Autorisaties in Dynamics 365 F&O bij Van Ommen
Tijdens de implementatie van een nieuw ERP-systeem worden allerlei ‘randzaken’ op de lange baan geschoven. Het inrichten van rollen en rechten/autorisaties in Microsoft Dynamics 365 F&O is ook zo'n onderdeel. Je weet dat het belangrijk is, maar tegelijkertijd is het secundair aan de processen die je wilt terugzien in je nieuwe ERP-systeem. Omdat onze F&O experts dit regelmatig tegenkomen, hebben we voor het inrichten van rollen en rechten een standaard oplossing ontwikkeld.
Importeur en groothandel in verspanende en spangereedschappen voor metaalbewerking Van Ommen uit Beekbergen liep tegen dit probleem aan. Henk Zandbergen, Incident & Change Manager bij Van Ommen, vertelt: ‘Elke medewerker kan overal bij in F&O. En kan dus ook overal van alles aanmaken, aanpassen of verwijderen. Los van het feit dat dit fouten of per abuis verwijderde documenten kan veroorzaken, is het ook niet of nauwelijks te controleren wie wat doet. En dat laatste is een situatie waar de accountant ook niet heel enthousiast van wordt’.
De standaard Microsoft rollen in F&O zijn voor bedrijven vaak niet goed bruikbaar, omdat ze zijn toegesneden op grote bedrijven en op de Amerikaanse markt. Ook raken de Microsoft rollen vaak meer functionaliteit dan nodig is, waardoor de licentiekosten onnodig hoog zijn. Veel bedrijven willen daarom aangepaste rollen. Het maken daarvan is een tijdrovende klus.
Daarom hebben we bij Mprise een Improvement Pack voor Autorisaties ontwikkeld. Hiermee kan een organisatie zelf rollen maken in veel minder tijd dan het ‘handmatig’ maken van rollen zou vragen. Daarnaast is voor iedereen (ook de accountant) inzichtelijk wie welke rechten in F&O heeft.
"Een overzichtelijke set rollen, waarbij elke rol is voorzien van de benodigde rechten. Ingericht m.b.v. de keyuser(s) van die afdeling."
Op de vraag wat de nieuwe manier van werken Van Ommen heeft gebracht antwoordt Zandbergen: ‘Een overzichtelijke set rollen, waarbij elke rol is voorzien van de benodigde rechten. Ingericht met behulp van de keyuser(s) van die afdeling. Eventuele uitbreiding (of inperking) van autorisaties is dus ook heel concreet en toegespitst toe te passen’. Een resultaat waar we blij mee zijn, omdat het precies past bij de koers die we met Mprise willen varen op dit gebied.'
In lijn daarmee gaan we Van Ommen hierna verder helpen met andere onderdelen binnen Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations. ‘We gaan samen met Mprise een lijst samenstellen van onderwerpen en items die wij binnen ons ERP-systeem nog beter kunnen benutten. We houden ook onze processen tegen het licht. Op die manier gaan we standaard functionaliteiten benutten die we nu nog niet kennen en zullen onze processen nog efficiënter en robuuster verlopen.’
‘De samenwerking is prima verlopen. We werden vooral verrast door de enorme kennis van de Dynamics experts van Mprise', vertelt Zandbergen. 'Daardoor is het voor ons duidelijk geworden dat ons ERP-systeem nog veel meer mogelijkheden biedt dan dat we momenteel benutten.'
We zijn bij Mprise trots op onze klanten. We leveren kennis en Improvement Packs om ervoor te zorgen dat ze alles uit hun IT-omgeving kunnen halen. Zo doe je niet alleen een investering in een systeem, maar zet je dat ook om in waarde en uiteindelijk groei. Ook benieuwd naar de gaten in jouw Dynamics omgeving? Neem contact op en we helpen je er meer uit te halen!
Over Van Ommen
Van Ommen is een vanuit Nederland, internationaal opererende verspaningsspecialist voor technische groothandelaren. Dagelijks levert zij verspanende en spangereedschappen voor metaalbewerking in heel Europa. Zij biedt haar klanten de mogelijkheid om hun omzet en rendement te optimaliseren door hen kostenbesparingen en inkoopvoordelen te bieden.
Lees meer over Van Ommen
