In mijn vorige blog (IT-opleidingen: leren van een trucje of meer?) ben ik ingegaan op een aantal elementen die bepalend zijn voor een succesvol gebruik van IT-oplossingen.
Kern is daarbij dat u van een medewerker verwacht dat deze de IT-oplossing (ERP/CRM/etc.) inderdaad gebruikt en dat het daadwerkelijk gebruik van een aantal factoren afhankelijk is.
Gebruik = kennis * kunde * acceptatie
Kennis opbouwen? Opleiden dus!
Zonder kennis van de applicatie geen succesvol gebruik! Hoe bouwt u goed en snel kennis op? Door het volgen van een opleiding.
Anders gezegd: het volgen en geven van applicatietrainingen is niet achterhaald, ouderwets of nutteloos! Kennis is een basisvereiste om succesvol te zijn. Dat geldt niet alleen voor kennis met betrekking tot u vakgebied, maar ook voor kennis van de ‘tooling’ die u en het bedrijf ondersteunt in het efficiënt en effectief doen van je werk.
Uit eerdere blogs werd duidelijk: ik geloof niet zo in alleen het uitleggen van een paar handelingen en dus het aanleren van een trucje. IT-training geven betekent dat productkennis zo wordt overgebracht dat medewerkers de applicatie daadwerkelijk kunnen toepassen in hun dagelijks werk. Ze beheersen niet alleen de happy flow, maar weten ook om te gaan met uitzonderingen en kennen de consequenties van hun handelingen (zowel in het systeem als voor het proces).
Het geven van een applicatietraining is meer dan ‘even’ de werkinstructies doornemen. Ik noem drie belangrijke elementen om tot een goede applicatietraining te komen.
- Sluit aan bij de functies (de medewerkers rollen) en bij het niveau van de medewerkers (dus gedacht vanuit HR en niet vanuit IT).
- Draag zorg voor een continu programma: trainen is meer dan éénmalig wat kennis overdragen.
- Ga qua inhoud en vorm verder dan alleen het ‘bedienen’ van een paar schermen. Het doel is het daadwerkelijk opbouwen van kennis: de opleiding moet op een didactisch juiste wijze plaats vinden.
Tip 1: Definieer een goed trainingsprogramma
Een aantal sessies waarbij een verzameling bij elkaar geraapte werkinstructies wordt doorgenomen, verdient niet het predicaat trainingsprogramma. Daarvoor moeten op gestructureerde wijze alle relevante taken horend bij een rol worden ondergebracht in een logische set van cursussen.
De inhoud van een cursus wordt bepaald door:
- De taken die bij elkaar horen voor een bepaalde rol (en niet alleen de ‘happy flow’ taken).
- Het soort kennis dat moet worden overgedragen (uitvoerend, beheer, inrichting, concept).
- De voorkennis die aanwezig is (of moet zijn) voor het volgen van een cursus.
Let op! Een cursus loopt niet per se 1 op 1 gelijk met een functie. Een medewerker kan meerdere rollen hebben (of andere verantwoordelijkheden). Een opleidingsprogramma voor een individuele medewerker bestaat dus vaak uit het volgen van meerdere cursussen.
Het maken van dit programma is geen sinecure. Tijdens een implementatie verandert vaak de inhoud van een rol en dus ook een functie. Tijdens de lopende implementatie is de precieze impact op een organisatie ook nog niet altijd duidelijk.
Je zou het ook anders kunnen zeggen: een project dat zich alleen richt op de inrichting van een IT-systeem. Maar zich niet druk maakt om de impact op de organisatie van de bijbehorende rollen en verantwoordelijkheden. Resulteert over het algemeen in een slecht opleidingsprogramma en daardoor slecht opgeleide gebruikers … met uiteindelijk een slecht functionerende bedrijfsapplicatie (denk hierbij vooral aan ERP/CRM/Field service/etc.).
Tip 2: Implementeer een continu opleidingsprogramma
Opleiden binnen een IT-project is niet hit en run: eenmalig en dan vooral nooit meer doen!
Kennis is niet iets vanzelfsprekends en is ook niet zomaar geborgd. Een EHBO-certificaat of BHV-diploma moet je jaarlijks ‘onderhouden’. Zo moet ook kennis worden onderhouden.
Een goed opleidingsprogramma initieer je weliswaar vaak vanuit het project, maar u kunt alleen succesvol zijn als u het ook borgt in de organisatie. Betrokkenheid van HR is dan ook onontbeerlijk. Nieuwe medewerkers leid je op, bestaande medewerkers krijgen een andere rol, kennis zakt weg. Opleiden is dus een continu programma, dat blijvend aandacht nodig heeft.
Tip 3: Eis: didactische excellentie
Een nieuwe productiehal laat je niet door een slechte aannemer bouwen. Bij een concert verwacht je musici op professioneel niveau. Zorg dus voor een opleidingsprogramma inhoudelijk en uitvoerend uitmuntend is. Tips:
- U kiest de juiste trainingsvorm: e-learning, distance learning, klassikaal? De factoren ‘tijd’ en ‘makkelijk’ spelen in deze afweging geen rol. Training is wezenlijk anders dan in de avonduren door een filmpje heen klikken en dan denken het te beheersen. De opleidingsvorm sluit aan bij de doelen en opzet van het opleidingsprogramma. De vorm draagt bij aan het resultaat.
- U organiseert de trainingen professioneel. Denk aan uitnodigingen, de juiste faciliteiten, evaluatie, ect.
- U ontwikkelt en gebruikt echte opleidingsmaterialen. Je maakt een bewuste keuze voor de soorten materiaal die je gebruikt en zorgt ervoor dat deze er verzorgd uitzien.
- U zorgt voor de juiste kennis en vaardigheden bij de trainers: opleiden is een vak!
Training doet ertoe
De succesfactor van de bedrijfsapplicaties hangt af van de kwaliteit van de training. Ik geloof niet in een soort ‘magic’: zet het systeem aan en u of uw collega kunt en begrijpt alles.
Het geven van een training zinvol? Ja zeker! Maar alleen als u het serieus neemt, ondersteund door een goede structuur, organisatie en uitvoering.
Harro Knook is opleidingsconsultant bij Mprise. Hij begon bij Mprise in 2010 en heeft 25 jaar ervaring op het gebied van opleiden en ERP-implementaties. Hij blogt over onderwerpen die te maken hebben met opleidingen, e-learning en verandermanagement.
