’. Consultant Gert Goris (Productie, Planning en Supply Chain) helpt ons tijdens deze Gert-dagen om het productieproces te optimaliseren in D365 F&O’.
Technologie bij Yakult
Yakult is van oudsher een gebruiker van de Microsoft Stack. Dat is ook na de implementatie van D365 F&O zo gebleven. ‘We hebben het uitgangspunt, Cloud-first en Microsoft-first. We zijn momenteel bijvoorbeeld bezig met Power BI en met Power Automate, Power Apps’.
De reis naar optimalisatie begon toen Yakult overstapte van het gebruik van Navision On Premise naar Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations in de Cloud. Deze migratie was een technologische verschuiving. Bij de implementatie, maar ook een strategische beslissing om het proces te starten met de Franse vestiging als een kleinschalige pilot. Dit resulteerde in een vlotte implementatie en geleidelijke uitrol naar andere dochterondernemingen. ‘Dat bleek uiteindelijk een goede beslissing. We zijn daar op 1 juni 2019 live gegaan. Van daaruit zijn we ook de andere OpCo’s gaan implementeren. De laatste is in maart vorig jaar live gegaan. Dat was wat later dan we aanvankelijk hadden bedacht, maar dat kwam door een extern pakket dat minder eenvoudig overgezet kon worden’.
Process Mining met Power Platform in Dynamics 365 Finance & Operations
De initiële betrokkenheid begon rond trainingen en optimalisaties. Inmiddels verkennen we samen nieuwe technologieën in Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations. Met de focus op Process Mining wordt met behulp van Power Platform gewerkt aan het identificeren en optimaliseren van processen. ‘Een simpel voorbeeld is dat wij soms voorraad moeten afboeken omdat de houdbaarheid te kort is geworden om te verkopen. Die staat op dat moment nog wel in de voorraad en moet vernietigd worden. Binnen sommige OpCo’s koos men ervoor om dergelijke instructies middels een salesorder te communiceren. Als je dat niet tijdig opmerkt, dan zie je dat zulke acties je data vervuilen’.
Bijzondere rol in de ERP-lifecycle
Mprise Improve, de unit die diensten uitvoert voor Yakult, implementeert geen Dynamics 365 Finance & Operations, maar heeft wel decennia ervaring met Microsoft Dynamics en kent het ERP-systeem beter dan welke organisatie in Nederland dan ook. Over het algemeen vervullen wij dus een rol die vooral heel waardevol is tijdens de aanvang en na een implementatie. ‘Ik denk dat iedereen de implementatiefase als ingewikkeld heeft ervaren. De implementatiepartner kwam een dag of een halve dag langs om een onderdeel te demonstreren en aan te geven wat er ingericht moest worden. Maar zo een veelomvattend en complex systeem zoals Dynamics 365 F&O ligt op dat moment zo ver af van wat je gewend bent, dat je eigenlijk helemaal niet weet waar je mee bezig bent. Dat leer je pas als je er een tijdje mee hebt gewerkt.
Wij hebben een aantal jaren genomen om onze processen te documenteren. Dat bleek achteraf onnodig, want tijdens de implementatie keek niemand meer naar die documenten en begonnen we eigenlijk weer van voor af aan. We hadden veel sneller kunnen beginnen als we minder aandacht hadden besteed aan het leesbaar vastleggen van onze processen voor de implementatiepartner.
De mensen die wij als key-user hadden gevraagd voor het projectteam, zullen zich waarschijnlijk niet voldoende gerealiseerd hebben wat er van hen werd verwacht. Als wij hen bij aanvang van de implementatie hadden getraind in hun rol, waren we als projectteam waarschijnlijk effectiever geweest. Waarschijnlijk hadden we daarmee ook wat problemen getackeld aan de voorkant die we nu wel hebben ervaren, omdat mensen niet precies wisten wat er van ze werd verwacht’.
‘Een samenwerking die mij een comfortabel gevoel geeft’
Vanuit Mprise zijn wij erg blij met een samenwerking zoals die met Yakult. Over alle linies waarop wij een bijdrage kúnnen leveren, doen we dat ook bij Yakult. In deze rol voelen wij ons als een vis in het water. Gerard onderschrijft de kracht van onze samenwerking: ‘Uniek is dat jullie consultants over heel veel kennis beschikken en heel enthousiast zijn om dat te delen. Ze zijn committed om ons te helpen om op een zo goed mogelijke manier gebruik te maken van het systeem. Die commitment is wel uniek. Jullie zijn er echt om een failsafe fool-proof systeem in te richten. Vergelijk het met docenten op de middelbare school. De ene leraar draait zijn verhaal af en controleert eigenlijk nooit of iemand wel snapt wat hij bedoelt en de ander geeft les vol bezieling en enthousiasme. Dat laatste motiveert iedereen om ook wat met een onderwerp te doen en echt mee bezig te zijn’.
Op ieder moment, in iedere situatie kunnen de Dynamics specialisten van Mprise helpen. Door de enorme
praktijkervaring en diversiteit in situaties die zij door de jaren heen hebben opgebouwd, hebben zij altijd een antwoord. ‘In het verleden hebben we wel eens een business-kritisch probleem gehad waarbij de consultant van Mprise pro-actief een coördinerende rol op zich nam, om de diverse partijen - Yakult, partner, programmeur, key-user - samen te brengen om gezamenlijk het probleem te verhelpen zonder onderbreking van onze operationele processen. Dus in het geval van zo een probleem, bellen wij Mprise altijd’, aldus Gerard.
‘Ik ontleen echt veel vertrouwen aan de mensen van Mprise. We zijn nu bezig met de implementatie van Slimstock. Gert heeft daarbij de mapping van Dynamics 365 F&O naar Slimstock geanalyseerd en gedocumenteerd. De manier waarop hij dat gedaan heeft, dat zou niemand anders kunnen. Het was daarna voor het query-team daarna eenvoudig om de interface te maken’.
Over Yakult
In 1935 werd Yakult in Japan voor het eerst geproduceerd en sinds 1955 wordt het internationaal vermarkt. In Japan brengt Yakult verschillende producten met probiotica op de markt, zoals voedingsmiddelen, cosmetica en farmaceutica. In 1994 kwam Yakult voor het eerst in Nederland op de markt. Yakult Nederland B.V. in Amstelveen is een dochteronderneming van het Europese hoofdkantoor Yakult Europe B.V. in Almere. Ook de Yakultfabriek voor de Europese markt staat in Almere. Het bedrijf is in 31 landen gevestigd.
Lees meer over Yakult
