Das Institut für Wirtschaftsforschung an der Hochschule in Wageningen (NL) hat 2016 eine Studie zur Nutzung von Unternehmenssoftware im Gartenbau veröffentlicht. Die Forschungsarbeit hat gezeigt, dass Gartenbaubetriebe im Branchenvergleich relativ viel in die Mechanisierung der Produktion investiert haben, aber vergleichsweise wenig in Unternehmenssoftware.
Von der Studie inspiriert, beschreibt der Beitrag sieben Gründe für den Einsatz von Unternehmenssoftware (ERP-Software) in Gartenbaubetrieben.
1. Kosten sichtbar machen
Unternehmenssoftware – wie Mprise Agriware – hilft Gärtnern dabei, die Kosten der Pflanzenproduktion und -vermarktung im Blick zu behalten. Mit Hilfe einer elektronischen und automatischen Datenerfassung, lässt sich der Deckungsbeitrag tagesaktuell ausweisen. Eine nützliche Information nicht nur für die Unternehmensleitung, sondern auch für die Mitarbeiter im Verkauf.
Darüber hinaus lassen sich die festgehaltenen Ist-Kosten am Ende einer Saison auswerten und mit der Planung vergleichen. Zusätzliche Informationen, wie Wetterdaten, können in die Auswertungen integriert und zusammen mit den eigenen Daten analysiert werden. So können Sie noch genauer herausfinden, welche Verkaufsartikel den besten Ertrag bringen.
Wie Ihnen Mprise Agriware bei der Datenauswertung hilft, zeigt das folgende Video.
2. Prozessabläufe verbessern
Als Gärtner kennen Sie alle Prozesse für den Anbau Ihrer Kulturen. Dieses Wissen haben Sie sich über viele Jahre hinweg erarbeitet.
Aber wissen Sie im Detail, wie die einzelnen Arbeitsschritte ineinandergreifen? In welcher Kulturphase wieviel Ausschuss entsteht? Haben Sie ein realistisches Bild, wieviel Zeit einzelne Arbeitsschritte benötigen? Wo treten Verzögerungen am häufigsten auf? Welche Spielräume haben Sie für weitere Verbesserungen? Und welchen Nutzen kann die Automatisierung eines Arbeitsschrittes leisten?
Unternehmenssoftware unterstützt Sie dabei, Antworten auf diese Fragen zu finden. Mprise Agriware hilft bei der Planung und Umsetzung der gärtnerischen Produktion und liefert fortlaufend Informationen zum Entwicklungsfortschritt der Kulturen sowie zum Status einzelner Aktivitäten. So behalten Sie den Gesamtprozess im Blick und bekommen nützliche Hinweise auf Störungen in den Abläufen.
3. Daten zielgerichtet sammeln
Die wichtigste Entscheidungsgrundlage in Gartenbaubetrieben bleibt die Erfahrung der leitenden Mitarbeiter. Doch das gezielte Sammeln von Informationen in der Produktion, kann helfen, wichtige Entscheidungen abzusichern. Historisch betrachtet, gibt es gute Gründe, warum ein datengetriebenes Management im Gartenbau weniger verbreitet ist, als in anderen Branchen:
- Das Erfahrungswissen wird in Familienbetrieben von Generation zu Generation weitergegeben.
- Oft kultivieren Gärtner eine große Anzahl verschiedener Pflanzenarten und Sorten.
- Umweltfaktoren spielen bei der Pflanzenproduktion eine wichtige Rolle, lassen sich aber nur begrenzt planen und steuern.
- Das Auftreten von Krankheiten und Schädlingen lässt sich schwer vorhersagen.
- Gärtner setzen viele verschiedene Kulturmaßnahmen ein und müssen auch das Zusammenwirken aller Maßnahmen verstehen und einschätzen können.
Kurz gesagt, der Anbau von Pflanzen ist und bleibt eine komplexe Aufgabe.
Digitalisierung: Wo stehen wir heute?
Doch zurück zum Thema Softwareeinsatz: Was leistet Gartenbau-Unternehmenssoftware heute? Welchen Nutzen erzielt moderne Software im Zusammenspiel mit Sensoren, Robotern, künstlicher Intelligenz und dem Einsatz mobiler Endgeräte? Wie hoch ist der Aufwand für das Sammeln und Auswerten der Daten? Und nicht zuletzt, wie lassen sich die gewonnenen Informationen im Tagesgeschäft nutzen?
Unternehmenssoftware ist in den letzten Jahren auch für mittelständische Betriebe erschwinglicher geworden. Dazu kommt, dass sich moderne Maschinen und Transportsysteme über Schnittstellen mit der Software verbinden lassen. Das erleichtert nicht nur die Steuerung der Maschinen, sondern ermöglicht auch einen automatischen Austausch der gesammelten Daten.
Zweck und Nutzen der Daten erkennen
Die wichtigste Frage bleibt jedoch, welchen Nutzen die Daten für das Unternehmen haben. Was soll mit den Daten geschehen? Welche Mitarbeiter werden die Daten für ihre Arbeit nutzen? Daten-Friedhöfe braucht niemand und übertriebenes Sammeln von Daten kann das Tagesgeschäft auch behindern. Für welchen Zweck sammeln Sie die Informationen?
4. Datenhistorie nutzen
Erinnern Sie sich noch, wie die vorletzte Anbausaison verlief und wie viel Ausschuss Sie schließlich hatten? Wissen Sie noch, was Sie vor drei Jahren ganz genau mit Ihrem Kunden vereinbart haben und wo diese Information abgelegt ist? Unternehmenssoftware speichert relevante Informationen zu den Geschäftsprozessen und hilft Ihnen, rasch darauf zugreifen zu können.
Moderne Software speichert die Informationen in strukturierten Datenbanken und ermöglicht den Zugriff für unterschiedliche Abteilungen oder Aufgabenbereiche. Zum Beispiel zeigen Standard-Ansichten im Verkauf wichtige Informationen zum Kunden und helfen so, den Kunden-Service zu verbessern. Fällt ein Mitarbeiter aus, können die Kollegen die Arbeit mit wenig Aufwand übernehmen, denn alle Mitarbeiter arbeiten auf der gleichen Datenbasis und wissen, wo sie welche Informationen finden.
Auswertungen bereitstellen, Analysen ermöglichen
Gärtner wissen, wie hilfreich die Daten der vergangenen Jahre zum Beispiel für die Erstellung einer Verkaufsprognose oder Anbauplanung sind. Darüber hinaus sollte Unternehmenssoftware die Nutzer bei weitergehenden Analysen unterstützen, um neu auftretende Fragestellungen untersuchen zu können. Lassen sich Daten aus anderen Quellen einbinden, wie Statistiken aus dem eigenen Webshop oder Durchschnittswerte aus einer kooperierenden Gärtnergruppe? Und können auch Mitarbeiter ohne spezielle EDV-Kenntnisse Auswertungen erstellen und die Informationen nutzen?
5. Kundenwünsche im Blick behalten
In den letzten Jahre hat die sogenannte kundenspezifische Produktion im Gartenbau an Bedeutung gewonnen. Dabei stimmen die Gärtner den Anbau und die Vermarktungsaufbereitung mit ihren Kunden ab. Das betrifft zum Beispiel Töpfe, Transport-Trays, Substrate, Auszeichnung mit Etiketten, Sortenwahl und Farbmischungen und kann bis in die Wahl der Produktionsverfahren reichen. Mprise Agriware ist darauf vorbereitet.
Software lernt den Kunden kennen
In Agriware lassen sich die besonderen Anforderungen eines Kunden bei der Auftragserfassung gleich so erfassen, dass sie bei allen weiteren Aktivitäten genutzt werden können, zum Beispiel bei der Bestellung von Material und Rohware oder in der Produktionsplanung. Um die Abläufe weiter zu vereinfachen, lassen sich die spezifischen Anforderungen als sogenannte Kundenpräferenzen speichern. Wird ein neuer Auftrag angelegt oder die Lieferung für den Kunden vorbereitet, berücksichtigt das System diese Vorgaben.
6. Daten zentral verwalten
Eine Stärke von moderner Unternehmenssoftware ist, dass die Daten in einem zentralen System gespeichert werden. Deshalb arbeiten alle Mitarbeiter auf der gleichen Datenbasis. Moderne Technologien ermöglichen heute nicht nur das Arbeiten vom Computer im Büro, sondern auch mit mobilen Geräte wie Smartphones, Tablets oder Scannern. Besonders im Tagesgeschäft bietet der Einsatz mobiler Geräte einen großen Nutzen für Gartenbauunternehmen. Notizen aus der Produktion, die sonst auf Papier festgehalten würden, müssen nicht mehr in einem zweiten Schritt ins System übertragen werden.
7. Mehrere Perspektiven anbieten
Unternehmenssoftware umfasst alle zentralen Geschäftsprozesse und wird in den verschiedenen Abteilungen und Bereichen eines Unternehmens eingesetzt. Deshalb ist es sinnvoll, den einzelnen Mitarbeitern nur das anzuzeigen, was sie für ihre Arbeit benötigen, und sensible Daten mit Zugriffsrechten zu schützen. Das geschieht über sogenannte Nutzerrollen, wie Mitarbeiter Produktion, Leiter Produktion, Mitarbeiter Verkauf oder Geschäftsleitung.
Für jeden das, was er benötigt
Unternehmenssoftware liefert für komplexere Aufgaben eigene Module mit verschiedenen aufeinander abgestimmten Ansichten. So unterstützt Agriware einen Produktionsleiter durch spezielle Ansichten für die Anbau- und Flächenplanung oder die kurzfristige Planung des Personaleisatzes. Ein Mitarbeiter aus dem Produktionsteam sieht auf seinem Arbeitsauftrag, ganz konkret für den jeweiligen Anbausatz, was wann wo zu tun ist.
Ein Mitarbeiter, der zuständig ist für die Verwaltung der Verkaufspreise, kann auf Ansichten zum Verwalten mehrdimensionaler Preistabellen zurückgreifen und so das Zusammenspiel von Preisen je Kundengruppen, Staffeln für Abnahmemengen oder den Lieferzeitpunkt in der Saison managen. Mitarbeiter im Team Verkauf, sehen hingegen den richtigen Preis in der jeweiligen Artikel-Zeile einer Bestellung, der für ihren Kunden und die bestellte Menge zum gewünschten Lieferzeitpunkt gültig ist.
Individuelle Anpassung durch den Nutzer
In Agriware können die Nutzer darüber hinaus ihre Ansichten individuell anpassen und in der eigenen Menüleiste speichern. Das können Ansichten mit voreigestellten Filtern für eine bestimmte Kultur oder einen Produktionsstandort sein. Ein Beispiel wäre die Verfügbarkeitsübersicht gefiltert nach einer Artikelgruppe. Sobald der Verkauf für diese Artikelgruppe abgeschlossen ist, kann der Nutzer die gefilterte Ansicht einfach wieder aus der Menüleiste löschen.
Die Anpassung der Software-Oberfläche entsprechend der Nutzerrolle ermöglicht ein völlig anderes Zusammenarbeiten der verschiedenen Abteilungen, als es mit einer Excel-Datei möglich wäre.
Anregungen für Gespräche
Wenn Sie den Beitrag gelesen haben, weil Sie aktuell über die Einführung von Unternehmenssoftware in Ihrem Gartenbaubetrieb nachdenken, dann stehen Sie jedoch nicht nur vor der Herausforderung, einzelne Aspekte zu betrachten. Sie müssen vielmehr herausfinden, ob sich die Einführung und Nutzung von Branchensoftware für Ihren Betrieb insgesamt lohnt. Gespräche mit Kollegen, Beratern und unseren Mprise-Verkaufsmitarbeitern helfen dabei weiter. Zum Abschluss deshalb ein paar Fragen und Anregungen zur weiteren Auseinandersetzung mit dem Thema.
Auswirkungen durchdenken
Wie wirkt sich die Nutzung von neuer Software auf den Arbeitsalltag und die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter aus? Wie gut passt die Software zu den Anforderungen des eigenen Unternehmens? Ist der Anbieter mit der Gartenbaubranche vertraut und kann er die notwendige Unterstützung bei der Einführung der Software bieten? Lassen sich die genutzten Maschinen mit der Software verbinden? Welchen zusätzlichen Nutzen bringt die Software für einzelne Arbeitsprozessen?
Wie kann man an solche Überlegungen herangehen, ohne den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr zu sehen? Mit dieser Frage beschäftigt sich der folgende Blog-Beitrag: Gartenbausoftware kostet viel, doch ist sie teuer?
