AI in het bedrijfsleven, maar dan eerlijk

Altijd al het eerlijke verhaal over AI willen horen?

Op 3 juli organiseerde Mprise (Mprise Business Solutions) een mini AI-klantendag. Tijdens deze dag stond het eerlijke verhaal over AI centraal, met daarbij een unieke business case. Veel bedrijven worstelen namelijk met de vraag: wat is een goede AI-business case? Mprise biedt hier antwoord op!

Er zijn al veel standaard mogelijkheden binnen de Microsoft 365-omgeving, maar is dat altijd voldoende? Daarom kan een eigen implementatie van een AI-model soms een betere oplossing zijn.

Hoe Copilot AI in jouw werk in Microsoft 365 kan vereenvoudigen

Allereerst, wat zijn de mogelijkheden van Copilot AI binnen Microsoft 365?

De dag begon met een presentatie van Frank van TD Synnex, waarin een beeld werd geschetst van de mogelijkheden met Copilot binnen de eigen omgeving. Zo kan Copilot bijvoorbeeld e-mails filteren op de "meest" belangrijke berichten, bijvoorbeeld na een vakantie. Daarnaast is het mogelijk dat Copilot namens een gebruiker aanwezig is in een Teams-vergadering, waarbij een verslag met de belangrijkste punten automatisch wordt gegenereerd. Deze functionaliteiten zijn al standaard beschikbaar.

Copilot kan ook binnen het Office-pakket worden ingezet. De vijf meest gebruikte toepassingen voor Copilot / AI in het bedrijfsleven zijn:

1. Het samenvatten van vergaderingen (waardoor aanwezigheid niet altijd nodig is)
2. Het samenvatten van e-mailgesprekken
3. Het geven van een overzicht van de agenda
4. Het samenvatten van documenten
5. Het beantwoorden van vragen over projecten

Microsoft AI / Copilot security garanties:

• Microsoft gebruikt organisatiegegevens niet voor het trainen van AI.
• Gegevens van EU-klanten worden opgeslagen in de EU-regio’s.
• Copilot heeft alleen toegang tot gegevens waar de gebruiker toegang tot heeft.
• Privacy-standaarden zoals ISO/IEC 27018 zijn van kracht.
• Copilot voldoet aan de huidige verplichtingen van Microsoft op het gebied van gegevensbeveiliging, privacy en naleving.

Copilot AI en Business Central

Wat zijn de nieuwe features van Copilot AI in CRM?

Copilot is standaard inbegrepen in de Business Central (BC)-licentie en kan direct worden gebruikt. Voor het gebruik van Copilot in BC is echter toestemming nodig om de functionaliteit buiten de eigen regio toe te passen. Voor West-Europa betekent dit dat gegevens worden verwerkt in Zwitserland.

In Business Central is het mogelijk om maatwerkoplossingen te ontwikkelen, waarbij technologie zoals GPT-4 kan worden ingezet. Dit biedt aanzienlijk meer mogelijkheden, maar vraagt ook om meer tijd en inspanning voor het ontwerp en de implementatie.

Met de standaard Copilot functionaliteit in BC is het mogelijk om:

• Verkoopregels te genereren.
• Analyses te genereren.
• Bank afschriften te matchen.
• Inkoopfacturen te matchen.
• Marketing teksten voor een product te generen.

Met deze laatste optie van Copilot in Business Central kan een product sneller naar de markt worden gebracht, doordat er suggesties worden gegeven voor productbeschrijvingen. Ook is het mogelijk om eenvoudig te publiceren naar Shopify met slechts enkele clicks.

Wanneer extra AI-ondersteuning voor andere bedrijfsprocessen gewenst is, kan dit in Business Central door maatwerk te ontwikkelen. Naast de Microsoft Copilot kan bijvoorbeeld GPT-4 worden ingezet. Dit biedt aanzienlijk meer mogelijkheden, omdat de Microsoft Copilot zich bewust beperkt tot de data binnen de Business Central-applicatie. Door gebruik te maken van een openbare AI-bron kan internetdata in de AI-logica worden meegenomen. Dit vraagt echter om een zorgvuldig ontwerp van een dergelijke uitbreiding, om te bepalen hoe waardevol een internetantwoord is en hoe dit binnen de bedrijfsapplicatie kan worden toegepast.

Een voorbeeld hiervan is het controleren van de kredietwaardigheid van een nieuwe klant, of het opvragen van jaarcijfers bij de Kamer van Koophandel (KVK). Dit zijn gegevens die zich niet binnen de eigen Business Central-data bevinden, maar wel kunnen worden opgevraagd via een AI-tool.

AI Business Case – bedrijfsspecifiek i.c.m. Power Platform / Dataverse

Mprise heeft voor DOA (Dierenopvang Amsterdam) een unieke AI-case ontwikkeld die hen ondersteunt bij het herkennen van dierenrassen.

DOA is het grootste en op één na oudste dierenasiel van Nederland, gevestigd in Amsterdam. Met veel kennis, ervaring en liefde geven zij honden en katten alle zorg die nodig is. Het asiel wordt voornamelijk gerund door vrijwilligers, die niet altijd over de juiste kennis beschikken om te bepalen welk honden- of kattenras zij voor zich hebben. Ongeveer 99% van de dieren die binnenkomen zijn kruisingen, wat deze taak nog uitdagender maakt.

Wanneer een dier bij de balie binnenkomt, wordt er een foto gemaakt. Deze foto wordt gebruikt om met AI te bepalen welk ras het dier heeft, of het een kruising betreft, en wat de vacht en kleur zijn. Dit resultaat wordt vervolgens getoetst aan de bestaande gegevens van DOA, zodat er geen foutieve data in het systeem terechtkomt.

Dit idee is ontstaan tijdens een interne bijeenkomst, waarbij collega's ideeën uitwisselen. Tijdens een brainstormsessie over een mogelijke AI-case riep een collega: “Kunnen we niet iets doen met het analyseren van dieren voor DOA?” Dit leidde tot het ontwikkelen van een concreet plan.

De volgende stappen zijn doorlopen om de case te realiseren:

1. Samenstellen van een team
   Een klein team werd geformeerd, bestaande uit specialisten met voldoende kennis om de verschillende aspecten van deze case te ondersteunen.
2. Procesanalyse bij de klant
   Het proces werd uitgevraagd bij de klant om te onderzoeken waar tijdswinst voor de werknemers gerealiseerd kon worden.
3. Ontwikkeling van het applicatielandschap
   Er werd vastgesteld welke technologieën nodig waren om het idee te realiseren. Omdat de data in Dataverse moest landen, is er gekozen voor het volledige platform van Microsoft. Azure werd gebruikt voor het hosten van het AI-model, Power Automate om Azure te benaderen, en een Canvas App binnen het Power Platform voor een visuele interface voor de gebruiker.
   
4. Ontwikkeling van het AI-model
   Er werd gezocht naar een passend AI-model, met als vereiste dat het mogelijk moest zijn om foto's te uploaden. Uiteindelijk viel de keuze op GPT-4. System prompts werden ontwikkeld en verfijnd om ervoor te zorgen dat het AI-model consistent het gewenste resultaat leverde. In dit geval ging het om het correct identificeren van het primaire ras op de foto's. Daarnaast werd de data van DOA, inclusief rassen, vachttypes en kleuren, gekoppeld om de juiste waarden in het systeem op te slaan.
5. Testfase
   In deze fase werd het model uitgebreid getest om te controleren of de resultaten altijd correct waren en in het juiste format werden weergegeven.
   
   
6. Realisatie in de Canvas App
   Voor de eindgebruiker werd een eenvoudige en visuele interface ontwikkeld, zodat zij niets merken van de complexe processen die op de achtergrond plaatsvinden. Er is bewust gekozen voor een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke oplossing.

Met dit plan is de case gerealiseerd en het team van Mprise is bijzonder trots op het resultaat. DOA is zeer tevreden met de voortgang die deze case biedt. Hoewel de inconsistenties van AI momenteel nog betekenen dat 100% nauwkeurigheid, zoals bij het herkennen van rassen, niet gegarandeerd is, wordt verwacht dat met de voortdurende ontwikkeling van AI-technologie de case binnenkort volledig geïmplementeerd zal worden.

De kosten voor het AI-model, dat op basis van tokens werkt, bedragen ongeveer €0,05 per gebruik.

Conclusie

AI biedt indrukwekkende mogelijkheden, maar kent ook beperkingen. Het verschil tussen Copilot en een eigen AI-implementatie ligt in de functionaliteit en schaalbaarheid. Copilot is bijzonder geschikt voor het uitvoeren van eenvoudige taken, zoals het samenvatten van informatie binnen de Microsoft 365-omgeving. Het is echter essentieel om de beveiliging goed te regelen om te voorkomen dat werknemers meer toegang hebben dan noodzakelijk. In dit geval geldt: minder is vaak beter.

Een eigen AI-oplossing kan processen op grote schaal versnellen of vervangen, wat aanzienlijke voordelen kan opleveren, maar ook vraagt om grondige begeleiding en uitwerking.

Om een bedrijf klaar te maken voor AI of Copilot, dienen de volgende stappen te worden overwogen:

1. Zorg ervoor dat de beveiliging is ingesteld voor elke gebruiker, met strikte naleving van het zero-trust principe.
2. Begrijp de data en bijbehorende risico’s door de volgende vragen te stellen:
   
   • Wat is gevoelige data?
   • Waar wordt de data opgeslagen?
   • Wie heeft toegang tot de data?
   • Hoe wordt de data gebruikt?
   • Wat zijn de risico’s?

Deze aanpak helpt bij het instellen van sterke beveiligingsmaatregelen en een efficiënt databeheer. Wil je ontdekken hoe AI de processen binnen uw bedrijf kan verbeteren? Neem dan contact op met Mprise om samen de mogelijkheden te verkennen!