Het ene bedrijf is het andere niet, maar toch staat elk bedrijf ook weer voor dezelfde uitdaging: processen zodanig optimaliseren dat er zo efficiënt mogelijk gewerkt kan worden.
Een goed automatiseringssysteem maakt een wereld van verschil voor zowel de resultaten van het bedrijf als het werkgemak van de medewerkers. Er zijn veel geweldige systemen te vinden die een groot deel van het bedrijfsproces automatiseren en daarmee een hoop problemen oplossen.
Toch zijn er bij het in gebruik nemen van een nieuw systeem altijd wel taken die net buiten de boot vallen omdat ze bedrijfsspecifiek zijn. Hoe veelzijdig softwarepakketten ook kunnen zijn, geen enkel systeem kan elk detail van het bedrijfsproces opvangen. Oplossingen resulteren vaak in prijzig maatwerk bovenop het toch al kostbare pakket. Maar is dit altijd nodig?
Maatwerk… kan het ook anders?
Rick Baak, Business Consultant bij Mprise: “Vaak krijgen bedrijven te maken met de vervelende situatie dat een aantal van hun taken niet onder te brengen zijn in het net aangeschafte softwaresysteem.
In zo’n geval zijn ze aangewezen op maatwerk, of moeten ze bepaalde taken handmatig uit blijven voeren. Het maatwerk is een dure grap en handmatig buiten het systeem werken is nogal zuur als je net een pakket hebt aangeschaft waarin je dacht dat alles gewoon geregeld zou zijn.
Het is frustrerend om alsnog handmatig BTW-nummers te controleren of bevestigingsmails voor inkoopaanvragen één voor één te moeten versturen, om maar wat voorbeelden te noemen. Ik denk altijd graag met bedrijven mee hoe zo’n probleem opgelost kan worden. Na een korte afstemming is het vaak duidelijk of er een manier is om de overgebleven taken te automatiseren zonder ingrijpend aan het systeem te sleutelen. Het is immers altijd goed om voor een second opinion te gaan voordat je overgaat tot maatwerk.”
Microsoft Power Automate vervangt maatwerk
Een creatieve oplossing kan liggen in het gebruik van ‘Power Automate’. Dit onderdeel van de Office Suite dat eerst ‘Microsoft Flow’ heette, is sinds een aantal jaren verder vernieuwd en uitgerust met RPA (Robotic Process Automation) om ook taken in Windows en Web applicaties te automatiseren.Rick: “Veel mensen zijn zich niet bewust van de mogelijkheden van Power Automate, of denken dat het te ingewikkeld is om zelf toe te passen. De tool is applicatie-overschrijdend en kan koppelingen maken tussen verschillende programma’s. Denk aan Dynamics 365 F&O, CRM, Teams en Excel, maar ook applicaties die niet van Microsoft zijn zoals Dropbox, Twitter, Jira of Salesforce. Er zijn meer dan 200 applicaties die aan elkaar gekoppeld kunnen worden in een workflow en op deze manier een bedrijfsspecifiek proces kunnen ondersteunen.”
Een kind kan de was doen?
Microsoft geeft aan dat Power Automate een tool is die zó makkelijk in het gebruik is dat iedereen ermee uit de voeten kan. ‘Low code, no code’ is het motto.
Dit beaamt Rick: “Het is een heel gebruiksvriendelijke applicatie. Je hoeft geen volleerd programmeur te zijn om een goed-functionerende workflow te maken. Toch is er veel meer mogelijk dan je op het eerste gezicht zou denken, daarom zijn key-users en applicatiebeheerders vaak degenen die er het meeste uit kunnen halen. Kortom: met name de mensen die over de systemen heen kunnen kijken.”
Tijd en geld besparen met een slimme workflow
Is na de second opinion de conclusie dat de problemen opgelost kunnen worden door het gebruik van Power Automate? Dan kan er begonnen worden met het opzetten en inrichten van de benodigde workflows.
Sommige klanten kunnen hier zelf prima mee uit de voeten, maar Rick en zijn collega’s kunnen hier ook bij helpen: “Hoe toegankelijk de tool ook is, met iets meer kennis en ervaring kan er al snel meer uit gehaald worden. Zodat iemand na aanschaf van een duur systeem niet alsnog handmatig vervelende klusjes hoeft uit te voeren. We hebben allemaal natuurlijk wel wat beters te doen met onze tijd. Daarnaast geeft het voldoening om te zien dat bedrijven door het juiste gebruik van Power Automate niet over hoeven te gaan tot drastische (en dure) aanpassingen in hun systeem. De oplossing is soms dichterbij dan je denkt, maar je moet het even zien.”
Een keer sparren over uw situatie? Vraag hieronder een adviesgesprek aan.
Power Automate als onderdeel van het Microsoft Power Platform
Power Automate is een onderdeel van het Power Platform. Dit platform bestaat naast Power Automate uit: PowerApps, Power BI en Power Virtual Agents. Over het Power Platform kunt u hier meer lezen of volg onze blogserie.
