E-learning staat volop in de belangstelling. Buiten ‘onze’ wereld van ERP wordt er volop gebruik gemaakt van e-learning. Denk aan opleidingen binnen de gezondheidszorg, maar ook aan opleidingen binnen bijvoorbeeld de bouw. Deze branches hebben de voordelen ontdekt en maken gebruik van de mogelijkheden die e-learning biedt.
Binnen ERP-implementaties waarbij ik betrokken ben wordt nog relatief weinig gebruik gemaakt van e-learning; vaak wordt gekozen voor het train de trainer concept: de kerngebruikers worden opgeleid door consultants en de eindgebruikers worden vervolgens opgeleid door de kerngebruikers (het train de trainer concept). In een aantal gevallen wordt een uitgebreider opleidingsprogramma aan de kerngebruikers aangeboden. Toch blijft het opleiden van de gebruikers vaak ‘beperkt’ tot eenmalige klassikale sessies voor de kerngebruikers en tot korte sessies (eventueel aangevuld met begeleiding op de werkvloer) voor de eindgebruikers.
Eenmalige klassikale sessies zijn te beperkt
Uiteindelijk leidt dit in veel gevallen tot onvoldoende kennis bij de uiteindelijke gebruiker. Veel gehoorde klachten zijn: werkinstructies bieden onvoldoende houvast, kennis is onvoldoende geborgd binnen de organisatie, kerngebruikers komen onvoldoende toe aan het begeleiden en trainen van de eindgebruikers, de kennis wordt maar deels overgedragen doordat de kerngebruiker onvoldoende ervaring heeft met het opleiden. Dit alles leidt er uiteindelijk toe dat gebrek aan kennis een bottleneck wordt voor het efficiënt en effectief gebruik van de ERP-oplossing.
Daar waar kennis een van de sleutels tot succes is in het gebruik van ERP, blijkt dit dus een bottleneck te zijn. Deze constatering leidt tot de logische vraag: wat is de oorzaak hiervan en hoe dit op te lossen?
Tijdens ons Jubileum event “Samen met Mprise het schip in” (op 12 juni 2014) ben ik daar dieper op ingegaan. In dit blog pak ik er 1 hoofdoorzaak uit: om een bedrijf optimaal te sturen en te laten renderen worden volop investering in IT gedaan, denk hierbij niet alleen aan ERP-investeringen, maar ook bijvoorbeeld aan het robotiseren van processen. Het opleiden van medewerkers gaat echter nog steeds zoals het al jaren gaat: in de klas, met pen en papier. Daar waar in de dagelijkse operatie IT een hoofdrol speelt, is dit niet (of minder) het geval voor het opleiden van medewerkers. Het lijkt erop dat e-learning wordt gezien als een technische tool, met hoge investeringen om in te richten en met weinig toegevoegde waarde voor het leerproces. Het is goedkoper en sneller om gewoon de kerngebruiker voor de klas te zetten dan te kiezen voor een oplossing waarin e-learning een rol speelt. Dus: e-learning is niet meer dan een technisch tooltje, maar niet interessant voor mijn bedrijf.
De inzet van kennis als succesfactor: strategische keuze.
Het inzetten van kennis als succesfactor, vraagt om onderbouwde visie en strategie om kennis te krijgen en vast te houden. Het ontbreken van deze strategie is wat mij betreft 1 van de oorzaken van kennis als bottleneck.
Is dit oplosbaar: ja! Onder andere door het opstellen van een goed opleidingsplan. Een opleidingsplan geeft aan wat het gewenste kennisniveau binnen de organisatie is (nu en later in de tijd); hoe deze kennis wordt verkregen en hoe deze kennis wordt geborgd. Een opleidingsplan zegt iets over het ‘wat’ (wat moet er worden overgedragen?), over het ‘wie’ (welke gebruikersgroepen) en het ‘hoe’ (wat is de manier waarop wordt opgeleid).
Bij het beantwoorden van de vragen ‘wat’, ‘ wie’ en ‘hoe’ biedt e-learning volop mogelijkheden om kennis snel en efficiënt uit te rollen en vast te houden binnen de organisatie. Met e-learning kun je immers op een eenvoudige wijze grotere groepen in 1 keer opleiden, biedt je identieke kennis aan elke medewerker aan en is volgbaar en toetsbaar wat het resultaat van een opleiding is. In plaats van een technische oplossing wordt e-learning één van de middelen die bijdraagt aan een goed opgeleide gebruikersorganisatie: met focus op zowel de kern- als eindgebruikers. Juist hier geldt: kosten gaan voor de bate uit!
